Wysyłanie wiadomości e-mail z zewnętrznych skrzynek pocztowych
Planfix może wysyłać powiadomienia e-mail z zewnętrznych adresów e-mail. Można skonfigurować te adresy na poziomie użytkownika (z zewnętrznego adresu pracownika) lub na poziomie konta (z zewnętrznego adresu firmowego).
Funkcja ta jest najczęściej używana, aby zapewnić sytuację, w której klienci, partnerzy i/lub kontrahenci otrzymują wiadomości z adresów firmowych lub osobistych, do których są przyzwyczajeni, a wszystkie prace prowadzone są w Planfix.
Konfigurowanie zewnętrznych adresów e-mail
Konfigurację można przeprowadzić w Zarządzanie kontem / E-mail / Wiadomości wychodzące. Szczegółowe instrukcje dotyczące konfigurowania e-maili dla pracowników i firm znajdują się tutaj:
- Ustawienia zewnętrznego adresu e-mail pracownika
- Ustawienia zewnętrznego adresu e-mail firmy
- Zapisywanie w folderze „Wysłane” przy wysyłaniu e-maili z zewnętrznej skrzynki pocztowej
- Aktywacja zewnętrznego adresu e-mail przy korzystaniu z uwierzytelniania dwuskładnikowego
Używanie kilku zewnętrznych adresów e-mail
- Jeśli dodasz projekt (lub projekty) w ustawieniach firmowego zewnętrznego adresu e-mail, zapewniasz automatyczną komunikację z zewnętrznymi kontaktami z tego adresu dla każdego zadania w dowolnym z wymienionych projektów:
- Załóżmy, że pracownik ma dostęp do kilku adresów e-mail (osobistych lub służbowych) i te adresy są dostępne w projekcie, nad którym pracuje. Gdy w Planfix zostanie dodany komentarz, o którym należy powiadomić zewnętrzny kontakt, pracownik będzie mógł wybrać adres, z którego zostanie wysłane powiadomienie:
- Aby umożliwić pracownikowi, który ma dostęp do wielu adresów e-mail, wybór adresu do wysłania powiadomienia o nowo utworzonym zadaniu (lub e-mailu) do zewnętrznego kontaktu, szablon używany do tworzenia tej wiadomości musi zawierać pole systemowe "External email address". Jeśli pole jest brakujące, należy edytować szablon i dodać to pole do jednego z pól:
Ważne
- Jeśli konto e-mail jest skonfigurowane zarówno na poziomie konta, jak i na poziomie użytkownika, zastosowane zostaną ustawienia na poziomie użytkownika. Dzięki temu można używać ogólnej skrzynki dla jednej grupy pracowników w koncie (ustawiając ją na poziomie konta) oraz osobistych adresów e-mail dla innej grupy pracowników (ustawiając je w kartach pracowników).
- Tylko płatne i premium konta mogą wysyłać e-maile z zewnętrznych skrzynek. Użytkownicy na darmowych planach nie mogą korzystać z tej funkcji. Ich wiadomości będą wysyłane z pracowniczych wewnętrznych adresów e-mail w Planfix.
- Te funkcje będą dostępne dla nowych kont Planfix w czasie okresu próbnego, aby nowi użytkownicy mogli je przetestować. Jeśli konto przejdzie na plan darmowy po okresie próbnym, e-maile będą wysyłane z wewnętrznych adresów e-mail w Planfix.
- Ustawienia dotyczą wyłącznie wiadomości wychodzących. Wiadomości przychodzące powinny być przekierowane na wewnętrzny adres e-mail Planfix.
- Zalecamy dodanie przynajmniej jednego adresu firmowego niezwiązanego z konkretnym projektem, aby e-maile do zewnętrznych kontaktów Planfix były wysyłane z tego adresu, jeśli pracujesz nad projektami bez zdefiniowanego adresu wysyłkowego lub nad zadaniami bez projektu.
E-maile trafiające do spamu klienta
- Jeśli wysyłasz e-maile przez swój serwer, serwer musi spełniać wymagania stawiane przez popularne serwery pocztowe, aby zapobiec oznaczaniu wiadomości jako spam. Planfix nie ma wpływu na ten aspekt.
- Upewnij się, że Twój serwer ma: rekord SPF oraz podpis DKIM.
Możesz to sprawdzić za pomocą narzędzia Google (preferowane, jeśli Google obsługuje skrzynkę): Google CheckMX Tool.
Lub podobnych serwisów, na przykład ActiveCampaign DKIM SPF Check.
- Jeśli serwer jest już wykorzystywany do masowej wysyłki, zarejestruj się na postmaster.google.com, aby sprawdzić dostarczalność i reputację swojej domeny. Jeśli występują problemy i dużo reklamacji, zapisz się do FBL (Feedback Loop), aby widzieć zgłoszenia.
Wykorzystywanie usług transakcyjnych e-mail
- Możesz korzystać z usług transakcyjnych e-mail udostępnianych przez SMTP API. Przykłady usług: