E-Mails von externen Mailboxen senden
Aus Planfix
Planfix kann E-Mail-Benachrichtigungen von externen E-Mail-Adressen versenden. Sie können diese E-Mails auf Benutzerebene (aus der externen E-Mail-Adresse einer/s Mitarbeiter/in) oder auf Kontoebene (aus der externen E-Mail-Adresse eines Unternehmens) konfigurieren.
Diese Funktion wird am häufigsten verwendet, damit Ihre Kunden, Partner und/oder Auftragnehmer E-Mails von Firmen- oder persönlichen E-Mail-Adressen erhalten, wie sie es gewohnt sind, während Sie alle Arbeiten in Planfix erledigen.
Konfigurieren externer E-Mail-Adressen
Die Konfiguration kann unter Accountverwaltung / E-Mail / Ausgehende Nachrichten vorgenommen werden. Detaillierte Anleitungen zur Konfiguration von E-Mails für Mitarbeiter/innen und Unternehmen finden Sie hier:
- Einstellungen zur externen E-Mail-Adresse des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin
- Einstellungen für die externe E‑Mail‑Adresse des Unternehmens
- Speichern in „Gesendet“ beim Senden von E‑Mails aus einem externen Postfach
- Aktivieren einer externen E‑Mail‑Adresse bei Verwendung der Zwei-Faktor-Authentifizierung
Verwendung mehrerer externer E-Mail-Adressen
- Wenn Sie in den Einstellungen einer unternehmensbezogenen externen E-Mail-Adresse ein Projekt (oder mehrere Projekte) hinzufügen, stellen Sie damit die automatische Kommunikation mit externen Kontakten von dieser Adresse aus sicher — für jede Aufgabe in einem der aufgeführten Projekte.
- Angenommen, eine/r Mitarbeiter/in hat Zugriff auf mehrere E-Mail-Adressen (persönliche oder geschäftliche) und diese Adressen sind im Projekt verfügbar, in dem die/der Mitarbeiter/in arbeitet. Wenn in Planfix ein Kommentar hinzugefügt wird, über den ein externer Kontakt benachrichtigt werden soll, kann die/der Mitarbeiter/in die Adresse auswählen, von der die Benachrichtigung gesendet wird:
- Damit eine/r Mitarbeiter/in mit Zugriff auf mehrere E-Mail-Adressen beim Senden einer Benachrichtigung über eine neu erstellte Aufgabe (oder E-Mail) an einen externen Kontakt auswählen kann, welche Adresse verwendet wird, muss die Vorlage, die zur Erstellung dieser E-Mail verwendet wird, das Systemfeld Externe E-Mail-Adresse enthalten. Fehlt dieses Feld, müssen Sie die Vorlage bearbeiten und das Feld zu einem der Felder hinzufügen:
Wichtig
- Wenn ein E-Mail-Konto sowohl auf Kontoebene als auch auf Benutzerebene konfiguriert ist, werden die Einstellungen auf Benutzerebene angewendet. Dadurch ist es möglich, für eine Gruppe von Mitarbeiter/innen ein allgemeines Postfach im Konto zu verwenden (durch Konfiguration auf Kontoebene) und für eine andere Gruppe persönliche E-Mail-Adressen zu nutzen (durch Konfiguration in den persönlichen Karten der Mitarbeiter/innen).
- Nur kostenpflichtige und Premium-Konten können E-Mails aus externen Postfächern senden. Nutzer/innen mit kostenlosen Plänen können diese Funktion nicht verwenden. Ihre E-Mails werden von Mitarbeiter-/innen- internen E-Mail-Adressen in Planfix gesendet.
- Diese Funktionen stehen neuen Planfix-Konten während der Testphase zur Verfügung, damit neue Nutzer/innen sie ausprobieren können. Wechselt ein Konto nach der Testphase auf einen kostenlosen Plan, werden E-Mails wieder von internen E-Mail-Adressen in Planfix gesendet.
- Die Einstellungen betreffen nur ausgehende Nachrichten. Eingehende Nachrichten sollten an eine interne Planfix-E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.
- Wir empfehlen, mindestens eine Unternehmensadresse hinzuzufügen, die nicht an ein bestimmtes Projekt gebunden ist, damit E-Mails an externe Planfix-Kontakte von dieser Adresse gesendet werden, falls Sie an Projekten ohne definierte Absenderadresse oder an Aufgaben ohne Projekt arbeiten.
E-Mails landen beim Kunden im Spam
- Wenn Sie E-Mails über Ihren Server versenden, muss der Server die Anforderungen gängiger Mailserver erfüllen, damit der Empfänger die Nachrichten nicht als Spam einstuft. Planfix hat keinen Einfluss auf diesen Aspekt.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Server über Folgendes verfügt: einen SPF-Eintrag und eine DKIM-Signatur.
Sie können dies mit dem Tool von Google prüfen (insbesondere wenn Google das Postfach bereitstellt): Google CheckMX Tool.
Oder mit ähnlichen Diensten, zum Beispiel ActiveCampaign DKIM SPF Check.
- Wenn der Server bereits für Mailings verwendet wird, registrieren Sie sich bei postmaster.google.com, um die Zustellbarkeit und Reputation Ihrer Domain zu prüfen. Gibt es Probleme und viele Beschwerden, abonnieren Sie FBL (Feedback Loop), um die Beschwerden einzusehen.
Verwendung von Transactional-Email-Diensten
- Sie können Transactional-Email-Dienste verwenden, die über SMTP API bereitgestellt werden. Beispiele für Dienste: