Nie wysyłaj kontaktom powiadomień o działaniach dodanych przez innych uczestników e-mailem
W Planfix praca z kontaktami zewnętrznymi, którzy nie korzystają z usługi, bardzo przypomina zwykłą rozmowę e-mailową:
- Wszyscy uczestnicy rozmowy otrzymują wiadomość e-mail z listą wszystkich odbiorców.
- Odpowiadając na wiadomość e-mail, każdy odbiorca wybiera opcję „Odpowiedz wszystkim”, aby wszyscy uczestnicy otrzymali odpowiedź.
Atrybuty „Nie wysyłaj kontaktom e-mailowych powiadomień o działaniach dodanych przez innych uczestników” i Podaj adresy e-mail wszystkich odbiorców w wiadomości e-mail pomagają skonfigurować Planfix do takiego sposobu pracy. Włączenie tego atrybutu sprawia, że wiadomości e-mail wysyłane do zadania (na przykład gdy ktoś odpowiada e-mailem na komentarz do zadania) są dodawane do zadania, ale kontakty zewnętrzne nie otrzymują o nich powiadomień.
Typowe użycie
Jeśli często odpowiadasz e-mailem na powiadomienia z Planfix, użycie tego atrybutu sprawi, że klienci przypisani do zadania nie zobaczą wiadomości z Planfix, które wysyłasz do swoich współpracowników.
Możesz użyć tego atrybutu w następujący sposób:
- Otrzymujesz powiadomienie z Planfix o nowym zadaniu lub komentarzu.
- Jeśli chcesz wysłać odpowiedź do współpracowników, upewnij się, że podczas odpowiadania adres e-mail klienta nie znajduje się w polu „Do”. W ten sposób zwykle korzystasz z poczty e-mail.
- Jeśli chcesz wysłać wiadomość zarówno do współpracowników, jak i do klienta, dodaj adres e-mail klienta w polu „Do”. Otrzyma on wtedy Twoją wiadomość e-mail z pominięciem Planfix.
Zachowaj ostrożność: jeśli włączysz ten atrybut, ale nie włączysz Podaj adresy e-mail wszystkich odbiorców w wiadomości e-mail, Twoje odpowiedzi nie zostaną wysłane do kontaktów zewnętrznych (klientów itp.), nawet jeśli odpowiadasz na powiadomienie, które otrzymali.
Alternatywne użycie
Ten atrybut przydaje się również wtedy, gdy nad tym samym zadaniem pracuje jednocześnie kilka niepowiązanych ze sobą kontaktów zewnętrznych.
Na przykład:
- Klient wysyła wiadomość e-mail, która staje się zadaniem w Planfix.
- Współpracownik obsługuje zgłoszenie w zadaniu i angażuje do niego kolejny kontakt zewnętrzny (na przykład freelancera).
- Włączenie atrybutu Nie wysyłaj kontaktom e-mailowych powiadomień o działaniach dodanych przez innych uczestników to skuteczny sposób, aby uniknąć bezpośredniego wysyłania wiadomości e-mail od jednego kontaktu (na przykład klienta) do innego (na przykład freelancera).