Nie wysyłaj kontaktom powiadomień o działaniach dodanych przez innych uczestników e-mailem
Praca z kontaktami zewnętrznymi, którzy nie korzystają z usługi Planfix, przypomina zwykłą korespondencję e-mailową:
- Wszyscy uczestnicy komunikacji otrzymują wiadomość e-mail z listą wszystkich odbiorców.
- Odpowiadając na wiadomość e-mail, każdy odbiorca wybiera opcję „Odpowiedz wszystkim”, aby wszyscy uczestnicy otrzymali jego odpowiedź.
Atrybut Nie wysyłaj kontaktom e-mailowych powiadomień o działaniach dodanych przez innych uczestników oraz Podaj adresy e-mail wszystkich odbiorców w wiadomości e-mail pomogą skonfigurować Planfix do tego sposobu pracy. Włączenie tego atrybutu sprawi, że wiadomości e-mail wysyłane do zadania (na przykład odpowiedzi na komentarz do zadania) będą dodawane do zadania, ale kontakty zewnętrzne nie otrzymają o nich powiadomienia.
Typowe zastosowanie
Jeśli często odpowiadasz na powiadomienia Planfix przez e-mail, użycie tego atrybutu sprawi, że klienci powiązani z zadaniem nie będą widzieć wiadomości Planfix, które wysyłasz do współpracowników.
Możesz użyć tego atrybutu w następujący sposób:
- Otrzymujesz powiadomienie Planfix o nowym zadaniu lub komentarzu.
- Jeśli chcesz wysłać odpowiedź do współpracowników, podczas odpowiadania upewnij się, że w polu „Do” wiadomości e-mail nie ma adresu klienta. Tak właśnie zwykle korzystasz z poczty e-mail.
- Jeśli chcesz wysłać wiadomość zarówno do współpracowników, jak i do klienta, dodaj adres e-mail klienta w polu „Do”. Klient otrzyma wtedy wiadomość e-mail bezpośrednio, z pominięciem Planfix.
Uwaga: jeśli włączysz ten atrybut, ale nie włączysz Podaj adresy e-mail wszystkich odbiorców w wiadomości e-mail, Twoje odpowiedzi nie zostaną wysłane do kontaktów zewnętrznych (klientów itp.), nawet jeśli odpowiadasz na powiadomienie, które otrzymali.
Alternatywne zastosowanie
Ten atrybut jest również przydatny, gdy nad tym samym zadaniem pracuje jednocześnie kilka niepowiązanych ze sobą kontaktów zewnętrznych.
Na przykład:
- Klient wysyła wiadomość e-mail, która staje się zadaniem w Planfix.
- Współpracownik obsługuje zgłoszenie w ramach zadania i angażuje inny kontakt zewnętrzny, na przykład freelancera.
- Włączenie atrybutu Nie wysyłaj kontaktom e-mailowych powiadomień o działaniach dodanych przez innych uczestników to skuteczny sposób, aby uniknąć wysyłania wiadomości od jednego kontaktu (na przykład klienta) bezpośrednio do innego (na przykład freelancera).