Ustawienia zewnętrznego adresu e-mail firmy
- Z osobistego (firmowego) adresu e-mail użytkownika.
- Ze wspólnego firmowego adresu e-mail, z którego korzysta kilku użytkowników lub wszyscy użytkownicy.
Planfix obsługuje obie konfiguracje. Jeśli ustawienia konta e-mail są skonfigurowane zarówno na poziomie firmy, jak i poszczególnego Pracownika, pierwszeństwo mają ustawienia Pracownika. Dzięki temu część Pracowników może korzystać ze wspólnej firmowej skrzynki pocztowej (skonfigurowanej na poziomie firmy), a pozostali ze swoich osobistych adresów e-mail (skonfigurowanych w profilach).
- Uwaga: serwer poczty e-mail musi obsługiwać protokół POP3, aby można było nawiązać połączenie.
Ta opcja służy do wysyłania wiadomości do kontaktów zewnętrznych z jednego firmowego adresu e-mail, z którego korzysta kilku Pracowników lub wszyscy Pracownicy. Najczęściej korzystają z niej zespoły wsparcia, których członkowie kontaktują się z klientami anonimowo, w imieniu organizacji.
Jeśli każdy Pracownik ma kontaktować się z osobami z zewnątrz z własnego adresu e-mail (w tym osobistego firmowego adresu e-mail), należy zamiast tego skorzystać z ustawień zewnętrznego adresu e-mail Pracownika.
Ustawienia zewnętrznego adresu e-mail firmy znajdują się w sekcji Zarządzanie kontem / E-mail / Wiadomości wychodzące / Zewnętrzne adresy e-mail firmy:
Po wybraniu tej opcji zobaczysz listę adresów e-mail, z których firma może wysyłać wiadomości z Planfix. Domyślnie lista jest pusta. Możesz dodać zewnętrzne adresy e-mail:
Kliknięcie przycisku Dodaj zewnętrzny adres e-mail otwiera okno z ustawieniami konta e-mail. Możesz w nim wybrać domyślne ustawienia jednej z popularnych usług pocztowych lub wprowadzić dane innego serwera pocztowego (w tym serwera firmowego):
Oprócz podania danych niezbędnych do wysyłania wiadomości z zewnętrznego serwera pocztowego możesz także wybrać dodatkowe opcje w tym oknie.
Możesz na przykład ograniczyć dostęp do utworzonych adresów e-mail, przyznając go tylko wybranym Pracownikom lub grupom:
Ważne
- Ustawienia należy przetestować, klikając przycisk Testuj konto. Jeśli test się nie powiedzie, nie będzie można zapisać zmian, a Planfix nie będzie mógł wysyłać wiadomości do Kontrahentów.
- Jeśli w używanej usłudze pocztowej jest włączone uwierzytelnianie dwuskładnikowe, może być konieczne przejście dodatkowej procedury podłączania.
Korzystanie z zewnętrznych firmowych adresów e-mail
W ustawieniach firmowego adresu e-mail możesz wskazać Projekty, w których ma być używany dany adres:
Dzięki temu możesz obsługiwać kilka firm lub marek z jednego konta i wybierać adres, z którego będą wysyłane wiadomości do klientów w ramach określonych Projektów. Adresy e-mail nie będą dostępne w innych Projektach, co pozwoli uniknąć pomyłek.
Jeśli nie przypiszesz adresu e-mail do Projektu, będzie on dostępny we wszystkich Projektach. Możesz wybrać adres, z którego wiadomość zostanie wysłana do kontaktu zewnętrznego, dodając działanie.
Wskazówka: warto dodać co najmniej jeden firmowy adres e-mail, który nie jest powiązany z konkretnym Projektem. Dzięki temu wiadomości do kontaktów zewnętrznych wysyłane z Planfix będą korzystać z tego adresu, jeśli dotyczą Projektów bez przypisanego adresu e-mail lub Zadań niezwiązanych z żadnym Projektem.
Błąd podczas wysyłania wiadomości e-mail do klientów bez dostępu do Planfix
Jeśli włączono wysyłanie wiadomości z firmowego adresu e-mail i pojawi się komunikat o błędzie, przeczytaj go uważnie. Zazwyczaj komunikat zwraca serwer firmowy i zawiera powód, dla którego wiadomość nie została wysłana lub dostarczona. Najczęstsze przyczyny opisano na osobnej stronie.