Kontakten keine Benachrichtigungen per E‑Mail über von anderen Teilnehmern hinzugefügte Aktionen senden
Mit Planfix ist die Zusammenarbeit mit externen Kontakten, die den Dienst nicht nutzen, sehr ähnlich zu einer normalen E‑Mail‑Konversation:
- Alle an der Kommunikation beteiligten Personen erhalten eine E‑Mail, in der alle Empfänger aufgeführt sind.
- Beim Antworten per E‑Mail verwendet jede/r Empfänger/in „Allen antworten“, sodass alle Beteiligten die Antwort erhalten.
Die Option Do not send contacts notifications about actions added by other participants by email und Geben Sie die E‑Mail‑Adressen aller Empfänger in der E‑Mail an helfen Ihnen, Planfix für diesen Anwendungsfall zu konfigurieren. Wenn diese Option aktiviert ist, werden E‑Mails, die an eine Aufgabe gesendet werden (z. B. wenn jemand per E‑Mail auf einen Aufgabenkommentar antwortet), zwar der Aufgabe hinzugefügt, externe Kontakte werden jedoch nicht benachrichtigt.
Regelmäßige Verwendung
Wenn Sie häufig auf Planfix‑Benachrichtigungen per E‑Mail antworten, sorgt diese Option dafür, dass mit einer Aufgabe verknüpfte Auftraggeber/innen die Planfix‑Nachrichten, die Sie an Ihre Kolleg/innen richten, nicht sehen.
Sie können diese Option in folgendem Szenario verwenden:
- Sie erhalten eine Benachrichtigung von Planfix über eine neue Aufgabe oder einen Kommentar.
- Wenn Sie Ihre Antwort an Ihre Kolleg/innen senden möchten, stellen Sie beim Antworten einfach sicher, dass der Name des Auftraggebers/der Auftraggeberin nicht im "An"-Feld der E‑Mail aufgeführt ist. So nutzen Sie E‑Mail wie gewohnt.
- Wenn Sie die E‑Mail sowohl an Ihre Kolleg/innen als auch an die Auftraggeber/innen senden müssen, fügen Sie die E‑Mail‑Adresse der Auftraggeber/innen in das "An"-Feld ein; sie erhalten Ihre Nachricht per E‑Mail und umgehen damit Planfix.
Bitte beachten Sie: wenn Sie diese Option aktivieren, aber Geben Sie die E‑Mail‑Adressen aller Empfänger in der E‑Mail an nicht aktivieren, werden Ihre Antworten nicht an externe Kontakte (Auftraggeber/innen usw.) gesendet, selbst wenn Sie auf eine Benachrichtigung antworten, die sie erhalten haben.
Alternative Verwendung
Diese Option ist auch dann hilfreich, wenn mehrere externe Kontakte, die in keiner Verbindung zueinander stehen, gleichzeitig an derselben Aufgabe arbeiten.
Zum Beispiel:
- Ein/e Auftraggeber/in sendet eine E‑Mail, die zu einer Planfix‑Aufgabe wird;
- Eine/e Mitarbeiter/in bearbeitet die Anfrage in der Aufgabe und bezieht einen weiteren externen Kontakt ein (z. B. eine/n Freelancer/in);
- Die Aktivierung der Option Do not send contacts notifications about actions added by other participants by email ist eine eindeutige Methode, um zu verhindern, dass E‑Mails eines Kontakts (z. B. eines Auftraggebers) direkt an einen anderen (z. B. einen Freelancer) gesendet werden.