E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen für Kontakte ohne Planfix-Zugriff
Planfix ermöglicht das Konfigurieren von Vorlagen für E-Mail-Benachrichtigungen, die von Planfix an E-Mail-Adressen externer Kontakte gesendet werden. Dies gilt für externe Kontakte, die keinen Planfix-Zugang haben.
Es gibt fünf Arten von Benachrichtigungen:
Grundlegend
- Neue Aufgabe, die an einen Kontakt zugewiesen wurde
- Neuer Kommentar, über den ein Kontakt benachrichtigt wurde
Zusätzlich, optional
- Aus einer eingehenden E-Mail eines externen Kontakts erstellte Aufgabe (Auto-Antwort)
- Aufgabe angenommen, die ein externer Kontakt besitzt
- Statusänderung einer Aufgabe, die ein externer Kontakt besitzt
Bitte beachten: Die zusätzlichen Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert.
Sie können zusätzliche Benachrichtigungsvorlagen zum Versand von E-Mails erstellen mit Skripte.
Erstellen von Vorlagen aus E-Mail-Benachrichtigungen
Vorlagen werden im Abschnitt Kontoverwaltung - E-Mail erstellt:
Im Reiter Benachrichtigungsvorlagen können Sie eine neue E-Mail-Benachrichtigungsvorlage hinzufügen.
Standardmäßig werden in diesem Reiter Systemvorlagen nicht angezeigt, da sie nicht bearbeitet werden können:
Die Oberfläche zum Erstellen einer Vorlage öffnet sich, wenn Sie auf die Schaltfläche Neue Vorlage klicken:
Sie müssen für eine neue E-Mail-Benachrichtigungsvorlage die folgenden Parameter festlegen:
- Name (kann manuell gesetzt werden oder mit Variablen aus der Liste):
- E-Mail-Betreff (standardmäßig wird der Aufgabenname verwendet):
- E-Mail-Text (Sie können verschiedene Variablen in E-Mails einfügen, die Sie in Planfix verwalten. Variablen werden in Vorlagen als Feldname in doppelten geschweiften Klammern angezeigt):
Eine vollständige Liste der Variablen ist über den Link im Referenzbereich verfügbar:
Ein Klick auf den Link öffnet eine Dropdown-Liste der verfügbaren Felder:
Zusätzliche Informationen in E-Mails umfassen:
- Hinzufügen einer Signatur zu einer Vorlage
- Hinzufügen eines Links zu Dashboard für Auftraggeber/innen
- Anhänge hinzufügen bei Verwendung der Vorlage für Benachrichtigungen
Bei Bedarf können Sie unnötige Details und den Link zum KundenDashboard für Auftraggeber/innen deaktivieren. Übrig bleibt nur eine automatische Signatur, wodurch die Vorlage wie eine normale E-Mail wirkt:
HTML-Vorlagen
Sie können das HTML-Layout in der Vorlage verwenden, indem Sie es in den Quellcode einfügen:
Verbinden von E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen
Um eine Vorlage im Bereich Benachrichtigungen für externe Kontakte zu verbinden, müssen Sie die Vorlage anstelle der Standardvorlage einstellen:
Vergessen Sie nicht, die drei zusätzlichen Benachrichtigungen zu aktivieren, wenn Sie diese verbinden: dazu klicken Sie auf das Häkchen neben der Vorlage:
Bitte beachten
Die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen für Kontakte mit Base-Zugang ist nur für kostenpflichtige und Premium-Konten verfügbar.