Інформативні звіти в Planfix: групування, формули, експорт
Інформативні звіти в Planfix відрізняються від громіздких вивантажень одним: у них видно тільки ті дані, які потрібні для рішення, і зібрані вони вже у зрозумілому порядку. Якщо готовий звіт доводиться доопрацьовувати руками в окремій таблиці, причина зазвичай не в даних, а в налаштуваннях стовпців і групувань. Відео нижче за 2:49 проходить цей шлях від початку до кінця, а повний перелік можливостей розділу описаний на сторінці звітів у Planfix; покроковий порядок створення є в довідці як створити новий звіт.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:07 — як вибрати об’єкт звіту і налаштувати потрібні стовпці;
- 1:18 — як групування впорядковує рядки звіту;
- 1:52 — як формули у стовпцях рахують похідні показники;
- 2:19 — як експортувати результат для роботи поза Planfix;
- три приклади звітів: за коментарями, за завданнями і за аналітиками;
- які налаштування роблять звіт коротким і зрозумілим для керівника.
Як зробити звіт інформативним: крок за кроком
Звіт збирають у режимі Майстер звітів, який проводить через п’ять кроків: загальна інформація, параметри відбору, вид звіту, графіки у звітах і керування доступом. Програмування не потрібне — усе налаштовується в інтерфейсі, тому один і той самий звіт можна поступово доводити до потрібного вигляду.
Крок 1. Створіть власний звіт
У розділі Звіти є два шляхи. Кнопка Новий звіт створює звіт з нуля, а якщо виділити наявний звіт і натиснути Зробити копію, нова форма успадкує його налаштування. Другий варіант економить час, коли стандартний звіт майже підходить і потрібно лише прибрати зайві стовпці або додати свій показник.
Крок 2. Відберіть дані і опишіть стовпці
На кроці Параметри відбору ви задаєте фільтр: умов може бути скільки завгодно, а логічний зв’язок між ними вказують в окремому полі — так само, як у фільтрах завдань. Чим точніший відбір, тим менше зайвих рядків доведеться читати потім. Далі на кроці Вид звіту ви додаєте стовпці таблиці: для кожного задають щонайменше Заголовок стовпця і Тип об’єкта для виводу, після чого система пропонує доступні реквізити вибраного об’єкта. Якщо для стовпця вибрано об’єкт Аналітика, параметри відображення задають для кожної аналітики, що бере участь у відборі. Зібрати таку таблицю під свою задачу допомагає конструктор звітів.
Крок 3. Згрупуйте та відсортуйте рядки
Групування — те саме налаштування, яке перетворює довгий перелік рядків на короткий підсумок. Групування та сортування відібраних даних можна задати одразу в параметрах відбору або повернутися до них після того, як налаштовано вигляд звіту: тоді з’являється можливість додати сортування та групування за додатковими стовпцями. Склад даних при цьому не змінюється — змінюється те, у якому розрізі ви їх бачите.
Крок 4. Додайте формули у стовпцях
Коли потрібного показника немає в базі, його рахують формулою. Формули у звітах оперують даними зі стовпців, розташованих лівіше стовпця з формулою, і звертаються до них за літерою, що позначає стовпець; у виразах доступні стандартні операції та функції Planfix. Обчислення йдуть зліва направо в один прохід: спочатку рядок заповнюється значеннями з бази, і лише потім рахуються формули. Тому формула нормально працює зі значеннями з бази, але не може оперувати результатами інших формул — порядок стовпців тут важливий.
Крок 5. Експортуйте результат
Готовий звіт не обов’язково читати тільки в Planfix: результати виконання можна вивантажити у XLSX, CSV або Google Таблицю. Щоб побачити кнопку Експорт, звіт потрібно попередньо запустити. Під час експорту або друку можна розгортати рівні групування, щоб у файл потрапили не лише підсумки, а й деталі. Під час експорту в MS Excel можна скористатися шаблонами — докладно про формати й обмеження написано в довідці про експорт звітів.
Приклади звітів із відео
У відео розібрані три приклади. Звіт за коментарями збирає в одному вікні документи проєкту та обговорення: потрібні стовпці додають у вигляді звіту, а в параметрах відбору вказують, які саме дані і в якому вигляді потрібні. Звіт за завданнями показує, скільки часу в середньому співробітники витрачають на виконання завдань. Звіт за аналітиками порівнює запланований і фактичний час роботи над проєктом — для цього додають стовпці з аналітиками та стовпець із формулою; від’ємне значення у стовпці виробітку означає, що план виконали швидше.
Кому потрібні інформативні звіти
- Керівництву: згруповані підсумки замість багатосторінкових таблиць, які ніхто не доопрацьовує руками;
- Фінансам: формули у стовпцях рахують похідні показники просто у звіті, а не в окремому файлі;
- Керівникам проєктів: один налаштований звіт можна копіювати й запускати за різними відборами;
- Аналітикам: дані звіту вивантажуються у XLSX, CSV або Google Таблицю для подальших розрахунків.
Часті запитання (FAQ)
Які формати експорту доступні у звітах Planfix?
Результати виконання звіту можна експортувати у XLSX, CSV або Google Таблицю. Кнопка Експорт з’являється після того, як звіт запущено, а для експорту в MS Excel додатково доступні шаблони експорту даних.
Чи може формула у звіті посилатися на іншу формулу?
Ні. Формули обчислюються зліва направо в один прохід: рядок спочатку заповнюється значеннями з бази для всіх стовпців, які не є формулами, і лише після цього рахуються формули. Формула оперує даними зі стовпців лівіше за неї, але не результатами інших формул.
Коли задавати групування у звіті?
Групування та сортування відібраних даних можна задати одразу в параметрах відбору або вже після того, як налаштовано вигляд звіту. У другому випадку з’являється можливість додати сортування та групування за додатковими стовпцями звіту.
Зберіть свій перший інформативний звіт
Почніть з одного показника, який зараз зводять руками: скопіюйте найближчий стандартний звіт, приберіть зайві стовпці, задайте групування і додайте формулу для підсумку. Поруч буде корисно подивитися, як працюють звіти по проєктах і як влаштована аналітика в Planfix для обліку фінансів, часу й ресурсів. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть перший звіт на власних даних.
