Як зробити завдання наочними: статуси, картки, дошка

Як зробити завдання наочними — питання, яке виникає, коли доручень стає більше, ніж вміщує один екран: формально все на місці, але зрозуміти, що вже зроблено, а що застопорилося, не вдається. У Planfix за наочність відповідають чотири речі: статуси завдань, вигляд картки завдання, Обране та списки Планувальника. Відео на 2:22 показує їх по черзі — нижче ті самі кроки текстом, щоб повторити їх у власному акаунті.

Що ви дізнаєтеся з відео

• 0:12 — як статуси візуально розділяють етапи роботи над завданням;
• 1:03 — як налаштувати вигляд картки завдання під свій процес;
• 1:29 — як тримати важливі завдання та проєкти під рукою в Обраному;
• 1:43 — як перетворити нудний список на наочну дошку з даними в Планувальнику;
• навіщо команді єдиний стандарт оформлення завдань.

Як зробити завдання наочними: крок за кроком

Чотири налаштування з відео працюють разом: статуси відповідають на питання «на якому етапі робота», картка завдання — «що саме тут важливо бачити», Обране — «де лежить те, до чого я вертаюся щодня», а Планувальник збирає все це на один екран. Порядок кроків нижче повторює порядок у відео, і кожен крок можна зробити окремо.

Крок 1. Опишіть етапи роботи статусами

Planfix дозволяє додавати власні статуси завдань і формувати з них набори. Набір статусів показує життєвий цикл завдання: які статуси воно може приймати, в якій послідовності та за якими правилами переходить з одного в інший. Нові статуси додають у Управлінні акаунтом — у розділі Статуси, або в Об’єкті — у Наборі статусів. У вікні створення статусу задають колір, яким він відображатиметься, і стиль шрифту — саме це й дає візуальний поділ етапів. Там же вибирають тип статусу (активний або неактивний), від якого залежить відбір завдань у фільтрах, і за потреби додають підказку з описом статусу. У всіх інтерфейсах Planfix статуси стоять у встановленому вами порядку, а змінити це положення можна перетягуванням.

Крок 2. Налаштуйте вигляд картки завдання

Картка завдання містить усю інформацію по ньому та стрічку дій, тож її варто підлаштувати під свій бізнес. За замовчуванням коментарі показуються, як у месенджерах, — за хронологією, але вид відображення картки можна змінити: Тільки непрочитані, Тільки коментарі без системних повідомлень, Всі дії, Коментарі підзавдань або Аналітики без коментаря. Режим Коментарі підзавдань особливо корисний у довгих завданнях: у стрічці видно й те, що пишуть у підзавданнях, тому картина роботи складається повна. Додатково на панель з основною інформацією виносять потрібні користувацькі поля — і головне про завдання видно відразу, без перемикань.

Крок 3. Винесіть важливе в Обране

Обране в Planfix — це список ваших важливих об’єктів: ви позначаєте їх зірочкою і потім швидко знаходите в окремому розділі. Додати можна проєкти, завдання, коментарі, документи, контакти та звіти — достатньо натиснути іконку Зірочка і вибрати потрібний значок. Усередині розділу об’єкти згруповані за категоріями, а перелік стовпців налаштовується: відкрийте налаштування, додайте, видаліть або перемістіть стовпці й обов’язково збережіть зміни. Є ще панель швидкого доступу: клік по зірочці у вікні глобального пошуку викликає її з будь-якого розділу системи, і далі рядок пошуку працює лише по Обраному.

Крок 4. Зберіть наочну дошку в Планувальнику

Планувальник — основний інструмент Planfix для планування роботи над завданнями. Новий планувальник створюють у однойменному розділі: на панелі ліворуч натисніть Додати, оберіть Планувальник, вкажіть назву — і переходьте до створення списків. Будь-який планувальник складається зі стовпців, які в інтерфейсі називаються списками, і дані в кожному можуть виглядати по-різному. Види списків вибирають у параметрах налаштування списку: Простий список, Список з умовами, Картки, Таблиця, Віджет, календарі й розклади, Хроніка або Діаграма зв’язків. Саме віджети перетворюють список на дошку з даними, а картки — на звичну канбан-дошку.

Приклад: завдання змінюються перетягуванням

Головна особливість Планувальника в тому, що він не лише показує потрібні завдання на одному екрані, а й дає змінювати їхні параметри простим перетягуванням зі стовпця в стовпець. У довідці це показано на простому випадку: у планувальнику є два списки — завдання Петрова і завдання Сидорова; перетягнули картку з першого в другий, і в завданні змінився виконавець. Які саме параметри зміняться, залежить від умов відбору того списку, куди ви перетягуєте завдання. Так само працюють списки за статусами: пересунули картку — етап роботи змінився, і дошка відразу показує нову картину.

Кому це потрібно

• Новачкам у Planfix: чотири налаштування замінюють довге знайомство з системою — видно, що в роботі й що далі;
• Керівникам: набір статусів стає єдиним стандартом оформлення завдань для всієї команди;
• Виконавцям: Обране й власний планувальник тримають перед очима лише свої пріоритети;
• Командам із довгими завданнями: режим коментарів підзавдань показує, що відбувається в усій гілці роботи.

Часті запитання (FAQ)

Спробуйте на власних завданнях

Почніть з малого: опишіть статусами один свій процес, додайте дві-три позначки в Обране й зберіть планувальник із двох списків — «У роботі» та «Готово». Коли дошка заживе, наступний крок — діаграма зв’язків для наочного плану роботи. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і перевірте ці налаштування на власних завданнях.

• #Planfix
• #завдання
• #Планувальник
• #статуси завдань

Залиште перший коментар Скасувати

Щоб відправити коментар, вам необхідно авторизуватись.