Nastavení externí e‑mailové adresy společnosti
- Z osobní (firemní) e-mailové adresy uživatele.
- Ze sdílené firemní e-mailové adresy, kterou používá několik (nebo všichni) uživatelů.
Planfix podporuje obě konfigurace. Pokud jsou nastavení e-mailového účtu nakonfigurována jak na úrovni společnosti, tak na úrovni jednotlivého zaměstnance, přednost mají nastavení zaměstnance. To umožňuje některým zaměstnancům používat sdílenou firemní schránku (konfigurovanou na úrovni společnosti), zatímco ostatní používají své osobní e-mailové adresy (konfigurované v jejich profilech).
- Poznámka: Pro připojení musí e-mailový server podporovat protokol POP3.
Tato volba se používá, když mají být e-maily určené externím kontaktům odesílány z jedné firemní e-mailové adresy, kterou sdílí několik (nebo všichni) zaměstnanci. Tento přístup se nejčastěji používá v podpůrných týmech, kde jsou členové týmu anonymní a komunikují se zákazníky jménem organizace.
Pokud potřebujete, aby každý zaměstnanec komunikoval s externími kontakty ze své vlastní osobní e-mailové adresy (včetně osobních firemních e-mailů), musíte místo toho použít employee external email address settings.
Nastavení firemní externí e-mailové adresy najdete v Správa účtu / E-mail / Odchozí zprávy / Company external email addresses:
Po zvolení této možnosti uvidíte seznam e-mailových adres, ze kterých může společnost odesílat zprávy z Planfixu. Ve výchozím nastavení je tento seznam prázdný. Můžete přidat externí e-mailové adresy:
Po kliknutí na tlačítko Přidat externí e-mailovou adresu se otevře okno s nastavením e-mailového účtu. V tomto okně můžete vybrat výchozí nastavení některé z populárních e-mailových služeb nebo zadat údaje pro jiný e-mailový server (včetně firemního e-mailového serveru):
Kromě zadání údajů potřebných k odesílání e-mailů z externího e-mailového serveru můžete v tomto okně také vybrat další možnosti.
Například můžete omezit přístup k vytvořeným e-mailovým adresám tím, že přidělíte přístup pouze vybraným zaměstnancům nebo skupinám:
Důležité
- Musíte otestovat svá nastavení kliknutím na Test account tlačítko. Pokud test není úspěšný, nemůžete změny uložit a Planfix nebude moci posílat zprávy protistranám.
- Pokud máte v e-mailové službě zapnuté dvoufázové ověření, může být potřeba projít additional connection process.
Používání firemních externích e-mailových adres
V nastavení firemních e-mailových adres můžete zadat projekty, pro které má být určité e-mailové adrese přiřazena:
Tento přístup umožňuje pracovat z jednoho účtu jako několik společností/značek a vybrat adresu, ze které budou klientům pro konkrétní projekty odesílány e-maily. E-mailové adresy nebudou dostupné v jiných projektech, aby se snížilo riziko lidské chyby.
Pokud pro e-mailovou adresu nezadáte projekt, bude adresa dostupná ve všech projektech. Z adresy, ze které bude odeslán e-mail externímu kontaktu, můžete vybírat přidáním akce.
Tip: Doporučujeme přidat alespoň jednu firemní e-mailovou adresu, která není vázána na konkrétní projekt. To zajistí, že e-maily externím kontaktům odesílané z Planfixu budou používat tuto adresu, pokud se práce týká projektů bez vyhrazené e-mailové adresy nebo úkolů nespojených s žádným projektem.
Chyba při odesílání e-mailů klientům bez přístupu do Planfixu
Pokud máte povoleno odesílání e-mailů z firemní e-mailové adresy a obdržíte chybovou zprávu, pečlivě si ji přečtěte. Obvykle tuto chybu vrací váš firemní server a zpráva obsahuje důvod, proč e-mail nebyl odeslán nebo doručen. Nejčastější důvody jsou uvedeny na separate page.