Як передати відповіді з Google Forms у Planfix
Передати відповіді з Google Forms у Planfix можна без сторонніх сервісів: форма надсилає кожну відповідь листом на адресу вашого акаунта, а Planfix перетворює цей лист на завдання. Це зручно, коли формою ви збираєте заявки, відгуки чи реєстрації й не хочете щоразу переносити дані з таблиці руками — за схожим принципом працює чимало інших інтеграцій Planfix. У відео на 1:48 показано все налаштування, а нижче ті самі кроки описано текстом.
Що показано у відео про інтеграцію з Google Forms
- як зв’язати Google-форму з таблицею відповідей;
- де в таблиці відкрити редактор скриптів і куди вставити код;
- які рядки скрипта потрібно заповнити своїми даними;
- як додати тригер, що спрацьовує після кожної відповіді;
- який дозвіл запитує Google і чому важливо вибрати правильний акаунт;
- як виглядає готове завдання в Planfix після надсилання форми.
Як налаштувати пересилання відповідей поштою: крок за кроком
Крок 1. Зв’яжіть форму з таблицею
Відкрийте свою Google-форму й перейдіть у розділ Відповіді. Натисніть Зв’язати з таблицями: відповіді почнуть збиратися в таблицю, і саме з неї працюватиме скрипт. Без цього кроку наступні налаштування робити ніде.
Крок 2. Відкрийте редактор Apps Script
У таблиці з відповідями відкрийте меню Розширення і виберіть Apps Script. У вікні редактора видаліть наявний код і вставте замість нього готовий скрипт — у відео його виклали в першому коментарі під роликом.
Крок 3. Вкажіть адресу й тему листа
Далі в скрипт потрібно підставити свої дані: у 12-му рядку — адресу, на яку підуть відповіді, а в 13-му рядку — тему листа в лапках. Як адресу радимо вказати віртуальну поштову адресу акаунта: її створює адміністратор у розділі Управління акаунтом — Робота з e-mail — Віртуальні поштові адреси, і саме такі адреси призначені для того, щоб приймати листи й автоматично робити з них завдання.
Крок 4. Збережіть проєкт і додайте тригер
Обов’язково збережіть проєкт, інакше зміни не застосуються. Потім у меню ліворуч додайте Тригер — саме він зв’язує Google-форму з Planfix і запускає скрипт після кожної відповіді. Перед збереженням тригера перевірте, що в браузері вимкнено блокування спливних вікон: інакше потрібне вікно просто не відкриється.
Крок 5. Підтвердьте дозвіл і перевірте форму
На цьому етапі Google запитає авторизацію. Увійдіть саме в той акаунт, від імені якого працюватиме форма, — це важливо, бо далі листи надсилатимуться від нього. Коли дозвіл надано, налаштування завершено: заповніть форму, надішліть її й перевірте, що в Planfix з’явилося завдання з відповіддю.
Правила обробки пошти й автоматизація завдань
Коли відповіді приходять на віртуальну адресу, вони не просто поповнюють список завдань. Для кожної такої адреси можна задати правила створення завдань по e-mail — вони опрацьовують лист ще до того, як ви його побачите.
У відео згадано два типові сценарії: призначити виконавців, щоб відповідь одразу пішла до потрібної людини, і розібрати дані з листа, щоб автоматично заповнити картку клієнта. Так заявка з форми потрапляє в роботу вже з готовими полями, а не чекає, доки хтось перенесе її руками.
Кому потрібна така інтеграція
- Продажам і підтримці: заявки з форми одразу стають завданнями, і жодне звернення не губиться між таблицею та поштою.
- Маркетингу: реєстрації на події та результати опитувань збираються там само, де решта звернень.
- HR: відгуки на вакансію приходять завданнями, які зручно вести за етапами добору.
- Невеликим командам: CRM для малого бізнесу наповнюється даними без ручного перенесення.
Часті запитання (FAQ)
Чи можна передати відповіді з Google Forms у Planfix без сторонніх сервісів?
Так. У відео показано спосіб без проміжних платформ: у таблиці відповідей працює скрипт Apps Script, який після кожного надсилання форми надсилає лист на адресу вашого акаунта, а Planfix перетворює цей лист на завдання.
Яку поштову адресу вказати у скрипті?
Найкраще віртуальну поштову адресу акаунта: вона створена саме для того, щоб приймати листи й автоматично робити з них завдання. Для такої адреси можна налаштувати правила обробки пошти — наприклад, призначати виконавця. Створити її може адміністратор акаунта.
Чому не зберігається тригер у Apps Script?
Найчастіша причина — увімкнене блокування спливних вікон у браузері: вікно налаштувань тригера не відкривається. Вимкніть блокування й повторіть спробу. Також переконайтеся, що авторизувалися в тому акаунті Google, від імені якого працюватиме форма.
Автоматизуйте збір відповідей зі своєї форми
Налаштування робиться один раз, а далі кожна відповідь приходить у Planfix сама — з темою листа в назві завдання й даними з форми всередині. Якщо ви збираєте звернення не тільки формами, подивіться, як влаштована омніканальність у Planfix: месенджери, пошта й форми сходяться в одному вікні. А щоб спробувати все на своєму процесі, зареєструйтеся в Planfix і створіть першу віртуальну адресу для форми.
