Zusammenarbeit mit Kunden per E‑Mail
Wenn Sie dem/der Zugriff für Auftraggeber/innen auf Ihr Planfix-Konto nicht gewähren möchten oder Ihr/e Auftraggeber/in nicht in einem neuen System arbeiten möchte, können Sie mit ihm/ihr per E-Mail kommunizieren:
- Erstellen Sie einen neuen Kontakt im Abschnitt Kontakte
- Geben Sie Name und E-Mail-Adresse ein
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In Liste zur Auswahl von Aufgaben-Teilnehmer/innen anzeigen:
Damit können Sie den Auftraggeber/die Auftraggeberin den benötigten Aufgaben als Zuweisende/r oder Teilnehmer/in hinzufügen, ohne dass die Person Zugriff auf Planfix erhält.
Wichtig: Wenn der/die Auftraggeber/in Ihnen eine Nachricht schreibt, die in Planfix zur Aufgabe wird, wird seine/ihre Kontaktkarte automatisch angelegt — Sie können diesen Schritt überspringen und direkt in der Aufgabe kommunizieren.
Arbeiten an Aufgaben
Wenn es nötig ist, eine Frage mit dem Auftraggeber/der Auftraggeberin abzustimmen oder ihn/sie über Ergebnisse zu informieren:
- Fügen Sie der Aufgabe, zu der dieser Auftraggeber diese Person verbunden ist, eine neue Aktion hinzu
- Schreiben Sie einen an den Auftraggeber/die Auftraggeberin gerichteten Kommentar
- Fügen Sie (falls nötig) die Dateien hinzu, die Sie teilen möchten
- Wählen Sie ihn/sie im Block Über diese Aktion benachrichtigen aus
- Speichern Sie die Aktion
Der Auftraggeber/die Auftraggeberin erhält eine Nachricht mit Ihren Informationen an die E-Mail-Adresse, die Sie in seiner/ihrer Karte in Planfix eingetragen haben. Die Antwort des Auftraggebers/der Auftraggeberin auf diese Nachricht wird als neue Aktion zur Aufgabe hinzugefügt.
Welche Informationen erhält der Auftraggeber?
- Im Allgemeinen erhält der Auftraggeber/die Auftraggeberin nur Nachrichten über die Aktionen, in denen er/sie im Block „Über diese Aktion benachrichtigen“ ausgewählt ist. Dadurch können Sie die Sichtbarkeit für den Auftraggeber/die Auftraggeberin der in der Aufgabe durchgeführten Aktionen steuern — Sie können z. B. ungestört innerhalb der Aufgabe mit Kolleg/innen korrespondieren, ohne den Auftraggeber/die Auftraggeberin darüber zu benachrichtigen.
- Seien Sie vorsichtig beim Beantworten von Planfix-Nachrichten per E-Mail: Ihre Antwort wird an alle Empfänger/innen der E-Mail gesendet, auf die Sie antworten. Wenn einer der Empfänger/innen ein/e Auftraggeber/in war, erhält diese Person ebenfalls Ihre Antwort. Sie können verhindern, dass Auftraggeber/innen solche Antworten erhalten, indem Sie die Kontakten keine Benachrichtigungen per E‑Mail über von anderen Teilnehmern hinzugefügte Aktionen senden-Option setzen.
- Systembenachrichtigungen (z. B. über Statusänderungen der Aufgabe, Hinzufügen/Auswählen von Zuweisenden, usw.) werden nicht an den Auftraggeber/die Auftraggeberin gesendet.
- Der Auftraggeber/die Auftraggeberin, die durch Schreiben einer Nachricht an die interne E-Mail-Adresse eines/r Mitarbeitenden eine Aufgabe erstellt, ERHÄLT KEINE automatische Nachricht über deren Annahme oder Verzögerung.
Zusätzlich
Auftraggeber/innen, mit denen Sie über Planfix kommunizieren, erhalten kostenlosen Zugriff auf ein Dashboard. Dort können Auftraggeber/innen ohne erweiterten Systemzugriff alle mit ihren Anfragen zusammenhängenden Korrespondenzen einsehen.
Wichtig
Wir raten davon ab, dieselbe E-Mail-Adresse für mehrere Kontakte zu verwenden. Das System kann dann nicht bestimmen, an welchen Kontakt die Nachricht gesendet werden soll, und schickt sie an den zuerst gefundenen Kontakt. Es ist am besten, jedem Kontakt eine eigene E-Mail-Adresse zuzuweisen, um Konflikte zu vermeiden.