Управління проєктами в Planfix: шаблони, звіти, документи
Управління проєктами в Planfix тримається на трьох речах: документи лежать там, де їх шукають, показники видно без зведення вручну, а однотипні проєкти створюються за шаблоном. Коли договори та ТЗ розкидані по завданнях, а план і факт збирають у таблицях, керівник дізнається про зрив дедлайну останнім. У відео нижче показано три функції, які це прибирають, а детальні налаштування описані в довідці про шаблони проєктів.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:00 — які три функції Planfix упорядковують роботу з проєктами;
- 0:23 — як групувати файли проєкту в папках і де лежить загальний розділ документів;
- 0:43 — які показники проєкту видно у вкладці звітів;
- 1:05 — як налаштувати шаблон проєкту з типовими даними й відповідальними;
- 1:23 — як створити новий проєкт за шаблоном одразу із завданнями.
Як налаштувати управління проєктами в Planfix: покроково
Дві з трьох функцій живуть у вкладках самого проєкту, третя — у розділі Проєкти. Програмування не потрібне: усе налаштовується в інтерфейсі.
Крок 1. Документи проєкту в одній вкладці
Щоб не шукати договір або ТЗ серед усіх завдань, відкрийте у проєкті вкладку Документи. Тут видно файли цього проєкту: їх можна додавати, сортувати та фільтрувати за конкретним полем або позначкою Обране. У довідці про роботу з файлами описані три рівні, на яких Planfix зберігає документи: завдання або коментар, проєкт і весь акаунт.
Крок 2. Папки для договорів і ТЗ
Коли документів у проєкті дуже багато, згрупуйте їх у папки: виберіть файли та вкажіть їхнє нове розташування. Саму папку створюють кнопкою Нова папка на панелі з файлами потрібного проєкту — про це йдеться в довідці про створення папок. Файли, не прив’язані до жодного проєкту, лежать у розділі Документи без проєкту, а повний перелік усього, що потрапило в акаунт, — в окремому розділі Документи.
Крок 3. Звіти за показниками проєкту
Вкладка Звіти у проєкті показує план і факт за завданнями, ефективність співробітників, витрати та будь-які інші показники, які ви відстежуєте. Так реальну ефективність процесу видно одразу, і роботу можна скоригувати, поки проєкт ще триває. Крім стандартних звітів, Planfix дає змогу створити власний звіт: налаштування проходить п’ять кроків — загальна інформація, параметри відбору, вид звіту, графіки та керування доступом.
Крок 4. Шаблон проєкту з типовими даними
Створення однотипних проєктів забирає багато часу, і саме його економлять шаблони. Перейдіть у розділ Проєкти, виберіть на панелі зліва Шаблони проєктів і натисніть Новий шаблон проєкту. У формі задають набір реквізитів проєкту та дані, заповнені заздалегідь: групу проєктів, надпроєкт, ролі, відповідальних співробітників. Після Зберегти та перейти відкривається список завдань шаблону — у ньому відображаються не самі завдання, а шаблони, за якими вони будуть створені.
Крок 5. Створення проєкту за шаблоном
Далі новий проєкт створюється в один клік — одразу із завданнями та потрібними даними, тож команда долучається до роботи без підготовчого етапу. У кожному акаунті вже є «Стандартний шаблон»: за ним створюються проєкти, якщо не вибрано інший, і його можна відредагувати, але не видалити. Кількість власних шаблонів відповідає ресурсам обраного пакета, а протягом пробного періоду обмежень немає.
Що це змінює в роботі
Команда перестає витрачати час на пошук файлів і на ручне складання однакових проєктів, а керівник бачить план, факт і витрати там само, де йде робота. Зв’язок шаблону з проєктами зберігається й далі: зміни у формі шаблону — наприклад, додане нове поле — автоматично відображаються в усіх проєктах, створених за ним.
Кому це потрібно
- Керівникам проєктів: план і факт за завданнями видно у вкладці звітів, без окремих зведень;
- Команді: договори та ТЗ лежать у папках проєкту, а не десь у переписці;
- Керівництву: витрати та ефективність співробітників видно під час роботи, а не за її підсумком;
- Адміністраторам Planfix: однотипний проєкт описують один раз — у шаблоні, без програмування.
FAQ
Чи можна створити проєкт одразу із завданнями?
Так. Додайте в шаблон проєкту шаблони завдань і підзавдань, і проєкт за ним створюватиметься в один клік разом із цією структурою та заздалегідь заповненими даними.
Де шукати всі документи акаунта?
В окремому розділі Документи: у ньому зібрані всі файли, додані в акаунт. Вкладка Документи в проєкті показує лише файли цього проєкту.
Чи впливають зміни шаблону на вже створені проєкти?
Частково. Зміни у формі шаблону — скажімо, нове поле — автоматично відображаються в усіх проєктах, створених за ним. А зміни вмісту, як-от інша група проєктів, на вже створені проєкти не впливають.
Спробуйте у своєму акаунті
Почніть з одного типу проєктів: зберіть для нього шаблон із завданнями та відповідальними, перенесіть договори й ТЗ у папки проєкту та додайте звіти за показниками, які справді дивитесь. Поруч буде корисно почитати, як працюють повторювані завдання в шаблонах проєктів. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і зберіть цей порядок на своїх проєктах.
