Einstellungen zur externen E-Mail-Adresse des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin
- Von der persönlichen (Firmen-)E-Mail-Adresse des Nutzers.
- Von einer gemeinsamen Unternehmens-E-Mail-Adresse, die von mehreren (oder allen) Nutzern verwendet wird.
Planfix unterstützt beide Konfigurationen. Wenn die E-Mail-Kontoeinstellungen sowohl auf Unternehmensebene als auch auf individueller Mitarbeiterebene konfiguriert sind, haben die Einstellungen des Mitarbeiters Vorrang. So können einige Mitarbeitende ein gemeinsames Firmenpostfach (auf Unternehmensebene konfiguriert) nutzen, während andere ihre persönliche E-Mail-Adresse (im Profil konfiguriert) verwenden.
- Hinweis: Der E-Mail-Server muss das POP3-Protokoll für die Verbindung unterstützen.
Diese Option wird verwendet, wenn E-Mails an externe Kontakte von den persönlichen E-Mail-Adressen der Benutzer (einschließlich Firmenadressen) gesendet werden sollen.
Dies ist die gebräuchlichere Variante, da sie dem üblichen Vorgehen in den meisten Unternehmen entspricht, bei dem jeder Mitarbeitende mit externen Kontakten unter eigenem Namen kommuniziert. Wenn mehrere (oder alle) Ihrer Mitarbeitenden von einer gemeinsamen Unternehmens-E-Mail-Adresse kommunizieren sollen, müssen Sie stattdessen die Einstellungen für externe Unternehmens-E-Mail-Adressen verwenden.
Die persönlichen E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden finden Sie unter Account management / Email / Outgoing messages / Employee external email addresses:
Wenn Sie einen Mitarbeiter auswählen, sehen Sie eine Liste von E-Mail-Adressen, von denen aus er in Planfix E-Mails versenden kann. Standardmäßig ist diese Liste leer. Sie können externe E-Mail-Adressen hinzufügen:
Wenn Sie auf die Schaltfläche Add external email address klicken, öffnet sich ein Fenster mit den Einstellungen des E-Mail-Kontos. In diesem Fenster können Sie die Voreinstellungen eines der gängigen Maildienste auswählen oder Daten für einen anderen E-Mail-Server (einschließlich eines Firmen-Mailservers) eingeben:
Neben den Angaben, die zum Versenden von E-Mails über einen externen E-Mail-Server erforderlich sind, können Sie in diesem Fenster auch zusätzliche Optionen auswählen. Sie können außerdem Projekte angeben, für die eine E-Mail-Adresse verwendet wird:
Dieser Ansatz ermöglicht es, ein Planfix-Konto so zu nutzen, dass es für mehrere unterschiedliche Firmen oder Marken arbeitet. Sie können festlegen, welche E-Mail-Adresse für die Kommunikation mit Kunden in bestimmten Projekten verwendet wird.
Wichtig
- Sie müssen Ihre Einstellungen mit der Schaltfläche Test account testen. Wenn der Test nicht erfolgreich ist, können Sie die Änderungen nicht speichern und Planfix kann keine Nachrichten an Auftraggeber/innen senden.
- Wenn in dem von Ihnen verwendeten E-Mail-Dienst die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, müssen Sie möglicherweise einen zusätzlichen Verbindungsprozess durchlaufen.
Zusätzliche Informationen
Es gibt eine alternative Möglichkeit, zu den Einstellungen für die externen E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden zu gelangen — den Reiter Employee external email addresses in der Benutzerkarte eines Mitarbeiters:
Dieser Reiter funktioniert genauso wie oben beschrieben.
Fehler beim Senden von E-Mails an Kunden ohne Planfix-Zugang
Wenn Sie das Senden von E-Mails von Ihrer Unternehmens-E-Mail-Adresse aktiviert haben und eine Fehlermeldung erhalten, lesen Sie die Meldung sorgfältig. In der Regel gibt Ihr Unternehmensserver diese Fehlermeldung zurück, und die Nachricht enthält den Grund, warum die E-Mail nicht gesendet oder zugestellt wurde. Die häufigsten Gründe sind auf einer separaten Seite beschrieben.