Сьогодні в рубриці «Ймовірно, неочевидне» поговоримо про налаштування повідомлень з Planfix у Телеграм. Ця замітка буде корисною для новачків, а ентузіасти Planfix можуть освіжити в пам’яті деякі кроки по налаштуванню. Заварюйте чайок, наступні 15 хвилин проведемо з користю.
Не мені вам розповідати, наскільки важливі в бізнесі налагоджені канали комунікації. Щоб приймати правильні та своєчасні рішення, потрібно вчасно отримувати інформацію і завжди залишатися на зв’язку з колегами та клієнтами. З цим допоможе пересилання повідомлень з Planfix у Телеграм. Якщо ви все правильно налаштуєте, то відповідаючи на повідомлення в Телеграм, ваші повідомлення все одно проходитимуть через завдання в Planfix. І коли ви опинитеся біля свого комп’ютера, ви зможете легко знайти і відсортувати потрібну інформацію.
Про те, як налаштувати пересилання повідомлень з Planfix у Телеграм, розкажемо покроково.
Підключення повідомлень у Телеграм
Почнемо з найважливішого пункту. Якщо співробітник хоче отримувати повідомлення з Planfix у Телеграм, він повинен активувати цю опцію самостійно.
Щоб увімкнути відправку повідомлень, перейдіть у картку співробітника, потім у розділ «Підписки та повідомлення» і активуйте офіційного телеграм-бота Planfix:
Planfix запропонує перейти в Телеграм для запуску бота. Ви побачите перелік основних команд:
Щоб визначити, про які саме події Planfix буде повідомляти вас у Телеграм, повернемося в розділ «Підписки та повідомлення» в картці співробітника.
На панелі справа перераховані події, про які Planfix може повідомляти вас різними каналами зв’язку: у Хроніку, листом на e-mail, сповіщенням у браузері або повідомленням у Телеграм.
Для відправки повідомлень у Телеграм активуйте опцію:
Аналогічним чином підключаються й інші канали повідомлень.
Додавання нових подій
За замовчуванням на панелі справа представлений стандартний перелік подій, за якими можна налаштувати відправку повідомлень. Але ви можете розширити цей перелік.
Для цього натисніть на кнопку «Додати нову підписку» у верхній частині панелі і виберіть з випадаючого списку потрібну вам подію:
Потім активуйте відправку повідомлень у Телеграм:
Налаштування підписок і повідомлень для проєкту
Окрім загальних налаштувань, будь-який співробітник також може підписатися і налаштувати повідомлення по конкретних проєктах і завданнях.
Щоб зробити це, перейдіть у потрібний проєкт і на правій боковій панелі виберіть вкладку «Повідомлення»:
За замовчуванням у проєкті використовуються стандартні налаштування повідомлень. Але ви можете встановити для конкретного проєкту індивідуальні налаштування. Для цього натисніть на кнопку «Задати особливі налаштування повідомлень»:
Потім виберіть події, за якими вам будуть надсилатися повідомлення, і задайте канали доставки цих повідомлень:
Задані таким чином налаштування повідомлень будуть поширюватися на всі завдання проєкту. Подивитися, для яких проєктів задані особливі налаштування повідомлень, можна в картці співробітника на вкладці «Підписки та повідомлення»:
Там же можна швидко скинути налаштування повідомлень проєкту до стандартних, натиснувши на іконку кошика:
Налаштування повідомлень для завдання
Індивідуальні налаштування повідомлень можливі і для конкретного завдання. Для цього на панелі справа перейдіть у налаштування повідомлень.
За замовчуванням у завданні використовуються стандартні налаштування повідомлень співробітника. Якщо вас це не влаштовує, ви можете вибрати один з трьох варіантів:
- увімкнути отримання повідомлень про всі дії;
- задати особливі налаштування повідомлень;
- вимкнути повідомлення по цьому завданню:
Задайте особливі налаштування, якщо ви хочете отримувати повідомлення з завдання в Телеграм тільки по певним подіям:
Виберіть подію і додайте канали повідомлень:
І пам’ятайте, налаштування повідомлень у Planfix здійснюється індивідуально. Задані для якогось проєкту або завдання особливі налаштування повідомлень будуть поширюватися тільки на самого користувача, який їх задав.
Нагадування на рівні Об’єкта або шаблону
Якщо вам потрібно організувати повідомлення про наближення терміну запланованого завершення завдання, ви можете додати таке нагадування при редагуванні форми Об’єкта або шаблону завдання:
Після цього потрібно підписатися на подію «Нагадування про коментар» в налаштуваннях сповіщень і додати Телеграм як канал для сповіщень.
Зробити це можна на рівні картки співробітника або в налаштуваннях сповіщень для конкретного проєкту чи завдання:
Відповідаємо на сповіщення
Сповіщення, яке надійшло в Телеграм, виглядає так:
Сповіщення про коментар, адресований вам, містить:
- ім’я автора коментаря;
- текст коментаря;
- назву завдання;
- назву проєкту;
- посилання на коментар.
Ви можете:
- перейти за посиланням і відповісти на коментар із Planfix;
- відповісти з Телеграма.
Щоб надіслати відповідь із Телеграма, натисніть на сповіщення, а потім оберіть «Відповісти».
У результаті в Planfix буде доданий ось такий коментар:
Зверніть увагу, Planfix уміє визначати, з якого каналу зв’язку було надіслано коментар. У співробітника поруч з аватаром з’явився значок Телеграма.
За замовчуванням ваш коментар отримає співробітник, на повідомлення якого ви відповідаєте, а також усі учасники завдання, яких було повідомлено в його початковому повідомленні.
З Телеграма на пошту через Planfix
Також Planfix можна використовувати як зв’язуючу ланку між Телеграмом і електронною поштою. Для цього достатньо налаштувати отримання сповіщень про нові коментарі в завданні в Телеграм:
Повідомлення від клієнтів, надіслані в завдання електронною поштою, потраплятимуть із Planfix в Телеграм разом із повідомленнями, які надсилаються безпосередньо з Planfix:
навпаки, ви можете прямо з Телеграма відправити клієнту лист на електронну пошту:
- обираєте сповіщення з потрібного завдання
- адресуєте своє повідомлення клієнту
- відправляєте:
Ваше повідомлення буде додане як коментар у Planfix, а звідти перенаправлене на електронну пошту клієнта:
Через Planfix у Телеграм можна транслювати не тільки листи, а й повідомлення з інших додатків. У результаті ви можете вивести в месенджер усі важливі для вас канали інформації.
Загалом, щоб завжди й усюди залишатися на зв’язку з колегами, дистанційно керувати проєктами чи відстежувати прогрес у виконанні завдань, використовуйте мобільний додаток Planfix. Воно надає значно більше можливостей, ніж проста трансляція сповіщень у Телеграм. Додаток доступний для iOS та Android.
Залишилися питання? Пишіть нам у Службу підтримки. Ми з радістю відповімо на всі ваші запитання. Покращуйте свої робочі процеси за допомогою Planfix.