Kontakten keine Benachrichtigungen per E‑Mail über von anderen Teilnehmern hinzugefügte Aktionen senden
Mit Planfix ist die Arbeit mit externen Kontakten, die den Dienst nicht nutzen, einer gewöhnlichen E-Mail-Unterhaltung sehr ähnlich:
- Alle an der Kommunikation beteiligten Teilnehmer/innen erhalten eine E-Mail, in der alle Empfänger/innen aufgeführt sind.
- Beim Antworten per E-Mail verwenden alle Empfänger/innen die Funktion „Allen antworten“, damit alle Teilnehmer/innen ihre Antwort erhalten.
Mit den Attributen „Kontakte nicht per E-Mail über Aktionen benachrichtigen, die von anderen Teilnehmern hinzugefügt wurden“ und Geben Sie die E‑Mail‑Adressen aller Empfänger in der E‑Mail an können Sie Planfix für diesen Anwendungsfall konfigurieren. Wenn Sie dieses Attribut aktivieren, werden E-Mails, die an eine Aufgabe gesendet werden (zum Beispiel, wenn jemand per E-Mail auf einen Aufgabenkommentar antwortet), zwar zur Aufgabe hinzugefügt, externe Kontakte werden darüber jedoch nicht benachrichtigt.
Regelmäßige Verwendung
Wenn Sie häufig per E-Mail auf Planfix-Benachrichtigungen antworten, sorgt dieses Attribut dafür, dass Kunden, die mit einer Aufgabe verknüpft sind, keine Planfix-Nachrichten sehen, die Sie an Ihre Kolleginnen und Kollegen gerichtet haben.
Sie können dieses Attribut in folgendem Szenario verwenden:
- Sie erhalten von Planfix eine Benachrichtigung über eine neue Aufgabe oder einen neuen Kommentar.
- Wenn Sie Ihre Antwort an Ihre Kolleginnen und Kollegen senden möchten, achten Sie beim Antworten darauf, dass der Name des Kunden nicht im Feld „An“ der E-Mail steht. So sind Sie es von der Verwendung von E-Mails gewohnt.
- Wenn Sie die E-Mail sowohl an Ihre Kolleginnen und Kollegen als auch an den Kunden senden möchten, fügen Sie die E-Mail-Adresse des Kunden in das Feld „An“ ein. Der Kunde erhält Ihre Nachricht dann per E-Mail, ohne dass sie über Planfix gesendet wird.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie dieses Attribut aktivieren, aber Geben Sie die E‑Mail‑Adressen aller Empfänger in der E‑Mail an nicht aktivieren, werden Ihre Antworten nicht an externe Kontakte (Kunden usw.) gesendet, selbst wenn Sie auf eine Benachrichtigung antworten, die diese erhalten haben.
Alternative Verwendung
Dieses Attribut ist auch hilfreich, wenn mehrere externe Kontakte, die in keiner Weise miteinander verbunden sind, gleichzeitig an derselben Aufgabe arbeiten.
Zum Beispiel:
- Ein Kunde sendet eine E-Mail, aus der eine Planfix-Aufgabe erstellt wird.
- Ein/e Mitarbeiter/in bearbeitet die Anfrage in der Aufgabe und bezieht eine weitere externe Kontaktperson ein (zum Beispiel eine freiberuflich tätige Person).
- Wenn Sie das Attribut Kontakte nicht per E-Mail über Aktionen benachrichtigen, die von anderen Teilnehmern hinzugefügt wurden aktivieren, verhindern Sie zuverlässig, dass E-Mails eines Kontakts (zum Beispiel eines Kunden) direkt an einen anderen Kontakt (zum Beispiel eine freiberuflich tätige Person) gesendet werden.