E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen für Kontakte ohne Planfix-Zugriff
Planfix ermöglicht das Konfigurieren von Vorlagen für E-Mail-Benachrichtigungen, die von Planfix an die E-Mail-Adressen externer Kontakte gesendet werden. Dies gilt für externe Kontakte, die keinen Planfix-Zugang haben.
Es gibt fünf Arten von Benachrichtigungen:
Grundlegend
- Neue Aufgabe, die einem Kontakt zugewiesen wurde
- Neuer Kommentar, über den ein Kontakt benachrichtigt wurde
Zusätzlich, optional
- Aus einer eingehenden Mail eines externen Kontakts erstellte Aufgabe (Auto-Antwort)
- Aufgabe angenommen, die ein externer Kontakt besitzt
- Statusänderung einer Aufgabe, die ein externer Kontakt besitzt
Hinweis: Die zusätzlichen Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert.
Sie können zusätzliche Vorlagen für Benachrichtigungen zum Versenden von E-Mails mithilfe von scripts erstellen.
Erstellen von Vorlagen aus E-Mail-Benachrichtigungen
Vorlagen werden im Kontoverwaltung - E-Mail-Bereich erstellt:
In der Registerkarte Vorlagen für Benachrichtigungen können Sie eine neue E-Mail-Benachrichtigungsvorlage hinzufügen.
Standardmäßig werden Systemvorlagen in diesem Reiter nicht angezeigt, da sie nicht bearbeitet werden können:
Die Oberfläche zum Erstellen einer Vorlage öffnet sich, wenn Sie auf die Schaltfläche Neue Vorlage klicken:
Für eine neue E-Mail-Benachrichtigungsvorlage müssen Sie folgende Parameter festlegen:
- Name (kann manuell gesetzt oder mit Variablen aus der Liste befüllt werden):
- E-Mail-Betreff (standardmäßig wird der Aufgabenname verwendet):
- E-Mail-Inhalt (Sie können verschiedene Variablen in E-Mails anzeigen, die Sie in Planfix verwalten. Variablen werden in Vorlagen als Feldname in doppelte geschweifte Klammern dargestellt):
Eine vollständige Liste der Variablen ist verfügbar, wenn Sie dem Link im Referenzbereich folgen:
Das Anklicken des Links öffnet eine Auswahlliste der verfügbaren Felder:
Zusätzliche Informationen in E-Mails umfassen:
- Fügen Sie eine Signatur zu einer Vorlage hinzu
- Fügen Sie einen Link zum Dashboard hinzu
- Anhänge hinzufügen, wenn die Vorlage für Benachrichtigungen verwendet wird
Falls nötig, können Sie überflüssige Details und den Link zum Dashboard des Kunden deaktivieren. Übrig bleibt nur eine automatische Signatur, wodurch die Vorlage wie eine normale E-Mail aussieht:
HTML-Vorlagen
Sie können das HTML-Layout in die Vorlage einfügen, indem Sie es in den Quellcode einfügen:
Vorlagen für E-Mail-Benachrichtigungen verbinden
Um eine Vorlage im Abschnitt Benachrichtigungen für externe Kontakte zu verbinden, müssen Sie die Vorlage anstelle der Standardvorlage einstellen:
Vergessen Sie nicht, die drei zusätzlichen Benachrichtigungen zu aktivieren, wenn Sie sie verbinden: klicken Sie dazu auf das Häkchen neben der Vorlage:
Hinweis
Die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen für Kontakte mit Base-Zugang ist nur für kostenpflichtige und Premium-Konten verfügbar.