Ustawienia zewnętrznego adresu e-mail pracownika
- Z osobistego (firmowego) adresu e-mail użytkownika.
- Ze wspólnego firmowego adresu e-mail, z którego korzysta kilku lub wszyscy użytkownicy.
Planfix obsługuje obie konfiguracje. Jeśli ustawienia konta e-mail są skonfigurowane zarówno na poziomie firmy, jak i poszczególnych pracowników, pierwszeństwo mają ustawienia pracownika. Dzięki temu niektórzy pracownicy mogą korzystać ze wspólnej firmowej skrzynki pocztowej (skonfigurowanej na poziomie firmy), a inni — z osobistych adresów e-mail skonfigurowanych w swoich profilach.
- Uwaga: serwer pocztowy musi obsługiwać protokół POP3.
Ta opcja służy do wysyłania wiadomości e-mail do kontaktów zewnętrznych z osobistych adresów e-mail użytkowników (w tym firmowych adresów e-mail).
Jest to częściej stosowane rozwiązanie, ponieważ odpowiada sposobowi działania większości firm — każdy pracownik kontaktuje się z osobami z zewnątrz we własnym imieniu. Jeśli kilku lub wszyscy pracownicy mają kontaktować się ze wspólnego firmowego adresu e-mail, należy zamiast tego skorzystać z ustawień firmowego zewnętrznego adresu e-mail.
Osobiste ustawienia adresów e-mail pracowników znajdują się w sekcji Zarządzanie kontem / E-mail / Wiadomości wychodzące / Zewnętrzne adresy e-mail pracowników:
Po wybraniu pracownika zobaczysz listę adresów e-mail, z których może on wysyłać wiadomości w Planfix. Domyślnie lista jest pusta. Możesz dodać zewnętrzne adresy e-mail:
Kliknięcie przycisku Dodaj zewnętrzny adres e-mail otwiera okno z ustawieniami konta e-mail. W tym oknie możesz wybrać domyślne ustawienia jednej z popularnych usług pocztowych lub wprowadzić dane innego serwera pocztowego (w tym serwera firmowego):
Oprócz danych potrzebnych do wysyłania wiadomości z zewnętrznego serwera pocztowego możesz w tym oknie wybrać dodatkowe opcje. Możesz również wskazać Projekty, w których będzie używany dany adres e-mail:
Dzięki temu rozwiązaniu możesz używać jednego konta Planfix do pracy z kilkoma różnymi firmami lub markami. Możesz wybrać adres e-mail, z którego będą wysyłane wiadomości do klientów w ramach określonych Projektów.
Ważne
- Ustawienia należy przetestować, klikając przycisk Testuj konto. Jeśli test się nie powiedzie, nie będzie można zapisać zmian, a Planfix nie będzie mógł wysyłać wiadomości do Kontrahentów.
- Jeśli w używanej usłudze pocztowej jest włączone uwierzytelnianie dwuskładnikowe, może być konieczne przejście dodatkowego procesu łączenia.
Dodatkowe informacje
Do ustawień zewnętrznych adresów e-mail pracowników można przejść również w inny sposób — z karty użytkownika pracownika, wybierając kartę Zewnętrzne adresy e-mail pracowników:
Ta karta działa w taki sam sposób, jak opisano powyżej.
Błąd podczas wysyłania wiadomości e-mail do klientów bez dostępu do Planfix
Jeśli włączono wysyłanie wiadomości e-mail z firmowego adresu e-mail i pojawił się komunikat o błędzie, przeczytaj go uważnie. Zwykle taki błąd zwraca serwer firmowy, a komunikat zawiera powód, dla którego wiadomość nie została wysłana lub dostarczona. Najczęstsze przyczyny opisano na osobnej stronie.