E-Mails von externen Mailboxen senden
Planfix kann E-Mail-Benachrichtigungen von externen E-Mail-Adressen senden. Sie können diese E-Mails auf Benutzerebene (von der externen E-Mail-Adresse einer/m Mitarbeiter/in) oder auf Kontoebene (von der externen E-Mail-Adresse eines Unternehmens) konfigurieren.
Diese Funktion wird am häufigsten verwendet, um das Szenario zu erstellen, bei dem Ihre Kund/innen, Partner/innen und/oder Auftragnehmer/innen E-Mails von Unternehmens- oder persönlichen E-Mail-Adressen erhalten, wie sie es gewohnt sind, während Sie alle Ihre Arbeit in Planfix erledigen.
Konfiguration externer E-Mail-Adressen
Die Konfiguration kann unter Account Management / Email / Outgoing messages vorgenommen werden. Detaillierte Anleitungen zur Konfiguration von E-Mails für Mitarbeiter/innen und Unternehmen finden Sie hier:
- Einstellungen zur externen E-Mail-Adresse des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin
- Einstellungen für die externe E‑Mail‑Adresse des Unternehmens
- Speichern in „Gesendet“ beim Senden von E‑Mails aus einem externen Postfach
- Aktivieren einer externen E‑Mail‑Adresse bei Verwendung der Zwei-Faktor-Authentifizierung
Verwendung mehrerer externer E-Mail-Adressen
- Wenn Sie ein Projekt (oder mehrere Projekte) in den Einstellungen einer unternehmensweiten externen E-Mail-Adresse hinzufügen, gewährleisten Sie die automatische Kommunikation mit externen Kontakten von dieser E-Mail-Adresse aus für jede Aufgabe in einem der aufgeführten Projekte:
- Angenommen, eine/r Mitarbeiter/in hat Zugriff auf mehrere E-Mail-Adressen (persönliche oder geschäftliche Adressen) und diese Adressen sind im Projekt verfügbar, an dem die/der Mitarbeiter/in arbeitet. Wenn in Planfix ein Kommentar hinzugefügt wird, über den ein externer Kontakt benachrichtigt werden soll, kann die/der Mitarbeiter/in die Adresse auswählen, von der die Benachrichtigung gesendet wird:
- Damit eine/r Mitarbeiter/in mit Zugriff auf mehrere E-Mail-Adressen auswählen kann, welche Adresse beim Senden einer Benachrichtigung über eine neu erstellte Aufgabe (oder E-Mail) an einen externen Kontakt verwendet werden soll, muss die zur Erstellung dieser E-Mail verwendete Vorlage das Systemfeld External email address enthalten. Fehlt das Feld, müssen Sie die Vorlage bearbeiten und das Feld in eines der Felder einfügen:
Wichtig
- Wenn ein E-Mail-Konto sowohl auf Kontoebene als auch auf Benutzerebene konfiguriert ist, werden die Einstellungen auf Benutzerebene angewendet. Dadurch ist es möglich, für eine Gruppe von Mitarbeiter/innen im Konto ein allgemeines Postfach zu verwenden (durch Einstellung auf Kontoebene) und für eine andere Gruppe persönliche E-Mail-Adressen zu nutzen (durch Einstellung in den persönlichen Karten der Mitarbeiter/innen).
- Nur kostenpflichtige und Premium-Konten können E-Mails aus externen Postfächern senden. Nutzer/innen mit kostenlosen Plänen können diese Funktion nicht nutzen. Ihre E-Mails werden von internen E-Mail-Adressen in Planfix gesendet.
- Diese Funktionen stehen für neue Planfix-Konten während der Testphase zur Verfügung, damit neue Nutzer/innen sie testen können. Wenn ein Konto nach der Testphase auf einen kostenlosen Plan umstellt, werden E-Mails wieder von internen E-Mail-Adressen in Planfix gesendet.
- Die Einstellungen betreffen nur ausgehende Nachrichten. Eingehende Nachrichten sollten an eine interne Planfix-E-Mail-Adresse umgeleitet werden.
- Wir empfehlen, mindestens eine Unternehmensadresse hinzuzufügen, die nicht an ein bestimmtes Projekt gebunden ist, damit E-Mails an externe Planfix-Kontakte von dieser Adresse gesendet werden, wenn Sie an Projekten ohne definierte Absenderadresse oder an Aufgaben ohne Projekt arbeiten.
E-Mails landen beim Kunden im Spam
- Wenn Sie E-Mails über Ihren Server senden, muss der Server die von populären Mail-Servern geforderten Voraussetzungen erfüllen, damit der Empfänger sie nicht als Spam einstuft. Planfix hat darauf keinen Einfluss.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Server über folgendes verfügt: einen SPF-Eintrag und eine DKIM-Signatur.
Sie können dies mit dem Tool von Google überprüfen (vorzugsweise, wenn Google das Postfach bereitstellt): Google CheckMX Tool.
Oder ähnliche Dienste, zum Beispiel ActiveCampaign DKIM SPF Check.
- Wenn der Server bereits für Mailings verwendet wird, registrieren Sie sich bei postmaster.google.com, um die Zustellbarkeit und Reputation Ihrer Domain zu prüfen. Wenn es Probleme und viele Beschwerden gibt, abonnieren Sie FBL (Feedback Loop), um die Beschwerden einsehen zu können.
Verwendung von Transactional-Email-Services
- Sie können Transactional-Email-Services verwenden, die per SMTP API bereitgestellt werden. Beispiele für Dienste: