Неочевидні можливості планувальника Planfix
Неочевидні можливості планувальника Planfix — це налаштування, які вмикаються за кілька кліків, але помітно скорочують щоденну рутину. Якщо списки завдань уже зібрані й команда дивиться в них щодня, наступний крок — навчити планувальник виконувати операції прямо з картки, запускати сценарії та показувати робочий час. Відео нижче за півтори хвилини показує чотири такі можливості планувальника Planfix.
Що ви дізнаєтеся з відео
- як винести потрібні дії на панель операцій картки — 0:04;
- як підключити автоматизацію до роботи із завданнями — 0:18;
- як спланувати робочий час команди в погодинному розкладі — 0:35;
- як зібрати календар нагадувань і бачити майбутні сповіщення — 0:46.
Відео коротке — 1 хвилина 24 секунди, тому кожну можливість показано кількома рухами. Нижче ті самі кроки розписані текстом, з назвами налаштувань.
Як налаштувати ці можливості: крок за кроком
Налаштування картки, погодинного розкладу й календаря нагадувань живуть у параметрах окремого списку планувальника, а автоматичні сценарії — у параметрах процесу. Тож вмикати їх можна поступово, перевіряючи кожне на реальних завданнях.
Крок 1. Винесіть дії на панель операцій
У більшості видів списків планувальника можна налаштувати, як виглядає картка завдання й які операції доступні з неї. Меню операцій відображається у двох варіантах: піктограмами в нижньому рядку картки або випадаючим меню по кліку на піктограму з трьома крапками у верхньому правому куті. Склад операцій і вид меню задаються на відповідній панелі в параметрах списку: якщо панель операцій вимкнена, ті самі дії залишаються під трьома крапками. У картку виводяться і стандартні, і користувацькі поля, а також файли, прикріплені до завдання, — відкрити файл можна прямо з картки. Подробиці — у довідці про налаштування відображення картки.
Крок 2. Додайте автоматичний сценарій
Автоматичний сценарій — це послідовність операцій над завданнями, яка виконується автоматично під час певних подій і за виконання певних умов. У вікні нового сценарію ви задаєте назву й подію, за якої він має спрацювати, обираєте умову та час спрацювання, а потім дію з її параметрами; за потреби додаєте додаткові операції й зберігаєте сценарій. Налагодити його можна в режимі тестування, не чіпаючи бойові завдання. Сценарії доступні на всіх тарифах, а їхня кількість у межах процесу залежить від тарифу акаунта. Для нових акаунтів у Planfix радять будувати бізнес-процеси на автоматичних сценаріях Об’єкта. Як автоматизувати бізнес-процеси ширше, показано на сторінці можливостей.
Крок 3. Увімкніть погодинний розклад
Планування робочого часу в планувальнику — це окремий тип списку, який виводить дані з аналітик у розбивці по годинах. На відміну від погодинного календаря, сітка тут розтягнута горизонтально, а дані можна показувати в кілька рядків. Налаштування просте: на вкладці Загальна інформація виберіть і відфільтруйте об’єкти, дані з яких потрібні, а на вкладці Дані для відображення вкажіть, що саме виводити — наприклад, розклад співробітників на основі даних з аналітики. Окрім аналітик, у параметри можна додати поля завдань, зокрема користувацькі. Клік на дату або об’єкт працює як швидкий фільтр, фільтр можна ввімкнути одразу по кількох об’єктах, а повернутися до повної картини — кнопкою «Скинути фільтр». Деталі зібрані в довідці про погодинний розклад.
Крок 4. Зберіть календар нагадувань
Календар нагадувань — частковий випадок погодинного календаря: у ньому поряд з аналітиками або замість них показані нагадування, і вже надіслані, і майбутні. Додати нагадування можна прямо з планувальника, а спосіб залежить від налаштувань списку. Якщо увімкнено режим Використовувати повну форму, достатньо підвести курсор до потрібної події. Якщо режим вимкнено, піктограма «Дзвіночок» буде в картці завдання, яка з’явиться після кліку. У списках, де одразу показані картки, та сама піктограма може стояти на панелі операцій або в меню операцій — її наявність визначається налаштуваннями меню списку. Як це влаштовано, описано в довідці про календар нагадувань.
Приклад: розклад і нагадування поруч
Наочний випадок — планувальник із трьох списків. У першому картки завдань із панеллю операцій: дзвіночок, зміна статусу й інші часті дії доступні без відкриття завдання. Другий список — погодинний розклад за стандартною аналітикою «Плановане», у якому видно, чим зайнятий день кожного співробітника. Третій — календар нагадувань: надіслані сповіщення показують, що вже відпрацьовано, майбутні — що чекає команду найближчими годинами. Разом це дає один екран, на якому видно і завантаження, і домовленості.
Кому це потрібно
- Керівникам і тімлідам: завантаження команди видно по годинах, а не приблизно;
- Менеджерам проєктів: нагадування про домовленості з клієнтом стоять там само, де завдання;
- Сервісним командам: часті дії винесені на панель операцій, тож заявка обробляється кліком;
- Невеликим командам: навіть один автоматичний сценарій знімає регулярну ручну роботу.
Часті запитання (FAQ)
Чим панель операцій відрізняється від меню з трьох крапок?
Це два варіанти відображення одного меню операцій картки. Панель операцій — це піктограми в нижньому рядку картки; якщо вона вимкнена, ті самі операції відкриваються кліком на піктограму з трьома крапками у верхньому правому куті. Склад операцій задається в параметрах списку.
Скільки автоматичних сценаріїв можна додати?
Сценарії доступні на всіх тарифах, а їхня кількість у межах одного процесу залежить від тарифу акаунта. У безкоштовній версії Planfix можна додати лише один автоматичний сценарій.
Чи працює погодинний розклад у безкоштовному акаунті?
Ні. Список планувальника «Розклад по годинах» працює лише в платних акаунтах Planfix. Автоматичні сценарії, на відміну від нього, доступні на всіх тарифах.
Спробуйте налаштувати планувальник під свої процеси
Почніть з малого: винесіть на панель операцій дві-три дії, які виконуєте щодня, і додайте один сценарій на подію, яку досі обробляли вручну. Якщо планувальник ще тільки збирається, згодиться наш розбір, як навести лад у завданнях. А якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент — створіть акаунт і перевірте ці налаштування на власних завданнях.
