Nie wysyłaj kontaktom powiadomień o działaniach dodanych przez innych uczestników e-mailem
Z Planfix praca z kontaktami zewnętrznymi (które nie korzystają z usługi) jest bardzo podobna do zwykłej wymiany wiadomości e-mail:
- Wszyscy uczestnicy komunikacji otrzymują wiadomość e-mail, w której wymienieni są wszyscy odbiorcy
- Odpowiadając e-mailem, każdy odbiorca używa opcji Odpowiedz wszystkim, dzięki czemu wszyscy uczestnicy otrzymują odpowiedź.
Atrybut „Nie wysyłaj kontaktom powiadomień o działaniach dodanych przez innych uczestników e-mailem” oraz Podaj adresy e-mail wszystkich odbiorców w wiadomości e-mail pozwalają skonfigurować Planfix pod kątem tego scenariusza. Aktywacja tego atrybutu sprawia, że gdy e-maile są dodawane do zadania (na przykład gdy ktoś odpowiada e-mailem na komentarz w zadaniu), e-maile zostaną dodane do zadania, ale kontakty zewnętrzne nie otrzymają powiadomień.
Zastosowanie w codziennej pracy
Jeśli często odpowiadasz na powiadomienia Planfix e-mailem, użycie tego atrybutu sprawi, że klienci powiązani z zadaniem nie zobaczą wiadomości Planfix, które kierujesz do współpracowników.
Możesz użyć tego atrybutu w następującym scenariuszu:
- Otrzymujesz powiadomienie z Planfix o nowym zadaniu lub komentarzu
- Jeśli chcesz wysłać odpowiedź tylko do współpracowników, upewnij się, że nazwa klienta nie znajduje się w polu "Do" wiadomości e-mail podczas odpowiadania. To tak, jak zwykle korzystasz z poczty.
- Jeżeli musisz wysłać e-mail zarówno do współpracowników, jak i do klienta, dodaj adres e-mail klienta w polu "Do" i otrzyma on Twoją wiadomość e-mailem, omijając Planfix.
Uwaga: jeśli aktywujesz ten atrybut, ale nie aktywujesz Podaj adresy e-mail wszystkich odbiorców w wiadomości e-mail, Twoje odpowiedzi nie zostaną wysłane do kontaktów zewnętrznych (klientów itp.), nawet jeśli odpowiadasz na powiadomienie, które oni otrzymali.
Zastosowanie alternatywne
Ten atrybut jest również przydatny, gdy kilku kontaktów zewnętrznych, które nie są ze sobą powiązane, pracuje jednocześnie nad tym samym zadaniem.
Na przykład:
- Klient wysyła e-mail, który staje się zadaniem w Planfix;
- Współpracownik przetwarza zgłoszenie w zadaniu i włącza kolejny kontakt zewnętrzny (np. freelancera);
- Aktywacja atrybutu „Nie wysyłaj kontaktom powiadomień o działaniach dodanych przez innych uczestników e-mailem” jest ostatecznym sposobem, aby zapobiec przesyłaniu e-maili od jednego kontaktu (np. klienta) bezpośrednio do innego (np. freelancera).