Automatische Signatur in Benachrichtigungen

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Planfix ermöglicht das Hinzufügen einer Signatur zu Nachrichten, die an externe Kontakte adressiert sind. Es gibt vier Arten von Signaturen, die viele Anwendungsfälle abdecken:

Persönliche Signatur eines Mitarbeiters, einstellbar in seiner Karte

In der Mitarbeiterkarte befindet sich im Bearbeitungsmodus unter der aufklappbaren Gruppe E-Mail die Checkbox-Option Signatur zu Benachrichtigungen an externe Kontakte hinzufügen. Wenn Sie die Checkbox aktivieren, erscheint ein Textfeld, in das Sie Ihre übliche Signatur einfügen können:

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Diese Signatur wird in folgenden Fällen verwendet:

  • Wenn Benachrichtigungen an externe Kontakte aus der internen Planfix-E-Mail eines Mitarbeiters gesendet werden — also wenn keine externe E-Mail-Adresse verwendet wird.
  • Wenn Benachrichtigungen an externe Kontakte von einer externen E-Mail-Adresse (persönlich oder geschäftlich) gesendet werden, aber auf Adressenebene keine Signatur gesetzt ist (siehe unten).

Persönliche Signatur eines Mitarbeiters auf der Ebene externer E-Mail-Adressen

Planfix erlaubt Mitarbeitern, eine oder mehrere externe E-Mail-Adressen hinzuzufügen, die sie zum Versenden von E-Mails an externe Kontakte verwenden können, je nach Projekt oder anderen Bedingungen. Jede dieser E-Mail-Adressen kann eine eigene Signatur haben:

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Diese Signaturen werden nur verwendet, wenn von diesen E-Mail-Adressen aus Benachrichtigungen gesendet werden.

Gruppensignatur für Mitarbeiter, einstellbar auf Kontoebene

Manchmal müssen bestimmte Mitarbeiter eines Kontos mit Personen außerhalb von Planfix über eine einzige E-Mail-Adresse kommunizieren. Für diese Mitarbeiter wird eine allgemeine Signatur hinterlegt. Dieser Ansatz wird häufig bei der Organisation eines Support-Teams verwendet. Kunden arbeiten mit anonymen Technikern und sind nicht an einen bestimmten Mitarbeiter gebunden.

In diesem Fall, wenn Benachrichtigungen an externe Kontakte über eine Planfix-E-Mail-Adresse gesendet werden, kann die Signatur für diese E-Mails unter Kontoverwaltung / E-Mail / Ausgehende Nachrichten / Signatur in Benachrichtigungen festgelegt werden:

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  • Wenn Signaturen sowohl auf Kontoebene als auch in der Karte eines bestimmten Nutzers gesetzt sind, werden die Einstellungen auf Nutzerebene angewendet (erstes Szenario im Hilfebereich). Dadurch ist es möglich, für eine Gruppe von Mitarbeitern in einem Konto eine allgemeine Signatur zu verwenden (durch Setzen auf Kontoebene) und für eine andere Gruppe persönliche Signaturen zu nutzen (durch Setzen in den persönlichen Karten der Mitarbeiter).
  • Beachten Sie, dass eine auf Kontoebene konfigurierte Auto-Signatur einer E-Mail hinzugefügt wird, wenn in der E-Mail-Vorlage die Checkbox Signatur zu Benachrichtigungen an externe Kontakte hinzufügen ausgewählt ist.

Persönliche Signatur eines Mitarbeiters, einstellbar für jede seiner externen Adressen

Wenn, wie oben beschrieben, E-Mail-Benachrichtigungen von externen Firmen-E-Mail-Adressen gesendet werden sollen, können Sie die Signaturen in den Einstellungen für jede E-Mail-Adresse hinzufügen:

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Diese Signaturen werden nur verwendet, wenn von diesen E-Mail-Adressen aus Benachrichtigungen gesendet werden.

Bilder in Signaturen

Um ein Bild oder Logo in eine Signatur einzufügen, müssen Sie das Bild aus dem öffentlichen Bereich in einem neuen Browser-Tab öffnen und es im Bearbeitungsmodus in Ihre Signatur ziehen. Das Bild wird als Link auf die Drittanbieter-Ressource eingefügt, daher muss es ein öffentliches Bild sein.

Wichtig

  • Nur bezahlte und Premium-Konten können automatische Signaturen verwenden. Benutzer/innen mit dem Gratis-Plan können diese nicht nutzen.
  • Diese Funktionen stehen für neue Planfix-Konten während der Testzeiträume zur Verfügung, damit neue Nutzer/innen sie ausprobieren können. Wenn ein Konto nach dem Testzeitraum auf den Gratis-Plan umgestellt wird, werden E-Mails wieder ohne Signaturen versendet.

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