E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen für Kontakte ohne Planfix-Zugriff
Planfix ermöglicht es Ihnen, Vorlagen für E-Mail-Benachrichtigungen zu konfigurieren, die von Planfix an die E-Mail-Adressen externer Kontakte gesendet werden. Dies gilt für externe Kontakte, die keinen Planfix-Zugang haben.
Es gibt fünf Typen von Benachrichtigungen:
Grundlegend
- Neue Aufgabe, die einem Kontakt zugewiesen wurde
- Neuer Kommentar, über den der Kontakt benachrichtigt wurde
Zusätzlich, optional
- Aufgabe, die aus einer eingehenden E-Mail eines externen Kontakts erstellt wurde (Auto-Antwort)
- Aufgabe angenommen, die einem externen Kontakt gehört
- Statusänderung einer Aufgabe, die einem externen Kontakt gehört
Hinweis: Die zusätzlichen Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert.
Sie können zusätzliche Benachrichtigungsvorlagen zum Versenden von E-Mails erstellen mit scripts.
Erstellen von Vorlagen aus E-Mail-Benachrichtigungen
Vorlagen werden im Accountverwaltung - E-Mail-Bereich erstellt:
In der Registerkarte "Benachrichtigungsvorlagen" können Sie eine neue E-Mail-Benachrichtigungsvorlage hinzufügen.
Standardmäßig werden in dieser Registerkarte Systemvorlagen nicht angezeigt, da sie nicht bearbeitet werden können:
Die Oberfläche zum Erstellen einer Vorlage öffnet sich, wenn Sie auf die Schaltfläche "Neue Vorlage" klicken:
Sie müssen für eine neue E-Mail-Benachrichtigungsvorlage die folgenden Parameter festlegen:
- Name (kann manuell gesetzt werden oder unter Verwendung von Variablen aus der Liste):
- E-Mail-Betreff (standardmäßig wird der Aufgabenname verwendet):
- E-Mail-Text (Sie können verschiedene Variablen in E-Mails anzeigen, die Sie in Planfix verwalten. Variablen werden in Vorlagen als Feldname in doppelten geschweiften Klammern dargestellt):
Eine vollständige Liste der Variablen ist verfügbar, wenn Sie dem Link im Referenzbereich folgen:
Durch Klick auf den Link öffnet sich eine Auswahlliste der verfügbaren Felder:
Zusätzliche Informationen in E-Mails umfassen Folgendes:
- Fügen Sie eine Signatur zu einer Vorlage hinzu
- Fügen Sie einen Link zu Dashboard für Auftraggeber/innen hinzu
- Hinzufügen angehängter Dateien bei Verwendung der Vorlage für Benachrichtigungen
Falls erforderlich, können Sie unnötige Details und den Link zum Kunden Dashboard für Auftraggeber/innen deaktivieren. Es bleibt Ihnen nur eine automatische Signatur, wodurch die Vorlage wie eine normale E-Mail aussieht:
HTML-Vorlagen
Sie können das HTML-Layout in der Vorlage verwenden, indem Sie es in den Quellcode einfügen:
Verbinden von E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen
Um eine Vorlage im Bereich Benachrichtigungen für externe Kontakte zu verbinden, müssen Sie die Vorlage anstelle der Standardvorlage einstellen:
Vergessen Sie nicht, die drei zusätzlichen Benachrichtigungen zu aktivieren, wenn Sie sie verbinden: Dazu klicken Sie auf das Häkchen neben der Vorlage:
Hinweis
Die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen für Kontakte mit Base-Zugang ist nur für kostenpflichtige und Premium-Konten verfügbar.