Звіти в Planfix: як налаштувати аналіз показників
Звіти в Planfix збирають дані, які команда вже внесла в завдання, і показують їх у формі, придатній для аналізу. Поки аналітику зводять руками в окремих таблицях, керівник бачить витрати й рентабельність проєктів із запізненням і дізнається про перевитрату бюджету останнім. У відео нижче показано, як налаштувати звіт — від відбору даних до доступу, а повний перелік можливостей розділу описаний у довідці про звіти в Planfix.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:00 — навіщо потрібні звіти в Planfix і що вони замінюють;
- 0:08 — як налаштувати звіт: відбір даних, стовпці та групування;
- як прибрати з таблиці дані, що повторюються, не зруйнувавши її структуру;
- 1:30 — як вивести показники графіками й діаграмами;
- 2:05 — як розмежувати доступ до звіту між співробітниками та клієнтами;
- як надсилати готовий звіт керівникам на e-mail без нагадувань.
Як налаштувати звіт у Planfix: покроково
Звіт збирають у режимі Майстер звітів — він проводить через п’ять кроків. Програмування не потрібне: усе налаштовується в інтерфейсі.
Крок 1. Новий звіт і загальна інформація
У розділі Звіти є два шляхи: кнопка Новий звіт створює звіт з нуля, а Зробити копію будує його на основі наявного. Другий варіант зручний, коли потрібне невелике доопрацювання стандартного звіту: у Planfix уже є тайм-трекінг, доходи та витрати й кілька звітів за дзвінками.
Крок 2. Параметри відбору: які дані потраплять у звіт
Тут ви описуєте, за якими проєктами, завданнями чи іншими об’єктами будувати звіт і за який період. Чим точніший відбір, тим менше зайвих рядків доведеться прибирати потім. Самі ж цифри — витрати, години, будь-які інші реквізити обліку — потрапляють у завдання через аналітику в Planfix: готової аналітики під ваш облік у системі спочатку немає — ви створюєте її самі. Далі аналітика й звіт працюють у парі: аналітика вносить дані, а звіт їх зводить.
Крок 3. Вид звіту: стовпці, аналітики та формули
Вигляд звіту — це таблиця, стовпці якої ви додаєте самі в конструкторі звітів. Для кожного стовпця задають щонайменше Заголовок стовпця і Тип об’єкта для виводу, а далі система пропонує доступні реквізити вибраного об’єкта. Якщо для стовпця вибрано об’єкт Аналітика, параметри відображення задають для кожної аналітики, що бере участь у відборі. Серед типів є й Формула — нею рахують похідні показники. Групування та сортування задають у параметрах відбору: від способу групування залежить вигляд звіту, хоча склад даних у ньому залишається тим самим. У відео так само впорядковують закупівлі — спочатку за проєктами, потім за завданнями. Там же вмикають підсумовування у стовпці з сумою, а показ стовпців, дані яких повторюються, вимикають: вони залишаються лише для групування, тож структура зберігається, а дублі з таблиці зникають. Звіт можна зберегти й запустити просто з вікна налаштування, подивитися результат і повернутися до редагування.
Крок 4. Графіки та діаграми
Коли таблиця дає потрібні цифри, додайте візуалізацію. На вкладці Графіки і діаграми натисніть Додати новий графік, дайте йому назву й виберіть тип: гістограма, графік, кругова або комбінована діаграма, воронка, піраміда, накопичувальна діаграма чи графік Ганта. На вкладці Дані для відображення виберіть один або кілька стовпців звіту та групування — від нього залежить, які дані опиняться на графіку. Надійніше спершу задати це групування в загальних параметрах звіту, запустити його й переконатися, що в таблиці виводяться очікувані дані, а вже потім повторити той самий стовпець і групування в налаштуваннях графіка. За замовчуванням графік стоїть над тілом звіту, але його можна перемістити.
Крок 5. Доступ і надсилання за розкладом
За замовчуванням новий звіт доступний тільки його автору; доступ колегам і клієнтам відкривають на окремій вкладці звіту. Зазвичай окремих налаштувань не потрібно: співробітник побачить у звіті лише ті дані, які йому доступні. Щоб керівники отримували цифри без нагадувань, налаштуйте звіт за розкладом на вкладці Формувати за розкладом: адресатами можуть бути співробітники та зовнішні користувачі — контакти з указаною e-mail-адресою.
Приклад із відео: аналітика витрат за проєктами
У відео звіт будують навколо закупівель: до нього відбирають завдання із закупівель за минулий місяць, групують їх за проєктами й завданнями та сортують за датою коментаря. Загальну суму витрат видно у блоці підсумків, не переходячи до деталей, а графік над таблицею показує, скільки пішло на кожен проєкт — в один клік, без зведень у таблицях. Дані, внесені аналітиками, можуть підсумовуватися і в самому завданні: для цього є користувацьке поле Підсумки аналітики.
Кому потрібні звіти та аналітика
- Керівництву: витрати й рентабельність проєктів видно на графіках, а сам звіт приходить на пошту за розкладом;
- Фінансам: стандартний звіт про доходи та витрати й формули у стовпцях замінюють зведення в таблицях;
- Керівникам проєктів: план, факт і витрати за кожним проєктом зібрані в одному звіті;
- Адміністраторам Planfix: доступ до кожного звіту налаштовується окремо, тож співробітники й клієнти бачать лише своє.
Часті запитання (FAQ)
Хто бачить дані у звіті Planfix?
Створений звіт за замовчуванням доступний тільки його автору, а доступ колегам і клієнтам відкривають на окремій вкладці звіту. Окремо обмежувати дані зазвичай не потрібно: співробітник побачить у звіті лише те, до чого має доступ.
Чи можна надсилати звіт на e-mail за розкладом?
Так, на вкладці Формувати за розкладом. Формування звіту ресурсоємне, тому розклад розділений на три періоди: ніч (з 00:00 до 6:00), до обіду (з 6:00 до 12:00) і після обіду (з 12:00 до 18:00). Після формування адресат отримує на пошту посилання на звіт.
Які графіки можна додати до звіту?
До будь-якого звіту можна додати один або кілька графіків: гістограму, графік, кругову, комбіновану або накопичувальну діаграму, воронку, піраміду та графік Ганта.
Спробуйте у своєму акаунті
Почніть з одного показника, який зараз зводять руками: опишіть для нього аналітику, зберіть звіт майстром, додайте один графік і поставте розклад надсилання. Якщо звіт потрібен у розрізі одного проєкту, його можна запустити прямо з проєкту — про це сторінка звітів по проєктах. Поруч буде корисно почитати, як влаштоване управління проєктами з шаблонами та звітами і як виглядають дашборди з ключовими метриками. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть перший звіт на своїх даних.
