Zusammenarbeit mit Kunden per E‑Mail
Wenn Sie dem/der Auftraggeber/in Zugriff auf Ihr Planfix-Konto nicht gewähren möchten oder Ihr/e Auftraggeber/in nicht in einem neuen System arbeiten möchte, können Sie mit ihm/ihr per E-Mail arbeiten:
- Erstellen Sie einen neuen Kontakt im Kontakte-Bereich
- Geben Sie Namen und E-Mail-Adresse ein
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In Liste zur Auswahl von Aufgaben-Teilnehmern anzeigen:
Das ermöglicht, den Auftraggeber/die Auftraggeberin in den benötigten Aufgaben als Zugewiesene/n oder Teilnehmer/in hinzuzufügen, ohne dass er/sie Zugriff auf Planfix erhält.
Wichtig: Wenn der/die Auftraggeber/in Ihnen eine Nachricht schreibt, die in Planfix zu einer Aufgabe wird, wird seine/ihre Kontaktkarte automatisch angelegt. Sie können diesen Schritt überspringen und einfach in der Aufgabe kommunizieren.
Arbeiten an Aufgaben
Wenn es notwendig ist, eine Frage mit dem/der Auftraggeber/in abzustimmen oder ihn/sie über Ergebnisse zu informieren:
- Fügen Sie der Aufgabe, mit der dieser Auftraggeber/diese Auftraggeberin verknüpft ist, eine neue Aktion hinzu
- Schreiben Sie einen an den/die Auftraggeber/in gerichteten Kommentar
- Fügen Sie (falls erforderlich) die Dateien hinzu, die Sie teilen möchten
- Wählen Sie ihn/sie im Block Über dieses informieren aus
- Speichern Sie die Aktion
Der/die Auftraggeber/in erhält eine Nachricht mit Ihren Informationen an die E-Mail-Adresse, die Sie in seiner/ihrer Karte in Planfix eingetragen haben. Die Antwort des/der Auftraggeber/in auf diese Nachricht wird als neue Aktion zur Aufgabe hinzugefügt.
Welche Informationen erhält der/die Auftraggeber/in?
- Im Allgemeinen erhält der/die Auftraggeber/in nur Nachrichten über Aktionen, in denen er/sie im Block „Über dieses informieren“ ausgewählt ist. Dadurch können Sie die Sichtbarkeit für den/die Auftraggeber/in der in der Aufgabe ausgeführten Aktionen steuern, einschließlich der Möglichkeit, frei innerhalb der Aufgabe mit Kolleg/innen zu korrespondieren, ohne den/die Auftraggeber/in darüber zu informieren — er/sie erhält in solchen Fällen keine Nachrichten.
- Seien Sie vorsichtig beim Beantworten von Planfix-Nachrichten per E-Mail: Ihre Antwort wird an alle Empfänger/innen der E-Mail gesendet, auf die Sie antworten. Wenn einer der Empfänger/innen ein/e Auftraggeber/in war, erhält diese/er ebenfalls Ihre Antwort. Sie können verhindern, dass Auftraggeber/innen solche Antworten erhalten, indem Sie die Kontakten keine Benachrichtigungen per E‑Mail über von anderen Teilnehmern hinzugefügte Aktionen senden-Option einstellen.
- Systembenachrichtigungen (z. B. über Statusänderungen der Aufgabe, Hinzufügen/Auswählen von Zugewiesenen usw.) werden nicht an den/die Auftraggeber/in gesendet.
- Der/die Auftraggeber/in, der/die durch Schreiben einer Nachricht eine Aufgabe erstellt an die interne Adresse der/m Mitarbeiter/in, erhält KEINE automatische Nachricht über die Annahme oder Verzögerung.
Zusätzlich
Auftraggeber/innen, mit denen Sie über Planfix kommunizieren, erhalten kostenfreien Zugriff auf ein Dashboard für Auftraggeber/innen. Dort können Auftraggeber/innen ohne erweiterten Systemzugang alle Korrespondenzen zu ihren Anfragen einsehen.
Wichtig
Wir raten davon ab, dieselbe E-Mail-Adresse für mehrere Kontakte zu verwenden. Das System kann dann nicht bestimmen, an welchen Kontakt die Nachricht gesendet werden soll, und sendet sie an den ersten gefundenen Kontakt. Es ist am besten, jedem Kontakt eine eigene E-Mail-Adresse zuzuweisen, um Konflikte zu vermeiden.