Повторювані наради в Planfix: налаштування в календарі
Повторювані наради в Planfix налаштовуються один раз: ви виділяєте час у календарі, додаєте учасників — і далі щотижнева планерка створюється сама. Рутина регулярних зустрічей рідко в самому обговоренні: час з’їдає те, що завдання щоразу треба створювати заново, збирати тих самих людей і нікого не забути. Відео на дві хвилини показує, як цього уникнути за допомогою повторюваних завдань — звичайних завдань, для яких задано автоматичне створення за розкладом.
Що ви дізнаєтеся з відео
- як створити нараду просто з календаря, виділивши потрібний проміжок часу;
- як додати до зустрічі всіх учасників — поштучно або цілою групою;
- як налаштувати повторення зустрічі — наприклад, щотижня по четвергах;
- як перевірити, що нараду видно і вам, і співробітникам;
- чим завдання-шаблон відрізняється від уже створеного завдання;
- як змінити розклад повторення або зупинити його.
Як створити повторювану нараду в календарі планувальника
Нижче — послідовність із відео, доповнена деталями з довідки Planfix.
Крок 1. Виділіть час наради в календарі
Відкрийте планувальник із календарем і виділіть на ньому проміжок часу, у який проводите нараду. Відкриється форма створення нового завдання з уже заповненими датами — залишиться додати назву та, за потреби, опис зустрічі.
Крок 2. Додайте учасників зустрічі
У завданні виберіть усіх, хто братиме участь у нараді. Якщо зустріч збирає цілий відділ або всю компанію, зручніше додати не кожного окремо, а групу — наприклад, «Всі співробітники». Саме від списку учасників залежить, чи з’явиться нарада в їхніх календарях.
Крок 3. Налаштуйте повторення
Щоб зробити зустріч регулярною, натисніть піктограму з зображенням кругових стрілок і задайте умови, за якими завдання має створюватися, — у відео це щотижня по четвергах. Кількість повторень можна не обмежувати: тоді повторюване завдання створюватиметься доти, доки ви самі не вимкнете повторення. Параметри періодичності визначають лише дату, коли завдання має створитися; тривалість і дату завершення задають у самому шаблоні повторення.
Крок 4. Збережіть і перевірте календар
Збережіть налаштування — завдання одразу з’явиться в календарі. Якщо перемкнути вигляд на наступний тиждень, нарада буде і там; у вигляді на місяць видно, що вона повторюється і цього місяця, і в подальших. Після збереження в розділі Завдання — Повторювані з’являється шаблон повторення: саме в ньому зберігаються параметри майбутніх зустрічей — тривалість, дата завершення, чекліст, файли.
Крок 5. Змініть або зупиніть повторення
Натисніть на значок повторення в завданні: звідти можна змінити налаштування повторення, вибрати «більше не повторювати» або перейти до списку завдань, створених за цим шаблоном. Повторювані завдання створюються автоматично до межі, указаної в налаштуваннях; коли вона настає, шаблони повторення переносяться в кошик.
Повторюване завдання в календарі: що бачать учасники
Своє завдання ви бачите в планувальнику Мій календар — на поточний тиждень, наступний і всі подальші. Щоб переконатися, що зустріч видно й команді, зайдіть у систему під одним зі співробітників і відкрийте його планувальник Мій календар: нарада має відображатися так само.
У календарі таке завдання показано окремим кольором, бо це ще не сама зустріч, а шаблон. Коли настане час і завдання буде створено, його колір зміниться на колір статусу. Заплановані, але ще не створені завдання видно в Планувальнику — у Календарі по днях і Повному календарі.
Приклад: щотижнева планерка щочетверга
Команда збирається щочетверга о тій самій годині. Ви один раз виділяєте цей проміжок у календарі, називаєте завдання «Щотижнева планерка», додаєте групу учасників і ставите повторення щотижня по четвергах без обмеження кількості. Далі Planfix створює зустріч сам, а співробітники бачать її у своїх календарях наперед. Щоб така нарада потрапляла ще й у погодинний календар і розклади, у налаштуваннях шаблона повторення вкажіть виконавця, час початку та тривалість у межах одного дня.
Кому це потрібно
- Керівникам: планерки й статуси відбуваються за розкладом, а не коли хтось про них згадає;
- Менеджерам проєктів: регулярні зустрічі з командою стоять у календарі наперед;
- Віддаленим командам: кожен бачить наступну нараду у своєму планувальнику;
- HR і внутрішнім комунікаціям: щомісячні загальні збори не доводиться створювати вручну.
Часті запитання (FAQ)
Як зробити нараду повторюваною в Planfix?
Створіть завдання зустрічі — найзручніше просто виділити потрібний час у календарі планувальника. Потім натисніть піктограму з зображенням кругових стрілок і задайте умови повторення, наприклад щотижня по четвергах, і збережіть налаштування.
Чи бачать учасники повторювану нараду у своєму календарі?
Так, якщо ви додали їх до учасників завдання: зустріч відображається в планувальнику «Мій календар» кожного з них — на поточний тиждень, наступний і всі подальші. Перевірити це можна, зайшовши в систему під одним зі співробітників.
Як перестати повторювати нараду?
Натисніть на значок повторення в завданні й виберіть «більше не повторювати» або змініть налаштування повторення. Там само можна перейти до списку завдань, створених за цим шаблоном. Якщо в налаштуваннях задано межу повторення, завдання перестануть створюватися після неї, а шаблон переїде в кошик.
Налаштуйте регулярні наради в планувальнику
Почніть із найближчої зустрічі: виділіть її час у календарі, додайте учасників і ввімкніть повторення — далі розклад триматиме себе сам. Поруч корисно подивитися, як календар завдань показує строки всіх справ команди і як повторювані завдання працюють у шаблонах проєктів. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і поставте в ньому першу регулярну нараду.
