Структура завдання в Planfix: ролі, вкладки та чат
Структура завдання в Planfix — головна причина, чому робоче питання варто тримати не в чаті, а в таск-менеджері: у месенджері домовленість губиться в потоці повідомлень, а в завданні вона залишається разом із файлами, ролями та історією змін. Завдання — це основна інформаційна одиниця Planfix: в ідеології системи воно виконує роль і події, і зустрічі, і обговорення, а потрібні йому поля та статуси задаються в налаштуваннях об’єкта; повний опис є в довідці про завдання. У відео на 2:22 картку завдання розібрано цілком — від ролей до чату й переходу в надзавдання.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:00 — чому робочі чати втрачають завдання та файли;
- 0:23 — звідки беруться завдання в Planfix;
- 0:37 — які ролі є в завданні та хто за що відповідає;
- 0:50 — що показують основні вкладки картки завдання;
- 1:06 — як працює чат у завданні;
- 1:22 — що тримати на бічній панелі, що зібрано в меню та як відкрити надзавдання.
Як влаштоване завдання в Planfix: покроково
Нижче — послідовність із відео, доповнена деталями з довідки. Порядок той самий, у якому картку завдання бачить людина, яка відкрила її вперше.
Крок 1. Подивіться, звідки беруться завдання
Як правило, завдання створюється в межах якогось проєкту, але це не обов’язкова умова: завдання без проєкту — цілком нормальна ситуація. Будь-яке завдання можна навіть після створення помістити в доступний проєкт або перенести з одного проєкту в інший. Обов’язкових реквізитів лише два — автор і назва, решта опціональні, тому почати можна з мінімуму й дозаповнити картку згодом.
Крок 2. Розподіліть ролі в завданні
Ролі — те, чого в робочому чаті немає взагалі. Виконавці відповідають за результат: вони змінюють статус завдання й бачать його у списку Вхідні. Виконавцем може бути не лише співробітник, а й група співробітників, клієнт із доступом до акаунта або зовнішній контакт без доступу — останній працює через e-mail, і його відповіді додаються до завдання коментарями разом із вкладеними файлами; деталі — у довідці про виконавців завдання. Учасник має доступ до завдання, але не відповідає за виконання. Аудитор — фактично адміністратор на рівні завдання.
Крок 3. Відкрийте основні вкладки картки
Картку завдання умовно поділяють на блоки: основна інформація, вкладки (панель додаткової інформації), стрічка дій і налаштування виду відображення. Вкладки — це і є основні вкладки з відео: там лежить усе, що не вмістилося в головний блок, зокрема підзавдання. На панель з основною інформацією можна додатково виводити користувацькі поля завдання, тож у кожного процесу картка виглядає по-своєму.
Крок 4. Перенесіть обговорення в чат завдання
Стрічка коментарів завдання схожа на повідомлення в месенджерах, тому команді не доводиться переучуватися. Відмінність у тому, що розмова прив’язана до роботи: опис завдання, додаткові поля й чекліст видно без прокручування стрічки. Щоб швидко відправити коментар, натисніть Ctrl+Enter, а для довгого тексту розгорніть область редактора. Підключити колегу до розмови можна згадкою через «@» або «+»: якщо раніше він у завданні не брав участі, після збереження коментаря Planfix додасть його як учасника.
Крок 5. Скористайтеся бічною панеллю та меню
У чаті завдання є додаткова панель «Закріплені коментарі» — її відкривають кліком на відповідну іконку, і закріплені коментарі показуються на бічній панелі. Це спосіб тримати головну домовленість на видноті, а не шукати її в середині довгої стрічки. Решту дій із завданням збирає меню в картці.
Крок 6. Перейдіть до надзавдання або проєкту
Велике завдання розбивають на частини — чеклістом або підзавданнями, і тоді в картці потрібен швидкий шлях «нагору». У відео показано, як із завдання відкрити надзавдання або проєкт, до якого воно належить. Так структура залишається прозорою: з будь-якої дрібної роботи видно, частиною чого вона є.
Як це виглядає в роботі
У відео логіка проста. Робоче питання, яке зазвичай пішло б у Telegram або WhatsApp, оформлюють завданням: у нього одразу є автор, назва і місце в проєкті. Далі розставляють ролі — хто відповідає за результат, а хто лише стежить за процесом і консультує. Обговорення йде в чаті завдання, тому домовленості та файли не розповзаються по чатах, а лежать поруч із роботою. Деталі, які не потрібні щохвилини, ховаються на вкладках і бічній панелі, а з картки можна піднятися до надзавдання або проєкту.
Кому це потрібно
- Керівникам: видно, хто відповідає за результат, без окремих запитів у чат;
- Виконавцям: разом із завданням приходить контекст, файли й історія змін;
- Віддаленим командам: обговорення не залежить від того, хто був онлайн у момент розмови;
- Новим співробітникам: структура картки читається однаково в будь-якому завданні;
- Адміністраторам Planfix: поля та статуси завдання налаштовуються на рівні об’єкта.
Часті запитання (FAQ)
Що таке завдання в Planfix?
Завдання — це основна інформаційна одиниця Planfix. В ідеології системи воно виконує багато ролей: це і подія, і зустріч, і обговорення, і будь-яка інша сутність, потрібна вашому бізнесу. Обов’язкові реквізити лише два — автор і назва.
Чи може завдання існувати без проєкту?
Так. Зазвичай завдання створюється в межах проєкту, але наявність завдань без проєкту — цілком нормальна ситуація. Будь-яке завдання можна й після створення помістити в доступний проєкт або перенести з одного проєкту в інший.
Хто такий аудитор завдання?
Аудитор — це фактично адміністратор на рівні завдання: він може змінювати терміни, редагувати будь-які параметри та видалити завдання. Аудитор бачить усі дії по завданню, крім прихованих, і може додавати нові. Аудиторів у завданні може бути кілька.
Спробуйте на своїх завданнях
Щоб повторити все з відео, візьміть робоче питання, яке зараз живе в чаті, і оформте його завданням: додайте назву, виконавця й учасників, а обговорення ведіть у чаті завдання. Поруч буде корисно подивитися, як розбити завдання на кроки чеклістом і як додати файл у Planfix, щоб документи лежали в картці, а не в листуванні. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і перенесіть у завдання перше обговорення.
