Ustawienia zewnętrznego adresu e-mail pracownika
- Z osobistego (firmowego) adresu e-mail użytkownika.
- Ze wspólnego firmowego adresu e-mail, z którego korzysta kilku (lub wszyscy) użytkownicy.
Planfix obsługuje obie konfiguracje. Jeśli ustawienia konta e-mail są skonfigurowane zarówno na poziomie firmy, jak i na poziomie poszczególnych pracowników, nadrzędne będą ustawienia pracownika. Pozwala to niektórym pracownikom korzystać ze wspólnej skrzynki firmowej (skonfigurowanej na poziomie firmy), podczas gdy inni będą używać swoich osobistych adresów e-mail (skonfigurowanych w profilach).
- Uwaga: Serwer pocztowy musi obsługiwać protokół POP3, aby połączenie było możliwe.
Ta opcja jest używana, gdy e-maile do zewnętrznych kontaktów mają być wysyłane z osobistych adresów e-mail użytkowników (w tym firmowych adresów e-mail).
Jest to opcja częściej stosowana, ponieważ odpowiada sposobowi pracy większości firm — każdy pracownik komunikuje się z zewnętrznymi kontaktami we własnym imieniu. Jeśli potrzebujesz, aby kilku (lub wszyscy) pracownicy komunikowali się z zewnętrznymi kontaktami ze wspólnego firmowego adresu e-mail, musisz użyć ustawień zewnętrznego adresu e-mail firmy zamiast tej opcji.
Ustawienia osobistego adresu e-mail pracownika znajdują się w Zarządzanie kontem / E-mail / Wiadomości wychodzące / Zewnętrzne adresy e-mail pracownika:
Po wybraniu pracownika zobaczysz listę adresów e-mail, z których może wysyłać wiadomości w Planfix. Domyślnie lista ta jest pusta. Możesz dodać zewnętrzne adresy e-mail:
Kliknięcie przycisku Dodaj zewnętrzny adres e-mail otwiera okno z ustawieniami konta e-mail. W tym oknie możesz wybrać domyślne ustawienia jednego z popularnych serwisów pocztowych albo wprowadzić dane dla innego serwera e-mail (w tym serwera firmowego):
Oprócz dodania danych niezbędnych do wysyłania e-maili zewnętrznym serwerem, w tym oknie możesz także wybrać dodatkowe opcje. Możesz też określić projekty, dla których dany adres e-mail będzie używany:
Dzięki temu podejściu możesz używać jednego konta Planfix do pracy jako kilka różnych firm lub marek. Możesz wybrać adres e-mail, który będzie używany do kontaktu z klientami dla konkretnych projektów.
Ważne
- Musisz przetestować ustawienia, klikając przycisk Testuj konto. Jeśli test nie powiedzie się, nie będziesz mógł zapisać zmian i Planfix nie będzie w stanie wysyłać wiadomości do kontrahentów.
- Jeśli w używanym serwisie e-mail włączona jest weryfikacja dwuetapowa, może być konieczne przejście przez dodatkowy proces połączenia.
Dodatkowe informacje
Istnieje alternatywna metoda przejścia do ustawień zewnętrznych adresów e-mail pracownika — zakładka Zewnętrzne adresy e-mail pracownika w karcie użytkownika pracownika:
Ta zakładka działa w taki sam sposób, jak opisano powyżej.
Błąd przy wysyłaniu e-maili do klientów bez dostępu do Planfix
Jeśli masz włączone wysyłanie e-maili z firmowego adresu e-mail i otrzymujesz komunikat o błędzie, przeczytaj uważnie treść komunikatu. Zazwyczaj to serwer firmowy zwraca błąd i wiadomość zawiera powód, dla którego e-mail nie został wysłany lub dostarczony. Najczęstsze przyczyny zostały omówione na osobnej stronie.