E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen für Kontakte ohne Planfix-Zugriff
In Planfix können Sie Vorlagen für E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren, die von Planfix an die E-Mail-Adressen externer Kontakte gesendet werden. Dies gilt für externe Kontakte, die keinen Zugriff auf Planfix haben.
Es gibt fünf Arten von Benachrichtigungen:
Einfach
- Neue Aufgabe, die einem Kontakt zugewiesen wurde
- Neuer Kommentar, über den ein Kontakt benachrichtigt wurde
Zusätzlich, optional
- Aufgabe, die aus einer eingehenden E-Mail eines externen Kontakts erstellt wurde (automatische Antwort)
- Aufgabe, die von einem externen Kontakt angenommen wurde
- Statusänderung einer Aufgabe, die einem externen Kontakt zugewiesen ist
Bitte beachten Sie: Die zusätzlichen Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert.
Mit Skripte können Sie zusätzliche Benachrichtigungsvorlagen für den E-Mail-Versand erstellen.
Vorlagen für E-Mail-Benachrichtigungen erstellen
Vorlagen werden im Bereich Kontoverwaltung – E-Mail erstellt:
Auf der Registerkarte Benachrichtigungsvorlagen können Sie eine neue E-Mail-Benachrichtigungsvorlage hinzufügen.
Systemvorlagen werden auf dieser Registerkarte standardmäßig nicht angezeigt, da sie nicht bearbeitet werden können:
Die Oberfläche zum Erstellen einer Vorlage wird geöffnet, wenn Sie auf die Schaltfläche Neue Vorlage klicken:
Für eine neue E-Mail-Benachrichtigungsvorlage müssen Sie die folgenden Parameter festlegen:
- Name (kann manuell oder mithilfe von Variablen aus der Liste festgelegt werden):
- E-Mail-Betreff (standardmäßig wird der Aufgabenname verwendet):
- E-Mail-Text (in E-Mails können verschiedene Variablen angezeigt werden, die Sie in Planfix verwalten können. Variablen werden in Vorlagen als Feldname in doppelten geschweiften Klammern dargestellt):
Eine vollständige Liste der Variablen finden Sie über den Link im Referenzbereich:
Wenn Sie auf den Link klicken, wird eine Dropdown-Liste der verfügbaren Felder geöffnet:
E-Mails können zusätzlich folgende Informationen enthalten:
- Eine Signatur zur Vorlage hinzufügen
- Einen Link zu Dashboard für Auftraggeber/innen hinzufügen
- Dateien anhängen, wenn die Vorlage für Benachrichtigungen verwendet wird
Bei Bedarf können Sie unnötige Details und den Link zum Dashboard für Auftraggeber/innen des Kunden deaktivieren. So bleibt nur eine automatische Signatur übrig, wodurch die Vorlage wie eine normale E-Mail aussieht:
HTML-Vorlagen
Sie können ein HTML-Layout in der Vorlage verwenden, indem Sie es in den Quellcode einfügen:
E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen verbinden
Um im Bereich „Benachrichtigungen für externe Kontakte“ eine Vorlage zu verbinden, müssen Sie sie anstelle der Standardvorlage festlegen:
Denken Sie daran, beim Verbinden auch die drei zusätzlichen Benachrichtigungen zu aktivieren. Klicken Sie dazu auf das Häkchen neben der Vorlage:
Bitte beachten Sie
E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen für Kontakte mit Basiszugriff können nur in kostenpflichtigen und Premium-Konten konfiguriert werden.