Einstellungen zur externen E-Mail-Adresse des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin
- Von der persönlichen (geschäftlichen) E-Mail-Adresse des Benutzers.
- Von einer gemeinsamen geschäftlichen E-Mail-Adresse, die mehrere oder alle Benutzer verwenden.
Planfix unterstützt beide Konfigurationen. Wenn die E-Mail-Kontoeinstellungen sowohl auf Unternehmensebene als auch für einzelne Mitarbeiter/innen festgelegt sind, haben die Einstellungen der Mitarbeiter/innen Vorrang. So können einige Mitarbeiter/innen ein gemeinsames Firmenpostfach verwenden (das auf Unternehmensebene eingerichtet wurde), während andere ihre persönlichen E-Mail-Adressen nutzen (die in ihren Profilen eingerichtet wurden).
- Hinweis: Der E-Mail-Server muss das POP3-Protokoll für die Verbindung unterstützen.
Diese Option wird verwendet, wenn E-Mails an externe Kontakte von persönlichen E-Mail-Adressen der Benutzer/innen gesendet werden sollen (einschließlich geschäftlicher E-Mail-Adressen).
Dies ist die häufigere Option, da sie der Arbeitsweise der meisten Unternehmen entspricht: Jede/r Mitarbeiter/in kommuniziert im eigenen Namen mit externen Kontakten. Wenn mehrere oder alle Mitarbeiter/innen über eine gemeinsame geschäftliche E-Mail-Adresse kommunizieren sollen, müssen Sie stattdessen die Einstellungen für externe E-Mail-Adressen des Unternehmens verwenden.
Die Einstellungen für persönliche E-Mail-Adressen von Mitarbeitern/innen finden Sie unter Kontoverwaltung / E-Mail / Ausgehende Nachrichten / Externe E-Mail-Adressen von Mitarbeitern:
Wenn Sie einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin auswählen, wird eine Liste der E-Mail-Adressen angezeigt, von denen aus die Person in Planfix E-Mails senden kann. Diese Liste ist standardmäßig leer. Sie können externe E-Mail-Adressen hinzufügen:
Wenn Sie auf die Schaltfläche Externe E-Mail-Adresse hinzufügen klicken, wird ein Fenster mit den Einstellungen des E-Mail-Kontos geöffnet. In diesem Fenster können Sie die Standardeinstellungen eines der gängigen E-Mail-Dienste auswählen oder Daten für einen anderen E-Mail-Server eingeben (einschließlich eines Firmen-E-Mail-Servers):
Zusätzlich zu den Angaben, die zum Senden von E-Mails über einen externen E-Mail-Server erforderlich sind, können Sie in diesem Fenster weitere Optionen auswählen. Sie können auch festlegen, für welche Projekte eine E-Mail-Adresse verwendet wird:
So können Sie mit einem Planfix-Konto für mehrere verschiedene Unternehmen oder Marken arbeiten. Sie können auswählen, welche E-Mail-Adresse zum Versand von E-Mails an Kunden für bestimmte Projekte verwendet wird.
Wichtig
- Sie müssen Ihre Einstellungen testen, indem Sie auf die Schaltfläche „Konto testen“ klicken. Wenn der Test nicht erfolgreich ist, können Sie Ihre Änderungen nicht speichern und Planfix kann keine Nachrichten an Auftraggeber/innen senden.
- Wenn für den von Ihnen verwendeten E-Mail-Dienst die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, müssen Sie möglicherweise einen zusätzlichen Verbindungsvorgang durchführen.
Weitere Informationen
Es gibt noch eine andere Möglichkeit, zu den Einstellungen für externe E-Mail-Adressen von Mitarbeitern/innen zu gelangen: über den Tab Externe E-Mail-Adressen von Mitarbeitern in der Benutzerkarte eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin:
Dieser Tab funktioniert genauso wie oben beschrieben.
Fehler beim Senden von E-Mails an Kunden ohne Planfix-Zugang
Wenn Sie den Versand von E-Mails über Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse aktiviert haben und eine Fehlermeldung erhalten, lesen Sie diese sorgfältig durch. In der Regel wird dieser Fehler von Ihrem Firmenserver zurückgegeben. Die Meldung enthält den Grund, warum die E-Mail nicht gesendet oder zugestellt wurde. Die häufigsten Gründe sind auf einer separaten Seite aufgeführt.