Podaj adresy e-mail wszystkich odbiorców w wiadomości e-mail
W Planfix praca z kontaktami, które nie korzystają z usługi, jest bardzo podobna do zwykłej korespondencji e-mailowej:
- Wszyscy uczestnicy komunikacji otrzymują e-mail, w którym wymienieni są wszyscy odbiorcy
- Odpowiadając przez e-mail, każdy odbiorca używa opcji odpowiedz wszystkim, dzięki czemu odpowiedź otrzymują wszyscy uczestnicy.
Atrybut Wymień adresy e-mail wszystkich odbiorców w wiadomości, wraz z atrybutem Nie wysyłaj kontaktom powiadomień o działaniach dodanych przez innych uczestników e-mailem, pomaga skonfigurować Planfix do pracy z e‑mailem w ten sposób. Aktywacja tego atrybutu powoduje, że jeśli przynajmniej jeden odbiorca jest konrahentem (zewnętrznym kontaktem), powiadomienia o zadaniach i akcjach będą wysyłane w jednej wspólnej wiadomości e‑mail. W takim wypadku w polu Do wiadomości znajdują się adresy e‑mail wszystkich odbiorców, zarówno kontrahentów, jak i pracowników.
Przy korzystaniu z tego ustawienia należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- E-maile powiadomień wysyłane są zgodnie z szablonem dla kontrahentów (zewnętrznych kontaktów). Jeśli w odbiorcach są również pracownicy, otrzymają oni wiadomość zgodnie z szablonem dla kontaktu, ponieważ wszyscy odbiorcy otrzymują jedną, jednolitą wiadomość.
- Wiadomości powiadomień wysyłane są na zewnętrzne adresy e‑mail pracowników podane w ich profilach i używane do powiadomień e‑mail. Te adresy także wyświetlane są na liście odbiorców i są widoczne dla klienta.
- Jeśli pracownik wyłączył powiadomienia e‑mail, w wiadomości zostanie wymieniony adres wskazany w dodatkowym ustawieniu dla pracowników, którzy wyłączyli powiadomienia e‑mail:
- Nie uwzględniony na liście odbiorców: Pracownik nie otrzyma powiadomień i jego adres nie zostanie wymieniony na liście odbiorców.
- Wskazano wewnętrzny adres e‑mail: Na liście odbiorców znajduje się wewnętrzny adres e‑mail powiadamianego pracownika.
- Wskazano zewnętrzny adres e‑mail: Na liście odbiorców znajduje się adres e‑mail z profilu powiadamianego pracownika. Otrzyma on wiadomość niezależnie od tego, czy dezaktywował powiadomienia e‑mail dla tego typu wiadomości.
- Wiadomość powiadomienia jest wysyłana z adresu skonfigurowanego w systemie do wysyłki wiadomości do kontrahentów: albo wewnętrznego adresu e‑mail pracownika (autora wiadomości), albo skonfigurowanego zewnętrznego adresu e‑mail.
- Jeżeli włączona jest opcja wysyłania historii konwersacji i wśród odbiorców jest wielu kontrahentów, wiadomość będzie zawierać historię tylko dla jednego z nich.
- Jeżeli wśród odbiorców powiadomień nie ma kontrahentów, stosowany jest domyślny system powiadomień dla pracowników. Domyślne systemowe e‑maile wysyłane są także do pracowników, którzy włączyli powiadomienia e‑mail.