Як працювати із завданням у Planfix: картка завдання
Як працювати із завданням у Planfix — перше питання тих, хто щойно відкрив першу картку: статус, дати, опис, поля, чекліст і стрічка коментарів лежать поруч, і спершу це виглядає як надто багато кнопок. Насправді будова стала: основна інформація, вкладки з додатковими даними, стрічка дій і налаштування вигляду — саме так описує її довідка про картку завдання. У відео на 2:02 цю навігацію показано повністю: де змінювати статус і дати, як працювати з описом, полями та чеклістами й вести обговорення в коментарях.
Що ви дізнаєтеся з відео
- 0:05 — де в картці змінюють статус завдання;
- 0:13 — що тримають опис і поля завдання;
- 0:44 — як розбити роботу чеклістом;
- 1:04 — як вести обговорення в коментарях;
- 1:38 — календар і дати завдання;
- 1:52 — таблиця з іконками в картці.
Як працювати із завданням у Planfix: крок за кроком
Нижче — порядок, у якому картку бачить людина, яка відкрила завдання вперше. Кроки 1–5 повторюють послідовність із відео, а останній крок доповнено деталями з довідки.
Крок 1. Змініть статус завдання
Статус — найкоротша відповідь на питання «що із завданням зараз». Основних статусів чотири: Нова — завдання ще не прийняте виконавцем до роботи, В роботі — виконавець узяв його на себе, Виконана — виконавець вважає роботу зробленою, Завершена — постановник підтвердив результат. Якщо виконавець і постановник — одна людина, завдання одразу отримує статус В роботі: приймати його самому в себе немає сенсу. Поруч є додаткові статуси: Чернетка, Відхилена, Відкладена і Скасована; детальний розбір — у довідці про статуси завдань. За статусами завдання фільтрують, виводять у звіти й бачать у Планувальнику, а колір назви завдання залежить від статусу. Якщо стандартного набору для процесу бракує, статуси й кнопки налаштовують під себе — на цьому тримається життєвий цикл завдання.
Крок 2. Перевірте опис і поля завдання
Завдання — основна інформаційна одиниця Planfix: в ідеології системи воно буває і подією, і зустріччю, і обговоренням. Обов’язкових реквізитів лише два — автор і назва, решта опціональні, тому почати можна з мінімуму й дозаповнити картку згодом. Який набір полів бачить команда, задає тип завдання в налаштуваннях Об’єкта: там додають потрібні поля, перелік статусів життєвого циклу, автоматичні сценарії та додаткові кнопки. Користувацькі поля можна вивести прямо на панель з основною інформацією, і тоді найважливіше для процесу видно без переходів по вкладках.
Крок 3. Розбийте роботу чеклістом
Коли завдання складається з кількох дрібних справ, їх не варто тримати в описі текстом. Чекліст у завданні розбиває роботу на пункти або підзавдання, виконання яких відзначають одним кліком. В одному чеклісті може бути до 150 пунктів, пункти бувають багаторівневими, а в налаштуваннях акаунта є окрема логіка: відзначати пункти виконаними автоматично, коли завдання переводять у статуси Виконана і Завершена.
Крок 4. Ведіть обговорення в коментарях
Коментар — найпростіший вид дії в завданні. Щоб його додати, створіть новий коментар, напишіть текст, виберіть зі списку учасників завдання тих, кого треба повідомити, і натисніть Додати. Коментар стане частиною стрічки завдання, а вибрані учасники побачать повідомлення про нього в Хроніці. Виглядати стрічка може по-різному — це залежить від обраного виду відображення коментарів. Головне тут не оформлення, а те, що домовленість залишається поруч із роботою, а не в чаті, де її згодом ніхто не знайде.
Крок 5. Поставте дати й подивіться календар
Дати завдання змінюють у самій картці — для цього у відео відкривають календар. Коли завдань стає багато, зручніше дивитися на них усі разом: у Planfix для цього є календар завдань — список, у якому завдання показані за датами завершення, із синхронізацією із зовнішніми календарями. Так дати з окремої картки складаються в загальну картину тижня.
Крок 6. Знайдіть потрібну інформацію
Навігація потрібна не лише всередині картки. Найшвидший спосіб повернутися до завдання — пошук: введіть у рядок пошуку кілька слів із назви або вмісту, і механізм Planfix урахує морфологію, навіть якщо ви помилилися із закінченнями чи порядком слів. Точну фразу беруть у лапки, зайве відсікають мінус-словами. Поруч працюють інші шляхи: завдання проєкту видно в розділі Проєкти, вхідні та вихідні завдання — у розділі Завдання, те, над чим ви працювали сьогодні, — на вкладці Мої дії в розділі Коментарі, а розділ Нещодавно переглянуті об’єкти зберігає історію останніх 50 завдань і контактів.
Статуси, чекліст і коментарі в одній картці
У відео логіка проста: одна картка відповідає на всі питання про роботу. Виконавець відкриває завдання, бачить у статусі його поточний стан, читає опис і поля, щоб зрозуміти умови, відзначає зроблене в чеклісті, а питання до постановника задає коментарем — там же, не виходячи із завдання. Дати тримають роботу в межах тижня, а пошук повертає до завдання за кілька слів із назви. Нічого з цього не потребує попереднього налаштування: так картка працює одразу після створення завдання.
Кому це потрібно
- Новим співробітникам: картка читається однаково в будь-якому завданні, тому досить розібратися один раз;
- Виконавцям: статус, опис, поля й чекліст показують обсяг роботи без додаткових запитань;
- Керівникам: за статусами завдання видно в звітах і Планувальнику, без ручного опитування команди;
- Віддаленим командам: обговорення залишається в завданні, а не в чаті, який ніхто не перечитує;
- Адміністраторам Planfix: поля, статуси й кнопки картки налаштовуються на рівні об’єкта.
Часті запитання (FAQ)
Які статуси має завдання в Planfix?
Основних статусів чотири: «Нова», «В роботі», «Виконана» і «Завершена». Додатково є «Чернетка», «Відхилена», «Відкладена» і «Скасована». Якщо стандартного набору для процесу бракує, в акаунті додають власні статуси завдання.
Скільки пунктів можна додати в чекліст?
До чекліста можна додати не більше 150 пунктів. У налаштуваннях акаунта також можна керувати логікою автоматичної відмітки пунктів як виконаних, коли завдання переводять у статуси «Виконана» і «Завершена».
Як швидко знайти потрібне завдання?
Введіть у рядок пошуку кілька слів із назви або вмісту завдання: пошук розуміє морфологію й видасть результат навіть із неточними закінченнями. Точну фразу беруть у лапки, а зайве відсікають мінус-словами. Останні перегляди зберігає розділ «Нещодавно переглянуті об’єкти» — історія 50 завдань і контактів.
Спробуйте на своєму завданні
Щоб повторити все з відео, відкрийте будь-яке своє завдання і пройдіть картку згори вниз: перевірте статус, прочитайте опис і поля, додайте чекліст на найближчі кроки, а питання задайте коментарем. Поруч буде корисно подивитися, як розбити завдання на кроки чеклістом. Якщо Planfix ще не ваш робочий інструмент, створіть акаунт і перенесіть у завдання першу робочу домовленість.
