Nie wysyłaj kontaktom powiadomień o działaniach dodanych przez innych uczestników e-mailem
W Planfix praca z kontaktami zewnętrznymi (które nie korzystają z usługi) jest bardzo podobna do zwykłej konwersacji e-mail:
- Wszyscy uczestnicy rozmowy otrzymują e-mail zawierający listę wszystkich odbiorców
- Odpowiadając przez e-mail, każdy używa „odpowiedz wszystkim”, więc wszyscy uczestnicy otrzymują odpowiedź.
Atrybut Do not send contacts notifications about actions added by other participants by email oraz Podaj adresy e-mail wszystkich odbiorców w wiadomości e-mail pomagają skonfigurować Planfix dla takiego sposobu pracy. Aktywacja tego atrybutu powoduje, że gdy do zadania dodawane są e-maile (np. gdy ktoś odpowiada e-mailem na komentarz w zadaniu), e-maile zostaną dodane do zadania, ale kontakty zewnętrzne nie otrzymają powiadomień.
Zwykłe użycie
Jeśli często odpowiadasz na powiadomienia Planfix przez e-mail, użycie tego atrybutu sprawi, że klienci powiązani z zadaniem nie zobaczą wiadomości Planfix, które kierujesz do swoich współpracowników.
Ten atrybut możesz wykorzystać w następującym scenariuszu:
- Otrzymujesz powiadomienie z Planfix o nowym zadaniu lub komentarzu
- Jeśli chcesz wysłać swoją odpowiedź do współpracowników, upewnij się, że nazwisko klienta nie znajduje się w polu „Do” wiadomości e-mail podczas odpowiadania. To sposób, w jaki zwykle korzystasz z e-maila.
- Jeśli potrzebujesz wysłać e-mail zarówno do współpracowników, jak i do klienta, dodaj adres e-mail klienta w polu „Do” i otrzyma on twoją wiadomość e-mailem, omijając Planfix.
Uwaga: jeśli aktywujesz ten atrybut, ale nie aktywujesz Podaj adresy e-mail wszystkich odbiorców w wiadomości e-mail, twoje odpowiedzi nie będą wysyłane do kontaktów zewnętrznych (klientów itp.), nawet jeśli odpowiadasz na powiadomienie, które oni otrzymali.
Alternatywne użycie
Ten atrybut jest także przydatny, gdy na tym samym zadaniu pracuje jednocześnie kilka kontaktów zewnętrznych, które nie są ze sobą powiązane.
Na przykład:
- Klient wysyła e-mail, który staje się zadaniem w Planfix;
- Współpracownik przetwarza zgłoszenie w zadaniu i angażuje inny kontakt zewnętrzny (np. freelancera);
- Aktywacja atrybutu Do not send contacts notifications about actions added by other participants by email jest ostatecznym sposobem, by uniknąć przesyłania e-maili od jednego kontaktu (np. klienta) bezpośrednio do innego (np. freelancera).