Einstellungen für die externe E‑Mail‑Adresse des Unternehmens
- Von der persönlichen (geschäftlichen) E-Mail-Adresse des Benutzers.
- Von einer gemeinsamen geschäftlichen E-Mail-Adresse, die mehrere oder alle Benutzer verwenden.
Planfix unterstützt beide Konfigurationen. Wenn die E-Mail-Kontoeinstellungen sowohl auf Unternehmensebene als auch für einzelne Mitarbeiter/innen konfiguriert sind, haben die Einstellungen der Mitarbeiter/innen Vorrang. So können einige Mitarbeiter/innen ein gemeinsames Unternehmenspostfach verwenden (konfiguriert auf Unternehmensebene), während andere ihre persönlichen E-Mail-Adressen nutzen (konfiguriert in ihren Profilen).
- Hinweis: Der E-Mail-Server muss das POP3-Protokoll für die Verbindung unterstützen.
Diese Option wird verwendet, wenn E-Mails an externe Kontakte von einer einzigen geschäftlichen E-Mail-Adresse des Unternehmens gesendet werden sollen, die mehrere oder alle Mitarbeiter/innen gemeinsam nutzen. Dieser Ansatz wird am häufigsten von Supportteams verwendet, deren Teammitglieder anonym auftreten und im Namen des Unternehmens mit Kunden kommunizieren.
Wenn jede/r Mitarbeiter/in mit externen Kontakten über die eigene persönliche E-Mail-Adresse kommunizieren soll (einschließlich persönlicher geschäftlicher E-Mail-Adressen), müssen Sie stattdessen die Einstellungen für externe E-Mail-Adressen von Mitarbeitern/innen verwenden.
Die Einstellungen für externe E-Mail-Adressen des Unternehmens finden Sie unter Kontoverwaltung / E-Mail / Ausgehende Nachrichten / Externe E-Mail-Adressen des Unternehmens:
Wenn Sie diese Option auswählen, wird eine Liste der E-Mail-Adressen angezeigt, über die das Unternehmen Nachrichten aus Planfix senden kann. Diese Liste ist standardmäßig leer. Sie können externe E-Mail-Adressen hinzufügen:
Wenn Sie auf die Schaltfläche Externe E-Mail-Adresse hinzufügen klicken, wird ein Fenster mit den Einstellungen des E-Mail-Kontos geöffnet. In diesem Fenster können Sie die Standardeinstellungen eines der gängigen E-Mail-Dienste auswählen oder die Daten für einen anderen E-Mail-Server eingeben (einschließlich eines Unternehmens-Mailservers):
Zusätzlich zu den Angaben, die zum Senden von E-Mails über einen externen E-Mail-Server erforderlich sind, können Sie in diesem Fenster auch weitere Optionen auswählen.
Sie können beispielsweise den Zugriff auf erstellte E-Mail-Adressen einschränken, indem Sie nur ausgewählten Mitarbeitern/innen oder Gruppen Zugriff gewähren:
Wichtig
- Sie müssen Ihre Einstellungen testen, indem Sie auf die Schaltfläche Konto testen klicken. Wenn der Test nicht erfolgreich ist, können Sie Ihre Änderungen nicht speichern und Planfix kann keine Nachrichten an Auftraggeber/innen senden.
- Wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung für den verwendeten E-Mail-Dienst aktiviert ist, müssen Sie möglicherweise einen zusätzlichen Verbindungsvorgang durchführen.
Externe E-Mail-Adressen des Unternehmens verwenden
In den Einstellungen für geschäftliche E-Mail-Adressen können Sie festlegen, für welche Projekte eine bestimmte E-Mail-Adresse verwendet werden soll:
So können Sie über ein einziges Konto als mehrere Unternehmen oder Marken arbeiten und für bestimmte Projekte auswählen, von welcher Adresse E-Mails an Kunden gesendet werden. Die E-Mail-Adressen sind in anderen Projekten nicht verfügbar, wodurch menschliche Fehler vermieden werden.
Wenn Sie für eine E-Mail-Adresse kein Projekt festlegen, ist sie in allen Projekten verfügbar. Sie können die Adresse, von der eine E-Mail an einen externen Kontakt gesendet werden soll, beim Hinzufügen einer Aktion auswählen.
Tipp: Sie sollten mindestens eine geschäftliche E-Mail-Adresse des Unternehmens hinzufügen, die keinem bestimmten Projekt zugeordnet ist. So wird sichergestellt, dass E-Mails an externe Kontakte, die aus Planfix gesendet werden, diese Adresse verwenden, wenn die Arbeit Projekte ohne eigene E-Mail-Adresse oder Aufgaben betrifft, die keinem Projekt zugeordnet sind.
Fehler beim Senden von E-Mails an Kunden ohne Planfix-Zugang
Wenn Sie das Senden von E-Mails über die geschäftliche E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens aktiviert haben und eine Fehlermeldung erhalten, lesen Sie diese sorgfältig durch. Der Fehler wird in der Regel von Ihrem Unternehmensserver zurückgegeben, und die Nachricht enthält den Grund, warum die E-Mail nicht gesendet oder zugestellt wurde. Die häufigsten Gründe sind auf einer separaten Seite aufgeführt.