Внутрішні завдання та проєкти: готова конфігурація Planfix
Конфігурація «Внутрішні завдання та проєкти» — це готове рішення Planfix, яке допомагає почати роботу в системі: вона показує один із можливих варіантів організації внутрішньої роботи компанії. Команди, які щойно перейшли в Planfix, зазвичай не знають, за що взятися першим — за проєкти, планувальники чи звіти. Відео нижче за 16 хвилин проходить конфігурацію розділ за розділом, а стисло те саме описує довідка про конфігурацію Внутрішні завдання та проєкти.
Що ви дізнаєтеся з відео
- як влаштований розділ «Мої завдання»: сповіщення, календар на робочий тиждень і списки завдань за статусами та ролями;
- які списки збирає планувальник керівника і хто має до нього доступ;
- як планувати час завдання перетягуванням у календар і додавати нагадування;
- як вибудувати структуру роботи: завдання, підзавдання, проєкти, підпроєкти та групи проєктів;
- як створити проєкт за шаблоном і де дивитися звіти про доходи, витрати й виконані завдання.
Як почати роботу в конфігурації: крок за кроком
Крок 1. Встановіть конфігурацію
Конфігурація встановлюється кнопкою Установити конфігурацію внизу її сторінки, і в акаунті з’являється окремий робочий простір Внутрішні завдання та проєкти, де розгорнутий інтерфейс лише цієї конфігурації. Тим же способом можна повернутися до Базового робочого простору. Встановлення доступне на будь-якому тарифі, а почати варто з трьох дій: додати співробітників, додати проєкти і поставити колегам кілька тестових завдань. Поряд у каталозі є й інші готові рішення Planfix — якщо описаний підхід не підійде, можна встановити інше.
Крок 2. Розберіться з розділом «Мої завдання»
Це основний робочий планувальник кожного співробітника. Перша його частина — «Мої сповіщення», звичайна хроніка Planfix зі змінами, які стосуються конкретної людини: новими завданнями, коментарями, доданими документами. Коли співробітник прочитав повідомлення й відповів у завданні, він позначає його прочитаним — прапорцем у картці завдання або прапорцем, який з’являється при наведенні курсора в самій стрічці. Нижче йде календар поточного робочого тижня: зверху — завдання, терміни яких потрапляють на цей тиждень, знизу — погодинне планування, куди завдання перетягують у потрібну комірку, а тривалість міняють, потягнувши за край блоку. Останню частину розділу складають списки: «Нові», «У роботі», «Виконані», «Моє завантаження за постановниками», «Я учасник» і «Я аудитор».
Крок 3. Плануйте тиждень у планувальнику керівника
Планувальник керівника за замовчуванням доступний лише адміністратору акаунта, але за потреби доступ до нього можна надати й іншим співробітникам. У ньому завдання розкладені за термінами — ті, що треба закінчити сьогодні, завтра або взагалі без запланованих термінів. У списку «Мій план на цей тиждень» завдання згруповані за датою планованого завершення, тут же їх можна створювати, а календар поряд допомагає розписати роботу по годинах. Список «Я постановник» показує завдання, які керівник поставив співробітникам, згрупованими за виконавцем, прострочені завдання забарвлюються в червоний колір і потрапляють у список усіх прострочених, а спільне завантаження команди зручно дивитися розширеним списком або діаграмою Ганта. Планований час задають у самому завданні: Додати аналітику, далі планований час, дата, час і співробітник. Так само в завданні додають нагадування — воно з’являється в календарі й у потрібний момент приходить у «Мої сповіщення».
Крок 4. Зберіть проєкти, підпроєкти та групи
Основна сутність у Planfix — завдання: складне завдання ділиться на підзавдання, безліч завдань об’єднується в проєкт, проєкт за потреби ділиться на підпроєкти, а проєкти об’єднуються в групи проєктів. Якщо ви працюєте на замовлення, одне замовлення — це зазвичай один проєкт: розробка сайту, дизайн інтер’єру чи юридична справа. Процесні компанії частіше ведуть у проєктах напрями діяльності — завдання відділу кадрів, маркетингу або постачання. Новий проєкт створюють кнопкою Новий проект, вказавши назву і групу проєктів, завдання в його рамках — кнопкою Створити, а підпроєкт — командою Створити підпроект у верхньому меню. Для робіт, які повторюються, згодяться шаблони проєктів.
Крок 5. Додайте облік доходів і витрат
Дані для звітів потрапляють у систему з завдань: відкрийте завдання, натисніть Додати аналітику, виберіть витрати, вкажіть суму й тип — наприклад, транспортні витрати або витрати на харчування. Доходи обліковуються так само, а за потреби можна створити власну аналітику з будь-якими одиницями обліку. У конфігурацію вже додані звіти конфігурації: «Доходи та витрати за минулий місяць» зі зведеними даними та графіками по кожному проєкту і «Виконано співробітниками за минулий місяць», де видно кількість завдань кожного співробітника з переходом до проєктів і самих завдань. Ці звіти не вшиті в систему — вони зібрані стандартними інструментами, тому ви можете вести облік інакше й зробити власні звіти без залучення програмістів.
Приклад з відео: шаблон відкриття нового магазину
У відео показано випадок, коли проєкти повторюються: компанія відкриває мережу магазинів, і в кожному місті потрібен той самий набір дій. Такі проєкти зібрані в групу «Відкриття нових магазинів», а всі завдання з відкриття упаковані в шаблон проєкту, де для кожного шаблону завдання вказано відведений час — редагувати його найзручніше у вигляді списку або діаграми Ганта, пересуваючи завдання за край. Далі достатньо натиснути Створити проект за шаблоном, назвати проєкт і перевірити групу проєктів: вона підтягується з шаблону автоматично. У новому проєкті вже стоять усі завдання шаблону. Глибший розбір такої роботи — у нашому матеріалі про управління проєктами в Planfix.
Кому це потрібно
- Компаніям, які тільки починають у Planfix: конфігурація дає готову структуру розділів, щоб освоїти базові можливості й лише потім налаштовувати систему під себе;
- Керівникам: завантаження співробітників, прострочені завдання й план на тиждень видно в одному планувальнику;
- Процесним командам: проєкти за напрямами діяльності впорядковують потік однотипних заявок і замовлень;
- Фінансам: доходи й витрати фіксуються аналітикою в завданнях і зводяться у звіти в розрізі проєктів.
Часті запитання (FAQ)
На якому тарифі доступна конфігурація Внутрішні завдання та проєкти?
Встановлення доступне на будь-якому тарифі Planfix. Якщо описаний підхід до організації роботи вам не підходить, можна встановити інше готове рішення зі списку конфігурацій або налаштувати свій варіант роботи.
Чи можна змінити конфігурацію під процеси компанії?
Так. Конфігурацію можна використовувати в тому вигляді, у якому її пропонує Planfix, або змінити під свої бізнес-процеси — для цього в довідці є інструкція з налаштування, а налаштування завжди можна повернути до стану за замовчуванням. Звіти конфігурації теж не вшиті в систему: вони зібрані стандартними інструментами, без залучення програмістів.
Хто має доступ до планувальника керівника?
За замовчуванням планувальник керівника доступний лише адміністратору акаунта, але доступ до нього можна надати й іншим співробітникам. Який розділ відкривається при вході в систему, задається в картці співробітника: розділ «Співробітники», далі налаштування і поле розділу за замовчуванням.
Спробуйте конфігурацію на своїх завданнях
Конфігурація свідомо зроблена простою: вона показує невелику частину можливостей Planfix, щоб ви почали працювати в системі вже сьогодні, а згодом перевели в неї решту процесів і зібрали всю управлінську діяльність в одному місці. Почніть з кількох проєктів і тестових завдань, подивіться, як виглядає завантаження команди, і лише потім змінюйте списки й звіти під себе. Планувати роботу в Planfix може будь-який відділ — подивіться рішення для кожної команди, а якщо акаунта ще немає, створіть його безкоштовно і встановіть конфігурацію в кілька кліків.
