Мої зустрічі: як розпланувати робочий день у Planfix
Розпланувати робочий день у Planfix можна в одному вікні: перед очима календар із зайнятим часом, а поруч — список зустрічей, які ще чекають вільного вікна. Зазвичай час на зустріч підбирають наосліп: у голові одна картина дня, у календарі — інша, а частина домовленостей залишається в чатах. Відео нижче за чотири хвилини показує «Мої зустрічі» — одну зі стандартних конфігурацій Planfix, до складу якої входять планувальник і шаблон завдання для зустрічей.
Що ви дізнаєтеся з відео про конфігурацію «Мої зустрічі»
- з яких списків складається планувальник і що видно в кожному з них;
- три способи створити зустріч: повна форма, виділення часу в календарі та швидке створення одним рядком;
- як перетягуванням віддати зустрічі вільний час і змінити її тривалість;
- чому календар показує не тільки зустрічі, але й усі заплановані справи;
- як поставити нагадування про зустріч прямо в календарі;
- як завершити або скасувати зустріч, щоб час знову став вільним.
Як розпланувати день у планувальнику «Мої зустрічі»: крок за кроком
Крок 1. Встановіть конфігурацію та відкрийте планувальник
Конфігурація — це набір заздалегідь підготовлених об’єктів, які після встановлення нічим не відрізняються від створених вручну: їх можна редагувати й видаляти. «Мої зустрічі» додає в акаунт один готовий планувальник і шаблон завдання, яким зручно створювати зустрічі. Користуватися конфігурацією може і адміністратор, і будь-який співробітник акаунту — окремих налаштувань для цього не потрібно.
Крок 2. Розберіться зі списками планувальника
Перший список показує сповіщення, на які ви підписані у своїй картці. Другий збирає зустрічі, які вже заплановані, але ще очікують вільного часу. Центральний список — погодинний календар із розкладом справ: у ньому видно не тільки час під зустрічі, а всі заплановані роботи. Останні два списки — завершені та скасовані зустрічі.
Крок 3. Створіть зустріч у повній формі
У списку зустрічей, для яких час ще не вибрано, натисніть Плюс — відкриється форма створення. Додайте зрозумілу назву й заповніть інші поля: офлайн-зустріч майже завжди вимагає додаткового часу на дорогу, чого не потрібно для дзвінка та відеоформату. В описі лишіть те, що знадобиться під час розмови: місце зустрічі, питання до обговорення, інші деталі. Коли форма заповнена, натисніть Створити.
Крок 4. Віддайте зустрічі вільний час у календарі
Виберіть у календарі вільне вікно й просто перетягніть туди завдання зі списку — зустріч стане в розклад. Тривалість змінюється так само, перетягуванням межі блоку. Є і зворотний порядок: виділіть потрібний проміжок часу прямо в календарі, і форма створення зустрічі відкриється вже із заповненим часом. Третій спосіб — швидке створення: введіть назву зустрічі в рядку створення й натисніть Enter. Він особливо зручний у мобільному застосунку: створіть зустрічі на ходу, а потім розподіліть їх за часом.
Крок 5. Поставте нагадування
Щоб не відволікатися на годинник, поставте нагадування прямо в календарі: натисніть на зайнятий час, далі на піктограму Дзвіночок і виберіть час — із готових варіантів або свій, наприклад за 30 хвилин до початку. Де саме з’явиться дзвіночок, залежить від налаштувань конкретного списку планувальника; якщо піктограми не видно, зазирніть у налаштування списку — довідка про додавання нагадувань розбирає всі варіанти.
Крок 6. Завершіть або скасуйте зустріч
Коли зустріч відбулася, перетягніть її до списку завершених, натисніть кнопку Завершити зустріч або клацніть піктограму Завершити завдання просто в календарі. Скасовану зустріч перетягніть у список скасованих: запланований під неї час звільниться, і ви зможете віддати його іншій зустрічі.
Приклад: вільне вікно в погодинному календарі планувальника
Календар планувальника показує зайнятість за аналітикою Планований час роботи, яка є в кожному акаунті Planfix. Вона додається до завдання автоматично, якщо в ньому вказаний виконавець і заданий час початку та планованого завершення в межах одного дня. Тому картина дня виглядає так: ранкова планерка, два дзвінки клієнтам і дві години під звіт стоять в одній сітці годин, а між ними видно справжні вільні вікна. Коли дзвінок скасовується, його блок зникає з календаря — і вільний час одразу можна віддати новій зустрічі. Той самий планувальник відкритий і співробітникам, але кожен бачить у ньому лише свої завдання із запланованим часом.
Кому це потрібно
- Керівникам: зустрічі стоять поруч із рештою справ, тому день не розсипається на дрібні перемикання;
- Менеджерам з продажу: дзвінки й зустрічі з клієнтами займають конкретні години, а не абстрактне «цього тижня»;
- Віддаленим командам: кожен планує свій день сам, і для цього не потрібен доступ до чужих завдань;
- Будь-якому співробітнику: зустріч створюється однією назвою в мобільному застосунку, а час для неї знаходиться пізніше.
Часті запитання (FAQ)
Чому зустріч не відображається в календарі планувальника?
Погодинний календар показує аналітику «Планований час роботи». Вона додається до завдання автоматично лише тоді, коли в ньому вказаний виконавець і заданий час початку та планованого завершення в межах одного дня. Завдання тривалістю понад добу в погодинному календарі не відображаються.
Чи може співробітник планувати зустрічі сам?
Так. Конфігурацією користується і адміністратор, і будь-який співробітник акаунту: у своєму планувальнику людина бачить лише власні завдання із запланованим часом, створює зустрічі та розподіляє їх за годинами.
Як звільнити час скасованої зустрічі?
Перетягніть зустріч у список скасованих. Запланований під неї час звільниться в календарі, і ви зможете віддати його іншій зустрічі або роботі.
Встановіть конфігурацію «Мої зустрічі» й сплануйте тиждень
Почніть з одного дня: створіть дві-три найближчі зустрічі, перетягніть їх на вільний час і поставте нагадування — далі стане зрозуміло, скільки годин у вас справді залишається на роботу. Якщо хочеться зібрати під свої процеси власні списки, згодиться наш розбір, як навести лад у завданнях у планувальнику. А якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент — створіть акаунт і сплануйте в ньому свій наступний тиждень.
