Externe Benutzer/innen
Externe Nutzer/innen werden in Planfix als Kontakte angelegt. Die Kontakte haben zwei Zugriffsarten:
- Basic – eingeschränkter Zugriff über das Kunden-Dashboard.
- Advanced – voller Zugriff auf Planfix mit bestimmten Einschränkungen im Vergleich zu einer/m Mitarbeiter/in.
Bitte beachten: Sie können mit Auftraggeber/innen oder Freiberufler/innen in Planfix per E-Mail arbeiten, ohne ihnen Zugriff auf das System zu geben. Sie erhalten E-Mails mit Ihren Kommentaren, und ihre Antworten auf diese E-Mails werden in Planfix in Aktionen umgewandelt. Ihnen steht außerdem automatisch ein Dashboard zur Verfügung.
Wenn es für Sie bequemer ist, ihnen Zugriff auf das System zu geben, damit sie sich in Planfix einloggen und in der Weboberfläche arbeiten können, gehen Sie wie folgt vor:
- Im Bereich Kontakte wählen oder erstellen wir den benötigten Kontakt-Typ: Firma oder Kontakt (Einzelperson)
- Bei einer Firma legen wir zusätzlich einen Kontakt an. Dieser Kontakt ist die Person, die Advanced-Planfix-Zugriff erhalten wird.
Hinweis: Technisch ist es möglich, einer Firma Zugriff zu gewähren, aber eine Firma kann mehrere Kontakte haben. Deshalb ist es in der Regel empfehlenswerter, den Zugriff auf Ebene des Kontakts zu gewähren.
- Gehen Sie zur Kontaktkarte / Bearbeiten;
- Die letzte Zeile des Blocks Einstellungen und Gastzugriff auf Planfix enthält die Option "Access to Planfix"
- Aktivieren Sie diese Option, und der Auftraggeber/die Auftraggeberin erhält eine Einladung mit einem Aktivierungslink.
Wenn der Auftraggeber/die Auftraggeberin dem Link folgt und sein/ihr Konto erstellt, sieht er/sie nur die Projekte, bei denen seine/ihre Firma als Auftraggeber/in verknüpft ist, sowie die Projekte, die Aufgaben enthalten, auf die er/sie Zugriff hat. Stellen Sie sicher, dass dieser Auftraggeber/diese Auftraggeberin mit dem richtigen Projekt verknüpft ist.
In diesen Projekten weist der Auftraggeber/die Auftraggeberin Aufgaben dem Projektkundenmanager oder dessen/deren Aufsichtsperson zu. Stellen Sie sicher, dass der richtige Manager in der Projektkarte zugewiesen ist.
Wenn der Auftraggeber/die Auftraggeberin keiner Aufgabe hinzugefügt ist, werden diese in der Aufgabenliste des Projekts nicht angezeigt. Sie können den Auftraggeber/die Auftraggeberin bei Bedarf zu bestimmten Aufgaben hinzufügen; dann sieht er/sie Unterhaltungen und andere Aktionen in diesen Aufgaben.
Dieses System erlaubt es Ihnen, das Kommunikationsniveau mit Auftraggeber/innen so einzurichten, wie Sie es benötigen:
- mit dem traditionellen Ansatz kommuniziert der Auftraggeber/die Auftraggeberin nur mit dem Projektmanager, der auf Basis der Informationen des Auftraggebers Aufgaben für Mitarbeiter/innen erstellt und die Durchführung der Aufgaben überwacht
- für Auftraggeber/innen, die Sie gut kennen und denen Sie vertrauen, können Sie sie als Mit-Zugewiesene oder Teilnehmer/innen zu Projektaufgaben hinzufügen, sodass sie alles sehen können, was in diesen Aufgaben geschieht.
Wichtig
Es ist nicht ratsam, Auftraggeber/innen als Projekt- oder Aufgabenprüfer/innen (Auditor) zu setzen, da Prüfer/innen vollen Zugriff auf alle Aufgaben in einem Projekt haben und diese schließen oder löschen können.
Bitte beachten
Nur bestimmte Mitarbeiter/innen können Auftraggeber/innen Planfix-Zugriff gewähren (Mitarbeiter/innen mit Administratorrechten und Mitarbeiter/innen, bei denen diese Option in ihrer Karte aktiviert ist):
Hilfreiche Informationen
- Versteckte (private) Kommentare – versteckte Kommentare sind nützlich für Aufgaben, bei denen Auftraggeber/innen verknüpft sind
- Liste der Einschränkungen für externen Planfix-Zugriff
- Kunden-Dashboard
- Kontaktzugriff auf die Aufgaben ihres Unternehmens