Jak dodawać komentarze przez e‑mail?
Każda odpowiedź na powiadomienie e-mail z zadania w Planfixie zostanie dodana do zadania jako nowy komentarz:
Dodatkowo:
- pliki dołączone do odpowiedzi zostaną automatycznie przesłane do Planfixa;
- wszyscy użytkownicy, którzy otrzymali poprzednie powiadomienie, również otrzymają Twoją odpowiedź na nie.
Ta funkcja pozwala na dyskusję nad zadaniem bez logowania się na stronę Planfix. W wielu przypadkach jest to po prostu wygodne; w innych wpływa na możliwość komunikacji o zadaniu, na przykład:
- klienci i partnerzy, którzy nie znają się na obsłudze Planfixa;
- użytkownicy na urządzeniach mobilnych o ograniczonych możliwościach, ale z dostępem do e-maila;
- zewnętrzne kontakty (np. freelancerzy, wykonawcy, klienci), których nie chcesz powiązać z kontem.
Ważne
Powiadomienia o komentarzach otrzymywanych przez e-mail Powiadomienia o komentarzach dodanych do zadania przez e-mail są wysyłane do następujących osób:
- Osoby przypisującej i Osób odpowiedzialnych, jeśli:
- E-mail został wysłany na adres e-mail zadania.
- E-mail jest odpowiedzią na powiadomienie wysłane wcześniej e-mailem.
- Wszyscy, którzy byli wcześniej powiadomieni, jeśli:
- E-mail jest odpowiedzią na konkretny komentarz w zadaniu.
Jeśli odpowiedź na komentarz pochodzi z adresu e-mail niepowiązanego z Twoim kontem, to:
- automatycznie zostanie utworzony kontakt z adresem e-mail i nazwiskiem osoby, która wysłała odpowiedź;
- ten kontakt zostanie dodany jako uczestnik zadania;
- zostanie utworzony komentarz zawierający treść e-maila, przypisany do tego nowego kontaktu.
W związku z tym upewnij się, że używasz właściwego adresu e-mail do odpowiadania na powiadomienia Planfixa. Jeśli używasz przekazywania poczty i Twoja odpowiedź zostanie wysłana z innego adresu e-mail, Planfix utworzy nowy kontakt z Twoim imieniem i powiąże go z zadaniem. Twoi współpracownicy mogą się zdezorientować, jeśli w jednym zadaniu pojawią się dwie osoby o tym samym imieniu. Można temu zapobiec, dodając dodatkowe adresy e-mail do swojej karty użytkownika, w polu Dodatkowe adresy e-mail. Możesz dodać dodatkowe adresy e-mail do karty dowolnego kontaktu, jeśli istnieje ryzyko, że będzie on wysyłać e-maile z innego adresu w przyszłości.
Zasady przetwarzania e-maili wysyłanych do zadań
Aby zwiększyć elastyczność w zakresie komentarzy dodawanych do zadań przez e-mail, możesz skonfigurować zasady przetwarzania e-maili wysyłanych do zadań.