Einstellungen für die externe E‑Mail‑Adresse des Unternehmens
- Von der persönlichen (Firmen-)E-Mail-Adresse des Benutzers.
- Von einer gemeinsamen Firmen-E-Mail-Adresse, die mehrere (oder alle) Benutzer verwenden.
Planfix unterstützt beide Konfigurationen. Wenn die E-Mail-Kontoeinstellungen sowohl auf Firmenebene als auch auf Ebene einzelner Mitarbeiter konfiguriert sind, haben die Einstellungen des Mitarbeiters Vorrang. So können einige Mitarbeiter ein gemeinsames Firmenpostfach verwenden (auf Firmenebene konfiguriert), während andere ihre persönliche E-Mail-Adresse verwenden (in ihrem Profil konfiguriert).
- Hinweis: Der E-Mail-Server muss das POP3-Protokoll für die Verbindung unterstützen.
Diese Option wird verwendet, wenn E-Mails an externe Kontakte von einer Firmen-E-Mail-Adresse gesendet werden sollen, die von mehreren (oder allen) Mitarbeitern geteilt wird. Dieser Ansatz wird am häufigsten von Support-Teams verwendet, bei denen Teammitglieder anonym agieren und im Namen der Organisation mit Kunden kommunizieren.
Wenn jeder Mitarbeiter mit externen Kontakten von seiner eigenen persönlichen E-Mail-Adresse (einschließlich persönlicher Firmen-E-Mail-Adressen) aus kommunizieren soll, müssen Sie stattdessen die Einstellungen für externe E-Mail-Adressen von Mitarbeitern verwenden.
Einstellungen für externe Firmen-E-Mail-Adressen finden Sie unter Account management / Email / Outgoing messages / Company external email addresses:
Wenn Sie diese Option wählen, sehen Sie eine Liste von E-Mail-Adressen, von denen aus die Firma Nachrichten über Planfix senden kann. Standardmäßig ist diese Liste leer. Sie können externe E-Mail-Adressen hinzufügen:
Wenn Sie auf die Schaltfläche Externe E-Mail-Adresse hinzufügen klicken, öffnet sich ein Fenster mit den Einstellungen für das E-Mail-Konto. In diesem Fenster können Sie die Standardeinstellungen eines der gängigen Maildienste auswählen oder Daten für einen anderen E-Mail-Server (einschließlich eines Firmen-E-Mail-Servers) eingeben:
Zusätzlich zum Hinzufügen der zum Senden von E-Mails von einem externen E-Mail-Server erforderlichen Daten können Sie in diesem Fenster auch zusätzliche Optionen auswählen.
Beispielsweise können Sie den Zugriff auf von Ihnen erstellte E-Mail-Adressen einschränken, indem Sie den Zugriff nur bestimmten Mitarbeitern oder Gruppen gewähren:
Wichtig
- Sie müssen Ihre Einstellungen testen, indem Sie auf die Schaltfläche Konto testen klicken. Wenn der Test nicht erfolgreich ist, können Sie Ihre Änderungen nicht speichern und Planfix kann keine Nachrichten an Auftraggeber/innen senden.
- Wenn in dem von Ihnen verwendeten E-Mail-Dienst die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, müssen Sie möglicherweise einen zusätzlichen Verbindungsprozess durchlaufen.
Verwendung externer Firmen-E-Mail-Adressen
Sie können in Ihren Einstellungen für Firmen-E-Mail-Adressen Projekte angeben, für die eine bestimmte E-Mail-Adresse verwendet werden soll:
Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, als mehrere Firmen/Marken aus einem Account zu arbeiten und die Adresse auszuwählen, von der E-Mails an Kunden für bestimmte Projekte gesendet werden. E-Mail-Adressen sind in anderen Projekten nicht verfügbar, um menschliche Fehler auszuschließen.
Wenn Sie für eine E-Mail-Adresse kein Projekt angeben, steht die E-Mail-Adresse in allen Projekten zur Verfügung. Sie können die Adresse, von der eine E-Mail an einen externen Kontakt gesendet werden soll, durch Hinzufügen einer Aktion auswählen.
Tipp: Fügen Sie mindestens eine Firmen-E-Mail-Adresse hinzu, die nicht an ein bestimmtes Projekt gebunden ist. Dadurch wird sichergestellt, dass E-Mails an externe Kontakte, die von Planfix gesendet werden, diese Adresse verwenden, falls die Arbeit sich auf Projekte bezieht, für die keine dedizierte E-Mail-Adresse vorhanden ist, oder auf Aufgaben, die keinem Projekt zugeordnet sind.
Fehler beim Versand von E-Mails an Kunden ohne Planfix-Zugang
Wenn Sie das Senden von E-Mails von Ihrer Firmen-E-Mail-Adresse aktiviert haben und eine Fehlermeldung erhalten, lesen Sie die Meldung sorgfältig. In der Regel gibt Ihr Firmenserver diese Fehlermeldung zurück, und die Nachricht enthält den Grund, warum die E-Mail nicht gesendet oder zugestellt wurde. Die häufigsten Gründe sind auf einer separaten Seite beschrieben.