Конфігурація Проєкти та завдання: готове рішення Planfix
Конфігурація «Проєкти та завдання» — це готове рішення Planfix, що показує один із можливих варіантів організації роботи в компанії: проєкти, завдання, шаблони та планувальники вже узгоджені між собою. Коли робота живе в чатах і таблицях, керівник не бачить ні термінів, ні завантаження співробітників, а виконавець не розуміє, за що братися першим. У відео нижче рішення пройдено розділ за розділом, а що таке конфігурація і як її встановити, описано в довідці про конфігурації Planfix.
Що ви дізнаєтеся з відео
- як перемикатися між робочими просторами і що містить розділ «Проєкти»;
- як створити завдання та проєкт і впорядкувати їх ручним сортуванням;
- які вкладки є в завданні та де живуть чеклісти й підзавдання;
- як зібрати шаблон проєкту з шаблонами завдань і значеннями за замовчуванням;
- з яких списків складаються планувальники «Завдання на мені» та «Доручено мною»;
- куди потрапляють завершені проєкти і для чого потрібен розділ «Архів».
Як налаштувати рішення: проєкти, шаблони, планувальники
Крок 1. Відкрийте робочий простір рішення
Для конфігурації створено однойменний робочий простір, а перемикатися між просторами можна за допомогою ракети. Перший розділ простору — «Проєкти»: у ньому відображаються всі активні проєкти, над якими працює компанія, а завдання кожного з них показують у древовидному вигляді або на діаграмі Ганта. Інші готові рішення Planfix встановлюються так само, тому підхід до роботи завжди можна змінити.
Крок 2. Створіть проєкт і перші завдання
Кнопка Новий проект відкриває форму, у якій додають назву і, за потреби, примітку. За замовчуванням проєкт створюється пустим: завдання додають кнопкою або рядками швидкого створення. Нове завдання створюють кнопкою Створити — у формі заповнюють назву, додають виконавця і встановлюють терміни. У проєктах встановлено ручне сортування, тому завдання можна міняти місцями простим перетягуванням. У самому завданні є чат для всіх, кого до нього додано, а на верхній панелі — вкладки Опис (він же перший коментар), Поля завдання і Чеклісти з пунктами чекліста та підзавданнями.
Крок 3. Зберіть шаблон проєкту з шаблонами завдань
Якщо компанія часто працює з проєктами однотипної структури, створіть шаблони: у розділі Адміністраторам є розділ Шаблони проєктів, і саме за таким шаблоном у цьому рішенні створюються проєкти. У шаблон додають шаблони завдань із підзавданнями — шаблони підзавдань відображаються в чеклісті, туди ж можна додати звичайні пункти чекліста. Там же задають значення за замовчуванням: якщо завдання завжди виконує одна й та сама людина, виконавця вказують одразу, зробити це можна і в табличці зі шаблонами. Після цього достатньо створити проєкт — завдання з усіма встановленими значеннями з’являються автоматично разом з ним. Що шаблон проєкту успадковує і як до нього налаштувати доступ, описано в довідці, а короткий огляд — на сторінці про шаблони проєктів.
Крок 4. Налаштуйте планувальники під роль співробітника
У розділі «Проєкти» співробітник бачить усі проєкти акаунта, але в кожному з них — тільки ті завдання, де він виконавець, аудитор, учасник або постановник. Працювати із завданнями з різних проєктів можна двома способами: перемикатися між проєктами або відкрити окремий планувальник, який показує завдання незалежно від проєкту. У рішенні таких планувальників кілька: «Завдання на мені» для виконавця, «Доручено мною» для постановника і «Спостерігаються мною» — із завданнями, де співробітника додали учасником або спостерігачем. Поряд ідуть списки активних завдань підлеглих, прострочених завдань і завдань без виконавців.
Крок 5. Завершуйте проєкти і заглядайте в архів
Коли всі завдання проєкту виконані, статус проєкту міняють на «Завершений» прямо в списку проєктів. Завершені проєкти зникають зі списку: для них у розділі «Архів» є вкладка «Завершені проекти». В архіві лежать також завдання проєктів і завдання поза проектами, а ще кошик — будь-який видалений об’єкт можна відкрити й відновити. Облікові записи колег додають у розділі «Співробітники», а керування акаунтом і вибір тарифних планів зібрані в розділі «Адміністраторам».
Приклад з відео: планувальник «Завдання на мені»
- Повідомлення — усі адресовані співробітнику повідомлення, у тому числі системні: картку можна відкрити, відреагувати на місці та позначити повідомлення прочитаним;
- Мені потрібно виконати — завдання в статусах «Нова» і «В роботі» з сортуванням за датою завершення: чим ближче термін, тим вище завдання;
- Виконано мною, чекає на перевірку — завдання, які перевіряє постановник: він або завершує їх, або повертає в роботу;
- Закладки — завдання зі значком обраного.
Планувальник «Доручено мною» влаштований симетрично: «Доручено мною, очікується виконання», «Виконане, потрібно перевірити», «Завершені» — архів, який відкривається таблицею з пошуком і фільтрацією, — і «Немає виконавця, потрібно призначити». Останній список варто періодично перевіряти: у нього потрапляють завдання, у яких під час створення не додали виконавця. Щоб поставити завдання самому собі, створіть його у списку «Мені потрібно виконати»: тоді ви станете і постановником, і виконавцем.
Кому це потрібно
- Керівникам: активні завдання підлеглих, прострочені завдання і завдання без виконавців зібрані в окремих списках;
- Виконавцям: у планувальнику «Завдання на мені» видно всі свої завдання незалежно від проєкту, найближчі терміни — зверху;
- Командам з типовими проєктами: шаблон проєкту разом із шаблонами завдань і підзавдань створює структуру роботи за один клік;
- Адміністраторам Planfix: рішення встановлюють готовим, а далі допрацьовують під процеси компанії.
Часті запитання (FAQ)
Чи бачить співробітник усі завдання проєкту?
Ні. У розділі «Проєкти» співробітник бачить усі проєкти акаунта, але в кожному проєкті для нього відображаються тільки ті завдання, у яких він виконавець, аудитор, учасник або постановник.
Де шукати завершені проєкти?
Коли проєкту ставлять статус «Завершений», він зникає зі списку проєктів і переміщується в розділ «Архів» — там для таких проєктів є вкладка «Завершені проекти». В архіві зберігаються також завдання проєктів, завдання поза проектами і кошик з видаленими об’єктами.
Як створювати проєкти з однаковою структурою завдань?
Через шаблон проєкту: у розділі «Адміністраторам» відкрийте «Шаблони проєктів» і додайте в шаблон завдання з підзавданнями та значеннями за замовчуванням, наприклад постійного виконавця. Проєкт, створений за таким шаблоном, одразу отримує всі ці завдання.
Спробуйте рішення на своїх проєктах
Почніть з невеликого кроку: додайте кілька проєктів, зберіть один шаблон типового проєкту і подивіться, як виглядають списки завдань у планувальниках виконавця й постановника. Далі структуру можна розвивати — групи проєктів, підпроєкти та типи відображення описані на сторінці про управління проєктами, а як зібрати списки під свою команду, ми розбирали в матеріалі про планувальник у Planfix. Якщо акаунта ще немає, створіть його безкоштовно і подивіться конфігурацію у себе.
