Виконавці завдання в Planfix: зона відповідальності

Виконавці завдання в Planfix — це поле, яке закріплює зону відповідальності: доки в завданні немає виконавця, доручення залишається без руху, бо ніхто в команді не вважає його своїм. Коли обов’язки розподілені нечітко, роботи дублюються, а нові люди довго вникають, за що саме вони відповідають. У відео нижче показано, як підключити співробітника до роботи, призначити виконавців і розмежувати доступ; хто взагалі може бути виконавцем — у довідці про виконавців завдання.

Що ви дізнаєтеся з відео

• 0:00 — хто виконує завдання в Planfix і навіщо фіксувати зону відповідальності;
• 0:10 — як додати нового співробітника до акаунта;
• 0:23 — де в картці завдання вибирають виконавців;
• 0:33 — як додати співробітників до завдання, яке вже в роботі;
• 0:37 — як поставити завдання прямо з картки співробітника;
• 0:41 — як працюють права доступу до завдання.

Як призначити виконавців завдання в Planfix

Planfix дозволяє створювати завдання без виконавців, але зазвичай виконавці в завданні є — саме вони відповідають за результат. Їх обирають зі спільного списку, у якому перераховані всі співробітники та контакти акаунта. Порядок дій такий.

Крок 1. Додайте співробітника до акаунта

Нових людей додають у розділі Співробітники кнопкою Новий співробітник: заповніть форму, вказавши дані та електронну пошту, — і на цю пошту надійде запрошення з активаційним посиланням. Далі співробітник сам задає логін і пароль, з якими потім входить в акаунт. За замовчуванням додавати людей можуть Керуючий акаунтом та адміністратори, але це право надається будь-якому співробітнику: тоді він зможе додавати й редагувати користувачів у тих групах, у яких перебуває сам. Подробиці — у довідці про те, як додати співробітника.

Крок 2. Виберіть виконавців у картці завдання

У картці завдання за зону відповідальності відповідає поле Виконавець. Виконавцем може бути не лише співробітник: у списку доступні групи співробітників, клієнти, яким ви надали доступ до акаунта, і навіть зовнішні контакти без такого доступу. Якщо вибрати групу, доступ до завдання отримають усі її учасники — зокрема й ті, кого додадуть до групи пізніше.

Крок 3. Додайте виконавців до завдання, що вже в роботі

Склад виконавців не обов’язково фіксувати на старті: у відео показано, як підключити ще одного співробітника до наявного завдання. Це той самий список вибору, тож новий виконавець одразу побачить завдання серед своїх у розділі Завдання — Вхідні і зможе додавати до нього коментарі та файли.

Крок 4. Поставте завдання з картки співробітника

Якщо доручення потрібно віддати конкретній людині, завдання ставлять прямо з її картки. Це спосіб швидко ставити завдання співробітникам без зайвих переходів між вкладками інтерфейсу — зручно, коли ви вже дивитеся, чим людина зайнята.

Крок 5. Перевірте права доступу до завдання

Роль у завданні одразу визначає, що людина може з ним робити. Постановник завдання, керівник автора, аудитор завдання чи проєкту та Керуючий акаунтом переглядають завдання й коментують його, змінюють статус, редагують і видаляють. Виконавець і його керівник переглядають завдання, додають коментарі та змінюють статус. Учасник і його керівник — лише переглядають і коментують. Повний розклад за ролями — у таблиці прав доступу до завдання. Хто саме може змінювати системні поля завдання, зокрема й поле виконавців, задають у Керування акаунтом — Поля, що налаштовуються — Поля завдань — Системні поля.

Варіанти підключення виконавців

Коли виконавців кілька, Planfix може розподіляти роботу між ними по-різному. Варіант вибирають у додаткових параметрах шаблону завдання, і повний перелік доступний лише на етапі створення завдання:

• У завдання одночасно кілька виконавців — варіант за замовчуванням: виконавцями є всі, кого додали в поле Виконавець;
• Підзавдання для кожного виконавця — кожному створюється окреме підзавдання, у якому він єдиний виконавець;
• Пункт чекліста для кожного виконавця — кожен отримує свій пункт, позначити його виконаним може лише він; так зручно знайомити команду з інструкціями;
• Виконавці встановлюються по черзі — завдання розподіляються рівномірно між кількома людьми, що корисно у відділі продажів або службі підтримки;
• Розгорнути групи на індивідуальних виконавців — група розкривається в поіменний список виконавців;
• Перший, хто прийняв — виконавець, решта — учасники — відповідальним стає той, хто першим прийняв нове завдання, а решта виконавців залишаються в ньому в ролі учасників і зберігають доступ до завдання;
• Перший, хто прийняв — виконавець, решта — відключаються — та сама логіка, але решта виконавців втрачають доступ до завдання.

У будь-якому з варіантів працюють лише ті користувачі, яких включили в поле Виконавець. Опис кожного варіанта — у довідці про підключення виконавців до завдання.

Кому це потрібно

• Керівникам команд: видно, хто веде кожне доручення, і завдання не зависають без відповідального;
• Відділу продажів і підтримці: заявки можна розподіляти по черзі або віддавати тому, хто першим їх прийняв;
• Адміністраторам Planfix: доступ до завдання видається роллю в ньому, а не окремими налаштуваннями для кожного співробітника;
• Командам із підрядниками: зовнішній контакт може працювати над завданням поштою, без доступу до акаунта.

Часті запитання (FAQ)

Спробуйте у своєму акаунті

Почніть із простого: додайте колег в акаунт, перевірте поле Виконавець у кількох поточних завданнях і домовтеся, що завдання без виконавця в роботу не йде. Якщо ролей у команді багато, допоможе наш розбір того, як влаштована структура компанії в Planfix: керівники груп отримують доступ до завдань підлеглих автоматично. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і закріпіть зони відповідальності у своїй команді.

• #Planfix
• #завдання
• #права доступу
• #робота в команді
• #співробітники

Залиште перший коментар Скасувати

Щоб відправити коментар, вам необхідно авторизуватись.