Externe Benutzer/innen

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Externe Benutzer werden in Planfix als Kontakte angelegt. Für Kontakte gibt es zwei Zugriffsarten:

  • Basic — eingeschränkter Zugriff über das Kunden-Dashboard.
  • Advanced — voller Zugriff auf Planfix mit bestimmten Einschränkungen im Vergleich zu einem Mitarbeiter.

Bitte beachten: Sie können per E‑Mail mit Kunden oder Freelancern in Planfix zusammenarbeiten, ohne ihnen Zugang zum System zu geben. Sie erhalten E‑Mails mit Ihren Kommentaren, und ihre Antworten auf diese E‑Mails werden in Aktionen in der Planfix‑Oberfläche umgewandelt. Ihnen steht außerdem automatisch ein Dashboard für Auftraggeber/innen zur Verfügung.

Wenn es für Sie bequemer ist, ihnen Zugang zum System zu geben, damit sie sich in Planfix anmelden und in der Weboberfläche arbeiten können, gehen Sie wie folgt vor:

  • Im Bereich Kontakte wählen Sie den benötigten Kontakt-Typ: Firma oder Kontakt (Einzelperson).
  • Handelt es sich um eine Firma, legen Sie zusätzlich einen Kontakt für diese Firma an. Dieser Kontakt ist die Person, die Advanced‑Zugang zu Planfix erhält. Technisch ist es möglich, einer Firma Zugang zu gewähren, aber eine Firma kann mehrere Kontakte haben. Deshalb ist es in der Regel ratsamer, den Zugang auf Kontakt‑Ebene zu erteilen.
  • Öffnen Sie die Kontaktkarte und klicken Sie auf Bearbeiten.
  • Der Block Einstellungen und Gastzugang zu Planfix enthält die Option Advanced Planfix access.
  • Aktivieren Sie diese Option, und der Kunde erhält eine Einladung mit einem Aktivierungslink.
Folgt der Kunde diesem Link, gelangt er zur Autorisierungsseite, wo er ein Passwort für den Zugang zu Planfix festlegen muss. Für die folgenden Anmeldungen gibt der externe Benutzer seine E‑Mail als Login auf der Konto‑Seite ein und verwendet das bei der ersten Autorisierung gesetzte Passwort.
Fällt das Passwort aus, kann es über den Link Passwort vergessen unter dem Autorisierungsformular auf der Konto‑Seite wiederhergestellt werden.
Hinweis: Externe Benutzer können ihren eigenen Login für die Autorisierung nicht selbst festlegen; diese Einstellung ist nur für Mitarbeiter verfügbar.

Externer Kontakt, der in Planfix arbeitet

  • Wenn der Kunde dem Link folgt und sein Konto erstellt, sieht er nur die Projekte, in denen seine Firma als Auftraggeber/in verlinkt ist, und die Projekte, die Aufgaben enthalten, bei denen er Zugriff hat. Stellen Sie sicher, dass dieser Auftraggeber mit dem richtigen Projekt verknüpft ist.
  • Wenn der Kunde keiner Aufgabe hinzugefügt ist, sieht er diese nicht in der Aufgabenliste des Projekts. Sie können den Kunden bei Bedarf zu bestimmten Aufgaben hinzufügen; der Kunde sieht dann Unterhaltungen und andere Aktionen in diesen Aufgaben.
  • Ist der Kunde (und seine Firma als Auftraggeber/in) an keinen Aufgaben oder Projekten beteiligt, wird beim Erstellen einer Aufgabe durch den Kunden kein Projekt angegeben. Ist er beteiligt und ist das Projekt nicht explizit in der Vorlage oder dem Filter festgelegt, fügt das System beim Erstellen der Aufgabe automatisch das zuerst verfügbare Projekt hinzu.

Dieses System ermöglicht es Ihnen, das Kommunikationsniveau mit Kunden nach Bedarf einzurichten:

  • Bei der traditionellen Vorgehensweise kommuniziert der Kunde nur mit dem Projektmanager, der auf Basis der Informationen des Kunden Aufgaben an Mitarbeiter stellt und die Durchführung überwacht.
  • Bei Kunden, die Sie gut kennen und denen Sie vertrauen, können Sie sie als Mit‑Zugewiesene oder Teilnehmer/innen in Projektaufgaben hinzufügen, sodass sie alles in diesen Aufgaben einsehen können.

Wichtig

Hilfreiche Informationen

Bitte beachten

Nur bestimmte Mitarbeiter können Kunden Planfix‑Zugang gewähren (Mitarbeiter/innen mit Administratorrechten und Mitarbeiter/innen, bei denen diese Option in ihrer Karte aktiviert ist):

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