Wysyłanie wiadomości e-mail z zewnętrznych skrzynek pocztowych
Planfix może wysyłać powiadomienia e-mail z zewnętrznych adresów e-mail. Możesz skonfigurować te adresy na poziomie użytkownika (z zewnętrznego adresu e-mail pracownika) lub na poziomie konta (z zewnętrznego adresu e-mail firmy).
Ta funkcja jest najczęściej wykorzystywana, aby Twoi klienci, partnerzy i/lub kontrahenci otrzymywali e-maile z firmowych lub osobistych adresów e-mail, do których są przyzwyczajeni, podczas gdy Ty wykonujesz całą pracę w Planfix.
Konfiguracja zewnętrznych adresów e-mail
Konfiguracja odbywa się w Zarządzanie kontem / E-mail / Wiadomości wychodzące. Szczegółowe instrukcje dotyczące konfiguracji adresów e-mail dla pracowników i firmy znajdują się tutaj:
- Ustawienia zewnętrznego adresu e-mail pracownika
- Ustawienia zewnętrznego adresu e-mail firmy
- Zapisywanie w folderze „Wysłane” przy wysyłaniu e-maili z zewnętrznej skrzynki pocztowej
- Aktywacja zewnętrznego adresu e-mail przy korzystaniu z uwierzytelniania dwuskładnikowego
Używanie kilku zewnętrznych adresów e-mail
- Jeśli dodasz projekt (lub projekty) w ustawieniach firmowego zewnętrznego adresu e-mail, zapewniasz automatyczną komunikację zewnętrznych kontaktów z tego adresu e-mail dla dowolnego zadania w którymkolwiek z wymienionych projektów.
- Załóżmy, że pracownik ma dostęp do kilku adresów e-mail (osobistych lub służbowych) i te adresy są dostępne w projekcie, nad którym pracownik pracuje. Gdy w Planfix zostanie dodany komentarz, o którego powiadomienie powinien zostać powiadomiony zewnętrzny kontakt, pracownik będzie mógł wybrać adres, z którego zostanie wysłane powiadomienie:
- Aby umożliwić pracownikowi mającemu dostęp do wielu adresów e-mail wybór adresu przy wysyłaniu powiadomienia o nowo utworzonym zadaniu (lub e-maila) do zewnętrznego kontaktu, szablon używany do stworzenia tego e-maila musi zawierać systemowe pole External email address. Jeśli pole jest brakujące, należy edytować szablon i dodać pole do jednego z pól:
Ważne
- Jeśli konto e-mail jest skonfigurowane zarówno na poziomie konta, jak i na poziomie użytkownika, zostaną zastosowane ustawienia na poziomie użytkownika. Dzięki temu można używać ogólnej skrzynki dla jednej grupy pracowników w koncie (ustawiając ją na poziomie konta) oraz osobistych adresów e-mail dla innej grupy pracowników (ustawiając je w kartach pracowników).
- Tylko konta płatne i premium mogą wysyłać e-maile z zewnętrznych skrzynek. Użytkownicy korzystający z planów bezpłatnych nie mogą używać tej funkcji. Ich e-maile będą wysyłane z wewnętrznych adresów e-mail w Planfix.
- Te funkcje będą dostępne dla nowych kont Planfix w okresie próbnym, aby nowi użytkownicy mogli je przetestować. Jeśli konto przejdzie na plan bezpłatny po okresie próbnym, e-maile będą wysyłane z powrotem z wewnętrznych adresów e-mail w Planfix.
- Ustawienia dotyczą wyłącznie wiadomości wychodzących. Wiadomości przychodzące powinny być przekierowane na wewnętrzny adres e-mail Planfix.
- Zalecamy dodanie przynajmniej jednego adresu firmowego niepowiązanego z konkretnym projektem, aby e-maile do zewnętrznych kontaktów Planfix były wysyłane z tego adresu, jeśli pracujesz nad projektami bez określonego adresu do wysyłania wiadomości lub nad zadaniami bez projektu.
E-maile trafiające do spamu u klienta
- Jeśli wysyłasz e-maile przez swój serwer, serwer musi spełniać wymagania stawiane przez popularne serwery pocztowe, aby zapobiec oznaczaniu wiadomości jako spam. Planfix nie ma wpływu na ten aspekt.
- Upewnij się, że Twój serwer posiada: rekord SPF oraz podpis DKIM.
Możesz to sprawdzić za pomocą narzędzia Google (najlepiej, jeśli Google obsługuje skrzynkę): Google CheckMX Tool.
Albo za pomocą podobnych usług, na przykład ActiveCampaign DKIM SPF Check.
- Jeśli serwer jest już używany do wysyłki masowej, zarejestruj się na postmaster.google.com, aby sprawdzić dostarczalność i reputację swojej domeny. Jeśli występują problemy i wiele skarg, zapisz się do FBL (Feedback Loop), aby zobaczyć zgłoszenia.
Używanie usług transactional email
- Możesz używać usług transactional email udostępnianych przez SMTP API. Przykłady usług: