Пункт чекліста для кожного виконавця в Planfix
Пункт чекліста для кожного виконавця в Planfix — найшвидший спосіб зібрати підтвердження від усієї групи співробітників і не писати кожному окремо. Коли нова інструкція чи запитання стосуються десятків людей, розсилки в пошті й месенджерах перетворюються на ручний облік: незрозуміло, хто вже прочитав, а кому треба нагадати. У відео нижче показано, як одне завдання з персональним пунктом чекліста замінює цей облік; як працює сама опція, описано в довідці про окреме завдання кожному виконавцю.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:08 — як скласти чекліст для опитування колег;
- 0:30 — чому галочка в персональному пункті замінює підписи під інструкцією;
- 0:50 — як налаштувати таку автоматизацію під час створення завдання;
- як обрати групу співробітників замість переліку імен;
- хто саме може позначити свій пункт чекліста виконаним;
- де обговорювати уточнення, не створюючи окремих завдань.
Як налаштувати завдання для групи співробітників
Послідовність із відео, доповнена деталями з довідки. Усе робиться один раз, під час створення завдання, і далі працює само.
Крок 1. Створіть завдання і вкажіть дедлайн
Завдання може бути окремим або частиною проєкту — у відео його створюють з нуля. Одразу вказують дедлайн: саме він задає, до якої дати ви очікуєте відповідь від команди.
Крок 2. Додайте опис і прикріпіть файл
В описі — те, що люди мають прочитати: запитання про участь у заході або детальна інформація про нову інструкцію. Сам документ прикріплюють файлом до завдання, тож усі працюють з однією версією, а не з копіями, які розійшлися поштою.
Крок 3. Оберіть виконавців — краще групою
У полі Виконавець вкажіть співробітників або цілу групу: у будь-якому варіанті підключення Planfix враховує лише тих користувачів, яких включено в це поле. Групою зручніше — перелік не доведеться правити щоразу, коли в команді хтось з’являється або йде. Як влаштовані співробітники, групи й структура компанії, показано на сторінці про управління командою в Planfix.
Крок 4. Увімкніть пункт чекліста для кожного виконавця
Варіант підключення виконавців вибирають у додаткових параметрах завдання: замість стандартного «У завдання одночасно кілька виконавців» оберіть Пункт чекліста для кожного виконавця. Planfix додасть до завдання окремий пункт чекліста на кожного виконавця з поля «Виконавець» — і на кожного учасника вказаної групи, — а виконавцем цього пункту зазначить саму людину. Повний перелік варіантів підключення доступний лише на етапі створення завдання, тому цей вибір варто зробити одразу.
Приклад із відео: опитування співробітників
У відео два приклади. Перший — завдання «Корпоратив»: у виконавцях усі співробітники компанії, в описі запитання щодо участі в заході, а в чеклісті пункти для кожного. Позначити виконання можна лише за себе, тому відповіді не перемішуються й нічого не губиться.
Другий приклад — ознайомлення з новою інструкцією: серед виконавців група співробітників, в описі детальна інформація та сам документ, а галочка в персональному пункті працює як аналог електронного підпису. Далі все зводиться до одного екрана: видно, хто вже підтвердив, а від кого ще чекаємо. Зміни й уточнення теж не розходяться по приватних чатах — їх обговорюють у тому самому завданні, де Planfix зберігає історію спілкування в завданні разом із документом. Так само влаштовані сповіщення й інші процеси, де потрібна реакція кожного.
Кому це потрібно
- HR і керівництву: підтвердження про ознайомлення з документом збираються самі, без аркушів і нагадувань;
- Керівникам відділів: опитування команди — це одне завдання, а не десяток особистих повідомлень;
- Адміністраторам Planfix: опція вмикається в параметрах завдання, без програмування й сторонніх сервісів;
- Співробітникам: свій пункт видно одразу, а запитання можна поставити там само, у коментарях.
Часті запитання (FAQ)
Хто може позначити персональний пункт чекліста виконаним?
Лише той виконавець, якого зазначено в цьому пункті. Іншим учасникам завдання пункт недоступний, тому галочка завжди означає підтвердження конкретної людини.
Чим пункт чекліста відрізняється від підзавдання для кожного виконавця?
У варіанті з підзавданнями кожен виконавець бачить лише своє підзавдання і працює в ньому з постановником, не заважаючи іншим. У варіанті з пунктами чекліста всі спілкуються в спільному завданні, а персональний пункт дозволяє кожному опрацювати завдання в індивідуальному режимі.
Чи можна увімкнути опцію у вже створеному завданні?
Повний перелік варіантів підключення виконавців доступний лише на етапі створення завдання, тому варіант обирають одразу. Якщо завдання вже створене, простіше поставити нове — з потрібним варіантом підключення.
Створіть таке завдання у своєму акаунті
Щоб повторити все з відео, створіть завдання, вкажіть дедлайн, прикріпіть інструкцію файлом, оберіть групу співробітників і увімкніть пункт чекліста для кожного виконавця. Якщо чеклісти ви ще не використовуєте щодня, почніть із простішого — з розбору, як чеклісти розбивають завдання на кроки. Для онбордінгу ту саму логіку зручно поєднати з шаблонами завдань для нових співробітників. А якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть перше підтвердження від команди.
