Як додати файл у Planfix і впорядкувати документи
Як додати файл у Planfix — одне з перших питань, коли команда переносить робочі матеріали з листування в систему. Брифи, договори та звіти губляться в чатах, а фінальну версію документа доводиться шукати серед кількох схожих копій. У відео нижче показано всі способи прикріпити файл до завдання — від перетягування мишкою до вкладки «Документи», а робота з файлами в Planfix ведеться ще й на рівні проєкту та всього акаунта.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:00 — які способи завантажити файл у Planfix є взагалі;
- 0:12 — як перетягнути файл у завдання і що з ним можна зробити далі;
- 0:36 — як прикріпити файл, який уже завантажено в Planfix;
- 1:05 — для чого в завданні потрібна вкладка «Документи»;
- 1:22 — як оновити документ і зберегти історію змін;
- як завантажити файл з Dropbox, Google Drive або OneDrive.
Як додати файл до завдання в Planfix: покроково
Усі способи ведуть до одного результату — файл стає частиною завдання і доступний колегам. Різниця в тому, звідки ви берете файл і де він зберігатиметься.
Крок 1. Перетягніть файл у завдання
Найпростіший спосіб — перетягнути потрібний файл у завдання: він автоматично прикріпиться до вашого коментаря. Якщо натиснути на скріпку біля коментаря, завантажений файл можна переглянути, перейменувати, додати до нього опис або видалити.
Крок 2. Або натисніть скріпку у вікні коментаря
Другий шлях — одразу натиснути скріпку у вікні коментаря. У формі, що відкриється, новий файл також можна перетягнути або вибрати на комп’ютері, натиснувши на поле для вибору файлу.
Крок 3. Виберіть джерело файлу
Крім нового файлу, Planfix пропонує й інші джерела: Документ за шаблоном, Файл з Planfix, Посилання на інтернет-документ, а також Файл з Dropbox, Файл з Google Drive і Файл з OneDrive. Файл з Planfix вибирають із поточного завдання або з усіх проєктів, тому завантажувати його вдруге не потрібно. Для посилання вказують назву, саме посилання та, за потреби, пояснення в описі. Завантаження з Dropbox, Google Drive і OneDrive працює однаково: ви переходите до вибраного хмарного сервісу та завантажуєте звідти потрібний файл.
Крок 4. Зберіть матеріали у вкладці «Документи»
Якщо файл має зберігатися не в коментарі, а в окремому розділі завдання, використовуйте вкладку Документи. Усі учасники завдання зможуть відкрити або завантажити потрібний файл, не прокручуючи обговорення.
Крок 5. Завантажте нову версію документа
Коли документ потрібно оновити, не видаляйте попередній файл: завантажте нову версію з тією самою назвою і у вікні, що відкриється, вкажіть, що це нова версія. Planfix збереже історію змін, і за потреби ви зможете повернутися до попередньої версії. Нову редакцію можна завантажити й вручну — за посиланням під назвою документа; про обидва режими написано в довідці про ведення версій документа.
Що зберігати в коментарі, а що — у вкладці «Документи»
Файл у коментарі залишається частиною обговорення: він показує, що саме надіслали в цей момент роботи. Вкладка «Документи» — це єдине сховище матеріалів завдання: у відео туди радять складати брифи, звіти та договори, щоб підсумкові документи не доводилося шукати у стрічці дій. Крім рівня завдання й коментаря, файли в Planfix живуть також на рівні проєкту та на рівні всього акаунта — у розділі «Документи».
Кому це потрібно
- Проєктні команди: брифи, макети та звіти лежать у завданні, а не в особистих чатах;
- Відділ продажу: договір можна створити одразу в завданні як документ за шаблоном;
- Бухгалтерія та юристи: історія версій показує, яка редакція документа остання;
- Віддалені співробітники: файл беруть з Dropbox, Google Drive або OneDrive, не тримаючи копію на комп’ютері.
FAQ
Який максимальний розмір файлу можна завантажити в Planfix?
100 МБ — для платних і преміум-акаунтів та 15 МБ — для безкоштовних. Загальний обсяг файлів в акаунті залежить від пакета використання. Кількість файлів в акаунті або завданні на швидкість роботи Planfix не впливає.
Чи знайде Planfix однойменний файл з іншого проєкту?
Ні. В автоматичному режимі Planfix шукає файл із такою самою назвою тільки в межах проєкту, до якого належить завдання. Однойменні файли в інших проєктах вважаються різними документами.
Чи можна додати до завдання файл, який уже є в Planfix?
Так. Для цього є джерело Файл з Planfix: файл вибирають із поточного завдання або з усіх проєктів, тому повторно завантажувати його не потрібно.
Спробуйте у своєму акаунті
Відкрийте будь-яке робоче завдання, додайте до нього файл одним зі способів з відео, а підсумкові матеріали перенесіть на вкладку «Документи». Поруч буде корисно почитати, як працює автоматичне формування документів і що таке автоматизація бізнес-процесів. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і спробуйте впорядкувати документи на своїх файлах.
