Odesílání e‑mailů z externích poštovních schránek
Planfix může odesílat e‑mailová upozornění z externích e‑mailových adres. Tyto e‑maily lze nakonfigurovat na úrovni uživatele (z externího e‑mailu zaměstnance) nebo na úrovni účtu (z externího e‑mailu společnosti).
Tato funkce se nejčastěji používá, když chcete, aby vaši zákazníci, partneři nebo dodavatelé dostávali e‑maily z firemních nebo osobních e‑mailových adres, na které jsou zvyklí, zatímco veškerou práci děláte v Planfixu.
Konfigurace externích e‑mailových adres
Konfigurace se provádí v Správa účtu / E‑mail / Odchozí zprávy. Podrobné návody na konfiguraci e‑mailů pro zaměstnance a pro společnost najdete zde:
- Nastavení externí e‑mailové adresy zaměstnance
- Nastavení externí e‑mailové adresy společnosti
- Ukládání do složky Odeslané při odesílání e‑mailů z externí poštovní schránky
- Aktivace externí e-mailové adresy při použití dvoufaktorového ověřování
Používání více externích e‑mailových adres
- Pokud do nastavení firemní externí e‑mailové adresy přidáte projekt(y), zajistíte automatickou komunikaci s externími kontakty z této adresy pro libovolný úkol v kterémkoli z uvedených projektů.
- Předpokládejme, že má zaměstnanec přístup k několika e‑mailovým adresám (osobním nebo pracovním) a tyto adresy jsou dostupné v projektu, na kterém zaměstnanec pracuje. Když v Planfixu přidáte komentář, o kterém má být informován externí kontakt, zaměstnanec si bude moci vybrat adresu, ze které se upozornění odešle:
- Aby zaměstnanec s přístupem k více e‑mailovým adresám mohl zvolit, kterou adresu použít při odeslání upozornění o nově vytvořeném úkolu (nebo e‑mailu) externímu kontaktu, musí šablona použitá pro vytvoření tohoto e‑mailu obsahovat systémové pole External email address. Pokud pole chybí, upravte šablonu a přidejte pole do některého z polí:
Důležité
- Pokud je e‑mailový účet nakonfigurován jak na úrovni účtu, tak na úrovni uživatele, budou použita nastavení na úrovni uživatele. To umožňuje používat obecnou schránku pro jednu skupinu zaměstnanců v účtu (nastavením na úrovni účtu) a osobní e‑maily pro jinou skupinu zaměstnanců (nastavením v osobních kartách zaměstnanců).
- Pouze placené a prémiové účty mohou odesílat e‑maily z externích schránek. Uživatelé s bezplatnými plány tuto funkci nemají k dispozici. Jejich e‑maily budou odesílány z interních e‑mailových adres zaměstnanců v Planfixu.
- Tyto funkce budou k dispozici pro nové účty Planfixu během zkušebního období, aby si je noví uživatelé mohli vyzkoušet. Pokud účet po zkušebním období přejde na bezplatný plán, budou e‑maily opět odesílány z interních e‑mailových adres v Planfixu.
- Nastavení ovlivňují pouze odchozí zprávy. Příchozí zprávy je třeba přesměrovat na interní e‑mailovou adresu Planfixu.
- Doporučujeme přidat alespoň jednu firemní adresu nesvázanou s konkrétním projektem, aby e‑maily směrem k externím kontaktům Planfixu byly odesílány z této adresy, pokud pracujete na projektech bez definované adresy pro odesílání zpráv nebo na úkolech bez projektu.
E‑maily končící ve spamu u zákazníka
- Pokud odesíláte e‑maily přes svůj server, musí server splňovat požadavky oblíbených e‑mailových poskytovatelů, aby příjemce e‑maily neoznačil jako spam. Na tento aspekt Planfix nemá vliv.
- Ujistěte se, že váš server má: SPF záznam a DKIM podpis.
Můžete to zkontrolovat pomocí nástroje Google (nejlépe pokud Google poskytuje poštovní schránku): Google CheckMX Tool.
Nebo podobné služby, například ActiveCampaign DKIM SPF Check.
- Pokud je server již používán pro hromadné odesílání pošty, zaregistrujte se na postmaster.google.com, abyste zkontrolovali doručitelnost a reputaci své domény. Pokud jsou problémy a mnoho stížností, přihlaste se do FBL (Feedback Loop), abyste viděli reklamace.
Používání transakčních e‑mailových služeb
- Můžete použít transakční e‑mailové služby poskytované přes SMTP API. Příklady služeb: