Praca z klientami przez e-mail
Jeśli nie chcesz udzielać dostępu klientowi do konta Planfix, albo klient nie chce pracować w nowym systemie, możesz komunikować się z nim za pomocą poczty e-mail:
- Utwórz nowy kontakt w sekcji Kontakty
- Wprowadź imię i adres e-mail
- Aktywuj pole wyboru Pokaż na liście wyboru uczestników zadania:
To pozwoli na dodawanie klienta do niezbędnych zadań jako Osoba odpowiedzialna lub Uczestnik, ale klient nie otrzyma dostępu do Planfix.
Ważne: jeśli klient wyśle do Ciebie wiadomość, która stanie się zadaniem w Planfix, jego karta kontaktu zostanie utworzona automatycznie — możesz pominąć ten krok i po prostu komunikować się w zadaniu.
Praca nad zadaniami
Jeśli konieczne jest uzgodnienie jakiejś kwestii z klientem lub poinformowanie go o wynikach:
- Dodaj nową akcję do zadania, z którym powiązany jest ten klient
- Napisz komentarz skierowany do klienta
- Dodaj (jeśli potrzeba) pliki, które chcesz udostępnić
- Wybierz go w bloku Powiadom o tym
- Zapisz akcję
Klient otrzyma wiadomość z Twoją informacją na adres e‑mail, który dodałeś do jego karty w Planfix. Odpowiedź klienta na tę wiadomość zostanie dodana do zadania jako nowa akcja.
Jakie informacje otrzymuje klient?
- Zasadniczo klient otrzymuje wiadomości tylko o tych akcjach, w których został wybrany w bloku "Powiadom o tym". Dzięki temu możesz kontrolować widoczność dla klienta wykonywanych działań w zadaniu, w tym swobodnie korespondować z kolegami w ramach zadania bez powiadamiania o tym klienta — nie otrzyma on wtedy żadnych wiadomości.
- Uważaj odpowiadając na wiadomości z Planfix przez e‑mail: Twoja odpowiedź zostanie wysłana do wszystkich odbiorców wiadomości, na którą odpowiadasz, więc jeśli jednym z odbiorców był klient, on także otrzyma Twoją odpowiedź. Możesz uniemożliwić klientom otrzymywanie odpowiedzi na takie wiadomości poprzez ustawienie opcji Nie wysyłaj kontaktom powiadomień o działaniach dodanych przez innych uczestników e-mailem.
- Powiadomienia systemowe (o zmianie statusu zadania, dodaniu/wybiera Osób odpowiedzialnych itd.) nie są wysyłane do klienta.
- Klient, który tworzy zadanie wysyłając wiadomość na wewnętrzny adres pracownika, NIE otrzymuje automatycznej wiadomości o jego przyjęciu ani opóźnieniu.
Dodatkowo
Klienci, z którymi komunikujesz się przez Planfix, otrzymują bezpłatny dostęp do Panel klienta. Tam klienci bez rozszerzonego dostępu do systemu mogą przeglądać całą korespondencję związaną z ich zapytaniami.
Ważne
Zalecamy, aby nie używać tego samego adresu e‑mail dla wielu kontaktów. System nie będzie w stanie określić, któremu kontaktowi wysłać wiadomość i wyśle ją do pierwszego, którego znajdzie. Najlepiej przypisać osobny adres e‑mail do każdego kontaktu, aby uniknąć konfliktów.