Шаблон проєкту в Planfix: етапи, ролі, діаграма Ганта
Шаблон проєкту в Planfix — це спосіб запускати схожі клієнтські проєкти за кілька кліків: етапи, завдання, ролі та терміни описані заздалегідь. Коли кожен новий проєкт збирають руками, частина завдань губиться, а керівник не бачить, на якому етапі робота і скільки часу вона вже забрала. У відео нижче конфігурацію Управління проєктами показано на прикладі компанії, що займається дизайном інтер’єру квартир; як влаштовані самі шаблони проєктів, описано в довідці.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:32 — як влаштований розділ проєктів: шаблони проєктів, етапи, діаграма Ганта та проєкти з послідовним виконанням завдань;
- 6:56 — що зібрано в розділі «Мої завдання» кожного співробітника;
- 8:53 — які списки показує планувальник керівника і хто має до нього доступ;
- 12:05 — як у розділі «Клієнти» розділені фізичні та юридичні особи;
- 13:45 — які звіти показують прогрес проєктів та співвідношення плану й факту;
- 16:23 — що зручно збирати в розділі «Обране».
Як зібрати шаблон проєкту, крок за кроком
Крок 1. Створіть шаблон проєкту
Перейдіть у розділ Проєкти, на панелі зліва виберіть Шаблони проєктів і натисніть Новий шаблон проєкту. У формі задають набір реквізитів проєкту та дані, які будуть заповнені заздалегідь: група проєктів, надпроєкт, ролі в проєкті. У кожному акаунті вже є Стандартний шаблон — за ним створюються проєкти, якщо інший шаблон не вибрано; його можна відредагувати, але не можна видалити. Докладніше про те, що дають власні шаблони проєктів, — на сторінці функції.
Крок 2. Додайте шаблони завдань і ролі
Шаблон проєкту складається з набору шаблонів завдань — саме вони перетворюються на завдання проєкту. Новий шаблон завдання створюють однойменною кнопкою зверху, а потім перетягують у потрібне місце списку. У шаблоні завдання можна одразу вказати етап, планований час і бюджет, а виконавцем поставити не конкретного співробітника, а роль проєкту — наприклад, дизайнера чи проектувальника. Ролі створюють у шаблоні проєкту. Поля виконавців можна залишити порожніми й заповнювати їх під час створення проєкту, коли дизайнерів у компанії багато.
Крок 3. Розставте етапи й терміни на діаграмі Ганта
Фільтр шаблонів завдань показує, до яких етапів належить кожен шаблон, а також планований час і бюджет; потрібні стовпці з даними додають через шестерню. Той самий список можна відкрити у вигляді діаграми Ганта й розставити терміни відносно дати створення проєкту: наприклад, узгодження та підписання договору починається через два дні після запуску. Тривалість завдання змінюють, потягнувши за його край.
Крок 4. Виберіть вид відображення завдань
У шаблоні проєкту задають, у якому вигляді відкриватимуться завдання створених за ним проєктів — у фільтрі чи в планувальнику. Для поетапних проєктів конфігурація пропонує два планувальники: Я виконавець — завдання та повідомлення за поточним проєктом, і Всі доступні — усе, до чого ви маєте доступ у межах проєкту, зокрема завдання колег, де ви учасник.
Крок 5. Створіть проєкт за шаблоном
У розділі проєктів натисніть Створити проєкт за шаблоном і дайте проєкту назву. Завдання з’являться автоматично, поділені на етапи, з датами початку й завершення. Важливо: завдання за шаблонами створюються лише в момент створення нового проєкту, тому зміни в наборі шаблонів не додадуть завдань у проєкти, запущені раніше.
Приклад із відео: дизайн інтер’єру та послідовні завдання
У відео шаблон «Дизайн інтер’єру» вже містить список шаблонів завдань, тому проєкт для нового клієнта створюється кількома кліками. Другий приклад — установлення відеоспостереження, де завдання виконуються послідовно: після створення проєкту активним стає лише перше завдання, решта лишаються у статусі Чернетка й відкриваються по черзі. Виконавці бачать у своїх списках тільки те, над чим потрібно працювати зараз. Для таких проєктів у шаблоні за замовчуванням установлено планувальник, який показує повідомлення щодо проєкту, активні завдання і те, скільки завдань уже завершено.
Стан проєкту відносно базового плану видно на діаграмі Ганта: у списку відображення над діаграмою вибирають базовий план і дату, після чого система показує відхилення. Прогрес проєкту у відсотках і готовність кожного етапу можна побачити у звіті.
Планувальник керівника і завантаження команди
Планувальник керівника спочатку доступний лише адміністратору акаунта, але доступ до нього можна відкрити, наприклад, менеджерам проєктів. Він збирає повідомлення, адресовані вам, завдання, які потрібно закінчити сьогодні чи завтра, завдання без планів щодо термінів, список «Мій план на цей тиждень» із календарем для погодинного планування, обране та поточну завантаженість співробітників у кількох проєктах — список розгортається й перемикається у вигляд діаграми, а завдання можна відфільтрувати, наприклад, за простроченням. Якщо керівнику зручніше починати день саме з цього планувальника, у базовому робочому просторі відкривають розділ Компанія, свою картку співробітника, налаштування і вказують потрібний розділ у полі Розділ за замовчуванням.
Звіти конфігурації Управління проєктами
Щоб у звітах були дані, план і факт ведуть у завданнях. Планований час і бюджет указують у шаблоні завдання — тоді вони автоматично потрапляють у створені завдання. Фактичні показники додають аналітикою: витрачений час (наприклад, дві години) збільшує поле Фактичний час, а стаття витрат із сумою — поле Фактичний бюджет. Далі ці дані зводяться у звітах План і факт по проєктам і Прогрес проєктів, які відкриваються з меню швидкого доступу. Звіти не вшиті в систему: їх налаштували як приклад, і ви можете зібрати власні під показники своєї компанії. Умови встановлення та склад рішення описані в довідці про конфігурацію Управління проєктами.
Кому підходить таке управління проєктами
- Менеджерам проєктів: типовий проєкт запускається за шаблоном, а терміни видно на діаграмі Ганта відносно базового плану;
- Команді: завдання етапів розписані заздалегідь, а власні справи зібрані в розділі «Мої завдання» з календарем на тиждень;
- Керівництву: прогрес проєктів у відсотках, план і факт за часом та бюджетом доступні у звітах;
- Адміністраторам Planfix: конфігурацію встановлюють готовою і далі допрацьовують шаблони, етапи й ролі під процеси компанії.
Часті запитання (FAQ)
Чи входять шаблони проєктів із відео в конфігурацію?
Ні. Шаблони проєктів із шаблонами завдань, показані у відео, не входять до складу конфігурації, оскільки потрібні не всім. Їх встановлюють окремо за посиланнями з довідки про конфігурацію.
Який тариф потрібен для конфігурації Управління проєктами?
Для встановлення конфігурації потрібен тариф Plan B. Актуальні умови варто перевірити в довідці перед встановленням.
Як зробити, щоб завдання проєкту виконувались послідовно?
Для цього використовують шаблон проєкту з послідовним виконанням завдань: після створення проєкту активним є лише перше завдання, наступне відкривається після завершення попереднього, а решта лишаються у статусі «Чернетка».
Спробуйте на одному типовому проєкті
Візьміть один напрям роботи, зберіть для нього шаблон проєкту з етапами, ролями та шаблонами завдань і проведіть через нього реальний проєкт — від створення за шаблоном до звіту про прогрес. Поруч корисно подивитися, як виглядає конфігурація Управління проєктами після встановлення. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть перший шаблон на своїх проєктах.
