Проєкти в Planfix: структура, підпроєкти та завдання
Проєкти в Planfix — це папки, які об’єднують завдання спільним змістом, строками і командою: запуск реклами, будівництво об’єкта або вся робота з конкретним клієнтом. Коли етапи розкидані по чатах у месенджерах, керівник бачить окремі повідомлення, а не загальну картину роботи. У відео нижче показано анатомію проєкту — від картки й ролей до підпроєктів і шаблонів, а повний перелік налаштувань зібрано в довідці про проєкти в Planfix.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:13 — як створити проєкт і що заповнити в його картці;
- 0:36 — як налаштувати підпроєкт і показати вкладеність проєктів;
- 0:49 — як створювати завдання всередині проєкту вручну та імпортом;
- 1:21 — які додаткові панелі є в проєкті: документи, лог подій, звіти, доступи;
- 1:38 — що робити, коли проєктів багато: групи проєктів і контрагенти;
- 2:03 — як зібрати шаблон проєкту з деревом шаблонів завдань.
Як вибудувати структуру проєкту: покроково
Крок 1. Створити проєкт і заповнити картку
Новий проєкт створюється двома способами: кнопкою Створити або в розділі Проєкти кнопкою Новий проєкт — результат однаковий. У картці вказують назву, опис і вид відображення завдань. На вкладці Ролі в проєкті призначають співробітників або клієнтів виконавцями, контрагентами та в інших ролях, а в Деталях — розташування проєкту й параметри за замовчуванням.
Крок 2. Додати підпроєкти для декомпозиції
Коли процес складний, завдання всередині проєкту систематизують підпроєктами в Planfix. Підпроєкт — це звичайний проєкт, у якого заповнене системне поле Надпроєкт; інших відмінностей немає, тому його картка налаштовується так само. У розділі підпроєкти відображаються як вкладення до основного проєкту, а список проєктів може показувати цю вкладеність деревом. Рівнів вкладеності формально не обмежено, але на практиці зазвичай тримаються двох-трьох.
Крок 3. Наповнити проєкт завданнями
Завдання створюють усередині проєкту вручну — рядком і кнопкою — або масово за допомогою імпорту. У таблицю можна вивести додаткові дані із завдань і редагувати їх точково чи відразу для групи рядків, тож переносити наявний список справ у Planfix не доведеться по одному пункту.
Крок 4. Налаштувати контроль завдань
Усередині проєкту є повноцінний фільтр завдань: тут налаштовують сортування, вибирають вид списку й відбирають завдання за потрібними умовами. Поряд — додаткові вкладки для перегляду та редагування даних у полях проєкту, роботи з документами, аналізу логу подій, контролю доступів, запуску звітів за ключовими показниками й налаштування сповіщень. Саме ці панелі роблять контроль роботи прозорим, без окремих зведень у таблицях.
Крок 5. Упорядкувати проєкти, коли їх багато
Проєкти можна відсортувати або відобразити за групами — це своєрідні папки для зберігання проєктів; створює та редагує їх користувач з правами адміністратора в розділі Проєкти — Групи проєктів. Інший зріз — за контрагентами: найчастіше контрагентом проєкту є клієнт або компанія, для якої ведеться проєкт. З проєктами також можна працювати масово, наприклад додати нових виконавців одразу кільком.
Приклад: шаблон проєкту для нового клієнта
Якщо проєкт повторюється від клієнта до клієнта, його збирають один раз у шаблоні проєкту. Перейдіть у розділ Проєкти, виберіть на панелі зліва Шаблони проєктів і натисніть Новий шаблон проєкту: у формі задають набір реквізитів і дані, заповнені заздалегідь, — групу проєктів, надпроєкт, ролі в проєкті. Після Зберегти та перейти відкривається список, у якому відображаються не самі завдання, а шаблони, за якими вони будуть створені: сюди додають окремі шаблони завдань або цілі дерева зі складною структурою. Далі проєкт для нового клієнта розгортається всього за кілька кліків. У кожному акаунті вже є Стандартний шаблон — за ним проєкти створюються, якщо не вибрано інший; його можна відредагувати, але не видалити.
Кому це потрібно
- Керівникам проєктів: етапи видно деревом проєктів і підпроєктів, а не списком розрізнених завдань;
- Команді: завдання, документи й обговорення лежать у проєкті, а не в чатах месенджерів;
- Акаунт-менеджерам: робота з клієнтом зібрана в одному проєкті — з контрагентом і потрібними ролями;
- Керівництву: звіти за ключовими показниками й лог подій відкриваються прямо в проєкті;
- Адміністраторам Planfix: типовий проєкт описують один раз у шаблоні, без програмування.
Часті запитання (FAQ)
Чим підпроєкт відрізняється від проєкту?
Лише одним: у підпроєкті заповнене системне поле Надпроєкт. Інших відмінностей немає — картка налаштовується так само, а вкладеність проєктів один в одного видно в списку деревом.
Скільки рівнів вкладеності підпроєктів можна зробити?
Теоретично кількість рівнів вкладеності в Planfix не обмежена, але на практиці зазвичай використовують не більше двох-трьох рівнів: глибше дерево проєктів стає важко читати.
Як упорядкувати проєкти, коли їх стало багато?
Розбийте їх на групи проєктів — папки, які створює адміністратор у розділі Проєкти — Групи проєктів. Крім того, список проєктів можна відсортувати або відобразити за контрагентами.
Зберіть структуру проєктів і шаблон у себе
Почніть з одного напряму: створіть проєкт, розкладіть складні етапи по підпроєктах і збережіть готову структуру як шаблон. Поруч буде корисно подивитися, як у проєкті працюють документи, звіти та шаблони проєктів і що дають повторювані завдання в шаблонах проєктів. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть цю структуру на своїх проєктах.
