Облік доходів та витрат у Planfix: готова конфігурація
Облік доходів та витрат у Planfix можна вести без окремої фінансової програми: для цього є готова конфігурація «Облік доходів та витрат», яка збирає суми за статтями просто в завданнях. Якщо доходи й витрати зводяться в таблицях, дані завжди відстають від реальності, а зведення за місяць перетворюється на ручну роботу. У відео нижче за п’ять хвилин показано, як працює ця конфігурація, а далі в статті ті самі кроки розписані текстом.
Що показано у відео
- 0:00 — коротко про те, що дає конфігурація «Облік доходів та витрат».
- 0:19 — налаштування статей доходів та витрат організації в довідниках.
- 0:50 — як вносити дані про отримані доходи та понесені витрати.
- 1:30 — звіти про доходи та витрати за обраний період.
- 2:38 — як обмежити доступ співробітників до фінансової інформації.
Як налаштувати конфігурацію: довідники й аналітики
Перші кроки робить адміністратор акаунта ще до того, як співробітники почнуть вносити дані: встановити рішення зі сторінки конфігурації «Облік доходів та витрат», заповнити довідники та налаштувати права доступу. Встановлення доступне на будь-якому тарифі.
Крок 1. Заповніть довідники «Доходи» та «Витрати»
Перейдіть у Головне меню → Довідники й відкрийте «Витрати» або «Доходи». Записи, додані за замовчуванням для прикладу, видаліть, якщо вони вам не потрібні, і додайте записи зі статтями доходів та витрат, затвердженими у вашій організації. Якщо згадати одразу всі статті не вдалося — нічого страшного: довідники можна поповнювати в ході роботи, а для зручної навігації — групувати.
Крок 2. Додавайте аналітики «Доходи» та «Витрати» до завдань
Щоб внести інформацію про отриманий дохід або понесені витрати, додайте до завдання аналітику «Доходи» або «Витрати». Найкраще робити це безпосередньо в тих завданнях, у рамках яких доходи отримано або витрати понесено: так у звітах з’являється додатковий зріз інформації — за проєктами та завданнями. Відкрийте потрібне завдання, у коментарі вкажіть пояснення щодо операції й додайте відповідну аналітику. Для потреб обліку можна створювати й окремі завдання — наприклад, «Витрати на доставку товару» чи «Доходи від дрібного ремонту».
Крок 3. Дивіться звіт за потрібний період
Дані, внесені аналітиками, збираються у звітах Planfix: у Головному меню натисніть «Звіти» і в групі «Управління фінансами» виберіть звіт за потрібний період — наприклад, за поточний місяць. Суми виводяться у розрізі проєктів та завдань, а за замовчуванням звіт показує інформацію з усіх незавершених завдань. Стандартний звіт можна змінювати або створювати на його основі інші — з тих самих аналітик, але в іншому розрізі.
Крок 4. Обмежте доступ до фінансових даних
За замовчуванням у конфігурації немає поділу співробітників за ролями: вносити дані про доходи та витрати може будь-який співробітник, і кожен бачить лише ті дані, до яких у нього є доступ. Обмежити доступ можна трьома способами. Найрадикальніший — обмежити доступ до аналітик «Доходи» та «Витрати» у розділі «Керування акаунтом» → «Аналітики», на вкладці «Доступ до аналітики»: права діють і в завданнях, і у звітах, тому співробітник без права перегляду не побачить навіть рядків із цими аналітиками. Другий спосіб — закрити сам звіт: виберіть його в розділі «Звіти», натисніть «Редагувати» і на панелі зверху в «Керування доступом» вкажіть співробітників або групи; доступ до самих аналітик у завданнях при цьому залишається. Третій — обмежити доступ до запису довідника: відкрийте статтю доходів чи витрат і на панелі праворуч натисніть іконку прав доступу, після чого співробітник без доступу не зможе додавати суми цього типу.
Приклад із відео: звіт лише за завершеними завданнями
Структуру звіту не завжди потрібно переробляти — потрібний параметр можна додати разово. У відео показано, як подивитися доходи та витрати лише за завершеними завданнями: натисніть «Показати параметри», додайте статус «Завершена» і запустіть звіт. За той самий період ви побачите інші дані — без відкритих завдань, у яких суми ще можуть змінитися.
Кому потрібен облік доходів та витрат
- Власникам і керівникам: видно, скільки компанія заробила та витратила за період, без ручного зведення таблиць.
- Фінансам і бухгалтерії: статті доходів і витрат зафіксовані в довідниках, тому цифри збираються за єдиною структурою.
- Керівникам проєктів: суми прив’язані до конкретних завдань і проєктів, тож у звіті видно, чого коштував кожен напрям.
- Адміністраторам акаунта: конфігурація встановлюється готовою, а доступ до фінансових даних налаштовується окремо.
Часті запитання (FAQ)
Чи потрібен окремий тариф для конфігурації «Облік доходів та витрат»?
Ні. Встановлення конфігурації доступне на будь-якому тарифі Planfix. Після встановлення адміністратор заповнює довідники «Доходи» та «Витрати» й налаштовує співробітникам права доступу до цих даних.
Як приховати дані про доходи та витрати від частини співробітників?
Є три способи: обмежити доступ до аналітик «Доходи» та «Витрати», обмежити доступ до звіту про доходи й витрати або закрити доступ до окремих записів довідника. Права на аналітику діють і в завданнях, і у звітах, тому цей спосіб найсуворіший.
Чи можна додати нові статті доходів і витрат пізніше?
Так. Довідники «Доходи» та «Витрати» можна поповнювати в ході роботи, тому не обов’язково згадувати всі статті одразу. Записи довідників також можна групувати, щоб навігація залишалася зручною.
З чого почати: довідники, аналітики та звіти
Почніть з малого: заповніть довідники статтями, які у вас уже прийняті, попросіть команду додавати аналітики «Доходи» та «Витрати» до завдань, у рамках яких проходять гроші, і через місяць відкрийте звіт — зведення перестане бути ручною роботою. Якщо потрібні власні реквізити обліку, крім доходів і витрат, подивіться розбір аналітики в Planfix. Перевірити облік на своїх процесах можна в безкоштовному пробному періоді.
