Praca z klientami przez e-mail
Jeśli nie chcesz udzielać dostępu do klienta do swojego konta Planfix, albo klient nie chce pracować w nowym systemie, możesz pracować z nim przez e-mail:
- Utwórz nowy kontakt w sekcji Kontakty
- Wpisz nazwę i adres e-mail
- Aktywuj pole wyboru Pokaż na liście wyboru uczestników zadania:
To pozwoli dodać klienta do potrzebnych zadań jako Osobę odpowiedzialną lub Uczestnika, ale klient nie otrzyma dostępu do Planfix.
Ważne: jeśli klient napisze do Ciebie wiadomość, która staje się zadaniem w Planfix, jego karta kontaktowa zostanie utworzona automatycznie — możesz pominąć ten krok i po prostu komunikować się w zadaniu.
Praca nad zadaniami
Jeśli trzeba ustalić jakąś kwestię z klientem lub poinformować go o wynikach:
- Dodaj nową akcję do zadania, z którym powiązany jest ten klient
- Napisz komentarz zaadresowany do klienta
- Dodaj (jeśli potrzeba) pliki, które chcesz udostępnić
- Wybierz go w bloku Powiadom o tym
- Zapisz akcję
Klient otrzyma wiadomość z Twoją informacją na adres e-mail, który dodałeś do jego karty w Planfix. Odpowiedź klienta na tę wiadomość zostanie dodana do zadania jako nowa akcja.
Jakie informacje otrzymuje klient?
- Ogólnie klient otrzymuje wiadomości tylko o tych akcjach, w których został wybrany w bloku "Powiadom o tym". Dzięki temu możesz kontrolować widoczność dla klienta wykonywanych działań na zadaniu, w tym swobodnie korespondować z kolegami w ramach zadania bez powiadamiania klienta — nie otrzyma on żadnych wiadomości o tym.
- Uważaj odpowiadając na wiadomości Planfix przez e-mail: Twoja odpowiedź zostanie wysłana do wszystkich odbiorców wiadomości, na którą odpowiadasz, więc jeśli jednym z odbiorców był klient, on także otrzyma Twoją odpowiedź. Możesz zapobiec otrzymywaniu przez klientów odpowiedzi na takie wiadomości, ustawiając opcję Nie wysyłaj kontaktom powiadomień o działaniach dodanych przez innych uczestników e-mailem.
- Powiadomienia systemowe (o zmianie Statusu zadania, dodaniu/wybraniu Osoby odpowiedzialnej itp.) nie są wysyłane do klienta.
- Klient, który tworzy zadanie, pisząc wiadomość na adres wewnętrzny pracownika, NIE otrzymuje automatycznej wiadomości o jego przyjęciu lub opóźnieniu.
Dodatkowo
Klienci, z którymi komunikujesz się przez Planfix, otrzymują bezpłatny dostęp do Dashboardu. Tam klienci bez rozszerzonego dostępu do systemu mogą przeglądać całą korespondencję związaną z ich zgłoszeniami.
Ważne
Zalecamy, aby nie używać tego samego adresu e-mail dla wielu kontaktów. System nie będzie w stanie określić, któremu kontaktowi wysłać wiadomość i wyśle ją do pierwszego znalezionego. Najlepiej przypisać osobny adres e-mail do każdego kontaktu, aby uniknąć konfliktów.