Як працювати швидше у картці завдання Planfix
Як працювати швидше у картці завдання Planfix — питання не про швидкість друку, а про те, де лежать потрібні дані. Картка завдання містить усю інформацію про завдання та стрічку дій по ньому, а решта деталей розкладена по панелях у правій частині, і назви панелей видно при наведенні курсора. Поки ви не знаєте, що на цих панелях, кожне уточнення перетворюється на запит колезі в чат — у відео на 1:46 показано чотири речі, які прискорюють роботу всередині завдання.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:07 — де в картці лежать підзавдання і як швидко додати нове;
- 0:29 — які звіти можна запустити просто із завдання;
- 0:56 — що зберігає журнал подій завдання і коли він потрібен;
- 1:12 — як увімкнути таймер і зафіксувати витрачений час.
Як прискорити роботу в завданні: покроково
Порядок той самий, що й у відео. Усі чотири можливості живуть на панелях додаткової інформації: перемикач панелей завжди в одному й тому ж місці — і в завданнях, і в проєктах, і в контактах, тому звичка працює на будь-якому об’єкті Planfix.
Крок 1. Відкрийте панель Підзавдання
Planfix підтримує вкладеність завдань, і кількість рівнів умовно не обмежена: вкладені завдання тут прийнято називати підзавданнями. На панелі Підзавдання видно їхній список, а нове створюється найшвидше так: введіть назву в спеціальний рядок — і воно вже в роботі. Кнопки операційної панелі дають створити підзавдання в повній формі або роздрукувати список, а якщо виділити хоча б одне, з’явиться кнопка «Змінити…» з масовими операціями. Швидкий фільтр відкривається кліком на заголовок панелі, а якщо розтягнути панель, у таблицю можна додати потрібні стовпці з реквізитами.
Два обмеження варто знати заздалегідь: у чеклісті завдання показується максимум 150 підзавдань, а якщо їх понад 1000, деревоподібний список може не відобразитися — тоді користуйтеся табличним виглядом. Терміни виконання підзавдання не можуть бути пізнішими за терміни надзавдання.
Крок 2. Запустіть звіт просто із завдання
На панелі Звіти зібрані звіти, які можна запустити по цьому завданню: наприклад, зведення по витраченому та оплаченому часу або діаграма розподілу часу між клієнтом і службою підтримки. Під час запуску система сама відфільтрує дані й покаже у звіті Planfix лише те, що стосується конкретного завдання, тому окремий фільтр будувати не потрібно. Список звітів на панелі задається в шаблоні завдання: відкрийте шаблон, виберіть праворуч панель Звіти й натисніть піктограму лампочки поруч із потрібним звітом — після цього він з’явиться в усіх завданнях, створених за цим шаблоном.
Крок 3. Перевірте історію на панелі Лог
Журнал подій із відео — це панель Лог, і вона складається з трьох розділів. У розділі «Події» відображаються всі дії та зміни завдання за весь час його існування: хто і коли підключався до завдання, додавав коментарі й файли, змінював статуси. Запис можна розгорнути до деталей або перейти з лога до самої дії; при цьому співробітник бачить лише ті дії, до яких має доступ. Розділ «Активність» доступний лише адміністраторам акаунта й показує, хто переглядав картку завдання і коли — ці дані зберігаються до 90 днів. Розділ «Технічний лог» бачать адміністратори й технічні адміністратори: у ньому видно перевірку відповідності умовам сценаріїв, дані живуть до 15 днів. У звичайній роботі лог не потрібен, але в спірній ситуації він за хвилину показує, хто, що і коли зробив.
Крок 4. Увімкніть таймер і зафіксуйте час
Для швидкого обліку відпрацьованого часу зручний вбудований таймер. Кожен співробітник вмикає його собі сам: картка співробітника — Налаштування — Особисті налаштування — Вбудований таймер; крім того, в акаунті має бути встановлена конфігурація «Облік робочого часу» з маркетплейсу Planfix. Далі відкрийте завдання й натисніть іконку годинника у правому верхньому куті. Коли зупините таймер, відкриється вікно додавання аналітики: перші три пункти змінити не можна, а далі вказують вид роботи й пишуть у коментарі, що саме зроблено. Збережена аналітика відображається в завданні нижче, а скинути таймер без фіксації можна окремою кнопкою. Однакові аналітики, додані протягом дня, об’єднуються в один запис, і час у них підсумовується, тому історія не захаращується. Таймер працює і в мобільному додатку.
Як це виглядає в роботі
Уявіть звичайне завдання від клієнта. Велику роботу ви одразу розбиваєте підзавданнями просто з панелі — не виходячи із завдання й не створюючи їх по одному через повну форму. Час на роботу не підраховуєте в кінці тижня з пам’яті, а вмикаєте таймер на початку й зупиняєте, коли закінчили, дописавши в аналітиці, що саме зробили. Коли клієнт запитує, скільки пішло на його запит, ви запускаєте звіт прямо із завдання. А якщо виникає питання, чому термін змінився, відповідь лежить у розділі «Події» панелі Лог, а не в чиїйсь пам’яті.
Кому це потрібно
- Виконавцям: підзавдання й таймер не вимагають виходити з картки завдання;
- Керівникам: звіт по завданню запускається в один клік, без побудови фільтрів;
- Службі підтримки: видно, скільки часу завдання було на стороні клієнта, а скільки — у роботі;
- Фінансам: витрачений і оплачений час зводяться у звіті, а не в окремій таблиці;
- Адміністраторам Planfix: список звітів на панелі Звіти задається в шаблоні завдання.
Часті запитання (FAQ)
Де в картці завдання дивитися підзавдання?
Для цього є окрема панель Підзавдання в правій частині картки: на ній видно список підзавдань, там же можна додати нове або відредагувати існуючі. Швидке створення працює через спеціальний рядок — достатньо ввести назву. Ще підзавдання можна вивести в чеклісті завдання, увімкнувши відповідне відображення.
Як увімкнути таймер у Planfix?
Кожен співробітник вмикає таймер собі сам: картка співробітника — Налаштування — Особисті налаштування — Вбудований таймер. Перед використанням в акаунті встановлюють конфігурацію «Облік робочого часу» з маркетплейсу Planfix. Після цього таймер запускається в завданні іконкою годинника у правому верхньому куті.
Що показує панель Лог у завданні?
Панель складається з трьох розділів. «Події» — усі дії та зміни завдання за весь час, причому співробітник бачить лише доступні йому дії. «Активність» — хто і коли переглядав картку, доступна адміністраторам акаунта, дані зберігаються до 90 днів. «Технічний лог» — перевірка умов сценаріїв, доступний адміністраторам і технічним адміністраторам, дані зберігаються до 15 днів.
Спробуйте на своєму завданні
Візьміть завдання, над яким працюєте зараз, і пройдіть чотири кроки з відео: розбийте роботу підзавданнями, увімкніть таймер, запустіть звіт і зазирніть у лог. Поруч буде корисно подивитися, як узагалі влаштована структура завдання в Planfix і що ще вміє система для управління завданнями. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і перевірте ці чотири можливості на власних завданнях.
