Повторювані завдання в Planfix: як налаштувати шаблон
Як налаштувати повторюване завдання в Planfix, щоб щомісячні звіти, планові наради та перевірки створювалися без ручної роботи? Регулярні справи з’їдають час саме на рутині: щоразу потрібно заново заповнювати назву, опис, виконавця, строки та чекліст. У відео на три хвилини показано, як працюють повторювані завдання — звичайні завдання, для яких налаштовано автоматичне створення із заданим інтервалом.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:00 — чому регулярна рутина в компанії потребує повторюваних завдань;
- 0:27 — як створити шаблон і налаштувати автоматичний розрахунок строків;
- 1:23 — як керувати шаблонами повторення, вносити зміни в майбутні завдання та налаштовувати чеклісти;
- як задавати гнучкі параметри: від першого робочого дня місяця до запусків за днями тижня;
- як бачити майбутнє регулярне навантаження команди в календарі;
- як додавати повторювані завдання до шаблонів проєктів.
Як налаштувати повторюване завдання: покроково
Нижче — послідовність із відео, доповнена деталями з довідки Planfix.
Крок 1. Створіть шаблон повторення
Під час створення або редагування будь-якого завдання натисніть піктограму з зображенням кругових стрілок. У вікні, що з’явиться, задайте умови, коли завдання має створюватися. Після збереження цих параметрів завдання набуває статусу повторюваного, а в розділі Завдання — Повторювані з’являється відповідний шаблон повторення.
Крок 2. Розділіть періодичність і строки завдання
Ці речі важливо розділяти. Параметри періодичності визначають лише умову (дату), коли повторюване завдання має створитися. А тривалість і дату завершення налаштовують окремо — у самому шаблоні повторення, як у звичайному шаблоні завдання.
Крок 3. Задайте умови повторення
У вікні параметрів повторення вказують, коли створювати завдання, — наприклад, у перший робочий день кожного місяця. Через встановлений проміжок часу Planfix автоматично створить завдання, аналогічне цьому, але з новими строками виконання, а виконавець, указаний у шаблоні повторення, отримає повідомлення про нове завдання.
Крок 4. Керуйте шаблонами й зупиняйте повторення
У шаблоні повторення зберігаються параметри майбутніх завдань: тривалість, дата завершення, чекліст, файли. Усі подальші створення завдання використовують саме ці параметри. Щоб змінити налаштування повторення, відключити його або перейти до списку завдань за цим шаблоном, натисніть на значок повторення. Повторювані завдання створюються автоматично до моменту, вказаного в межах повторення; після закінчення цього строку шаблони повторення переносяться в кошик.
Приклади розкладу повторення
- щомісячний звіт — у перший робочий день кожного місяця;
- мітап команди — в останню п’ятницю кожного місяця;
- регулярна перевірка — щовівторка й щочетверга кожного другого тижня;
- щоденне завдання, яке має бути виконане протягом дня;
- нарахування зарплати — в останній день кожного місяця.
Так можна налаштувати повторення майже для будь-якого завдання — від нарахування зарплати до регулярних перевірок і планових нарад.
Регулярне навантаження в календарі та шаблонах проєктів
Усі поточні й майбутні повторювані завдання відображаються в календарі, навіть якщо вони ще не створені як окремі завдання: заплановані завдання видно в Планувальнику — у Календарі по днях і Повному календарі. Так регулярне навантаження команди видно заздалегідь, і роботу можна планувати до того, як завдання з’являться. Щоб вони потрапляли ще й у почасовий календар і розклади, у налаштуваннях шаблона повторення вказують виконавця, час початку та тривалість у межах одного дня.
Повторювані завдання можна додати і до шаблона проєкту — тоді вони створюватимуться за заданим розкладом у проєктах на основі цього шаблону, і автоматизувати можна не лише окремі дії, а й цілі процеси.
Кому це потрібно
- Керівникам: регламенти, перевірки й наради не залежать від пам’яті окремих співробітників;
- Бухгалтерії та фінансам: звітність і нарахування зарплати запускаються за календарним правилом;
- Операційним командам: ревізії, прибирання та планові роботи повторюються без окремих нагадувань;
- Керівникам проєктів: регулярне навантаження видно в календарі ще до створення завдань.
Часті запитання (FAQ)
Чи впливають зміни в шаблоні на вже створені завдання?
Ні. Усі подальші створення завдання використовують параметри, задані в шаблоні повторення, тому зміни в ньому діють на майбутні завдання, а вже створені залишаються як є.
Як зупинити створення повторюваних завдань?
Натисніть на значок повторення — там можна змінити налаштування повторення або відключити його, не чекаючи призначеної межі. Крім того, завдання перестають створюватися, коли настає вказана межа повторення: після цього шаблони переносяться в кошик.
Чи можна побачити заплановані завдання до того, як вони створені?
Так. Заплановані, але ще не створені завдання видно в Планувальнику — у Календарі по днях і Повному календарі. Самі завдання створяться в момент свого повторення.
Спробуйте повторювані завдання у своєму акаунті
Щоб повторити все з відео, відкрийте своє найчастіше регулярне завдання, натисніть піктограму з зображенням кругових стрілок і задайте умови, за якими воно має створюватися, — шаблон повторення з’явиться в розділі «Завдання — Повторювані». Поруч корисно подивитися, як повторювані завдання працюють у шаблонах проєктів, і як чеклісти розбивають завдання на кроки — шаблон повторення зберігає чекліст разом з іншими параметрами. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і налаштуйте перше повторення на своїх процесах.
