Заявки з Telegram у Planfix: налаштування інтеграції
Збір заявок з Telegram у Planfix працює так, як треба, лише тоді, коли інтеграція знає, за яким шаблоном створювати завдання і хто ці завдання обробляє. Якщо конфігурація «Проста CRM: заявки, замовлення, угоди» вже встановлена, а звернення клієнтів усе одно лягають окремими завданнями поза планувальниками угод, річ у налаштуваннях самої інтеграції. Відео нижче за півтори хвилини показує, що саме змінити — на прикладі власного бота Telegram, одного з каналів спілкування з клієнтами.
Що ви дізнаєтеся з відео
- де в акаунті лежать налаштування інтеграцій і чому їх потрібно зробити в кожному каналі;
- які поля заповнюються ще під час підключення бота — його назва та ключ доступу;
- який шаблон завдання вибрати, щоб звернення клієнта ставало угодою;
- який шаблон контакту залишити для тих, хто пише вперше;
- кого підключити додатковими виконавцями, щоб заявку побачили менеджери;
- для чого привітальне повідомлення і коли поле можна залишити порожнім.
Як налаштувати інтеграцію для збору заявок: крок за кроком
Крок 1. Відкрийте налаштування потрібної інтеграції
Перейдіть у розділ Керування акаунтом — Інтеграції. Налаштування доведеться зробити в кожній інтеграції, яку ви використовуєте для збору заявок, — одного спільного перемикача для всіх каналів немає. У відео все показано на прикладі месенджерів: Telegram — Інтеграція із власним ботом. Відкрийте налаштування підключеного бота кліком на шестерню.
Крок 2. Перевірте назву бота і ключ доступу
Ці два поля ви заповнюєте ще під час підключення інтеграції: назва бота та ключ, який видає @BotFather, коли бот створюється. Якщо бота ще немає, спершу створіть і підключіть його: для конфігурації порядок дій той самий, що й для будь-якого іншого власного бота. Коли щось не сходиться, напишіть у службу підтримки: колеги підкажуть, де саме зупинилося підключення.
Крок 3. Виберіть шаблон завдання «Угода»
У полі Шаблон для створення нових завдань обов’язково вибирайте шаблон Угода. Саме він робить зі звернення угоду конфігурації — з потрібними полями, етапами та місцем у планувальниках. Шаблони завдань задають наперед проєкт, виконавця, опис та інші параметри, тому від вибору шаблона залежить, чи підхопить конфігурація нову заявку.
Крок 4. Залиште шаблон контакту і додайте групу «Менеджери»
У полі Шаблон для створення нових контактів залишається шаблон контакту: за ним Planfix створить картку клієнта, який написав боту вперше. Далі поле Підключити додаткових виконавців — виберіть у ньому групу Менеджери. Заздалегідь додайте до цієї групи тих співробітників, які обробляють заявки: вибрані тут люди підключаються до завдання додатковими виконавцями, окрім тих, що вказані в шаблоні. Без цього заявка створиться, але ті, хто має її обробляти, її не побачать.
Крок 5. Додайте привітальне повідомлення і збережіть
Привітальне повідомлення — це текст, який бот надсилає контактам у відповідь на їхнє звернення. Зручно коротко написати, що заявку прийнято і менеджер скоро відповість. Якщо такого повідомлення ви не хочете, залиште поле порожнім. Збережіть налаштування — і повторіть ті самі кроки в інших каналах, через які до вас приходять клієнти.
Приклад з відео: куди потрапляють заявки після налаштування
Після цих налаштувань жодна заявка не губиться: повідомлення з бота стає угодою і потрапляє в планувальники конфігурації — «Мої угоди» та «Всі угоди». Менеджер бачить у «Моїх угодах» лише ті звернення, за які відповідає сам, керівник у «Всіх угодах» — усю картину за етапами. Коли клієнт напише ще раз, листування додається до тієї самої угоди, поки вона в активному статусі. Якщо попередню угоду вже завершено або видалено, Planfix за замовчуванням створює нову, а історію переписки додає в її опис.
Кому це потрібно
- Менеджерам з продажу: звернення з Telegram одразу стає угодою у «Моїх угодах», без пересилання листів і скриншотів;
- Керівникам продажів: усі заявки з усіх каналів видно в одному планувальнику за етапами;
- Адміністраторам акаунта: налаштування робиться один раз у кожній інтеграції й далі не вимагає уваги;
- Невеликим командам: клієнти пишуть у звичний їм месенджер, а робота ведеться в Planfix.
Часті запитання (FAQ)
Чому заявки з Telegram не потрапляють у планувальники угод?
Найчастіше тому, що в налаштуваннях інтеграції не вибрано шаблон завдання «Угода» або не підключено групу «Менеджери». Відкрийте налаштування бота в розділі «Керування акаунтом — Інтеграції» і перевірте обидва поля.
Чи потрібно налаштовувати кожну інтеграцію окремо?
Так. Налаштування робиться в кожній інтеграції, яку ви використовуєте для збору заявок. У відео це показано на прикладі власного бота Telegram, але порядок дій однаковий для будь-якого підключеного каналу.
Що буде, якщо не заповнити привітальне повідомлення?
Нічого не зламається: поле можна залишити порожнім, і бот просто не надсилатиме автоматичну відповідь. Заявка все одно створиться за вибраним шаблоном і потрапить до менеджерів.
Зберіть заявки в одному місці
Почніть з одного каналу: налаштуйте бота, напишіть йому з власного акаунта й подивіться, чи з’явилася угода в планувальнику. Коли схема працює, повторіть її для решти каналів — самі етапи та звіти вже готові в конфігурації з набору готових рішень Planfix. Якщо каналів у вас багато, згодиться наш розбір про омніканальність у Planfix. Немає акаунта — створіть його безкоштовно і зберіть перші заявки вже сьогодні.
