Zasady dodawania wiadomości e-mail do istniejących zadań
Zasady można ustawić w sekcji Zarządzanie kontem (dostępnej dla administratorów konta) do przetwarzania e-maili wysyłanych do zadania:
Zasady te dotyczą:
- Odpowiedzi na powiadomienia e-mailowe z zadań (o utworzeniu zadania, nowych akcjach itp.)
- E-maili wysyłanych bezpośrednio na adres e-mail zadania.
Każdy przychodzący e-mail jest sprawdzany, czy spełnia warunki uruchomienia kolejnych skonfigurowanych reguł, sekwencyjnie. Jeśli e-mail spełnia warunki reguły, wtedy operacje opisane w regule zostaną wykonane, jeśli dotyczą akcji utworzonej przez e-mail.
Przykładowa reguła przetwarzania e-maili otrzymywanych na adres e-mail zadania
Ta reguła sprawdza, czy w e-mailu znajduje się zwrot "Best regards". Jeśli zostanie znaleziony, to przy formowaniu tekstu komentarza wszystko po tej etykiecie jest usuwane z treści e-maila (oryginalny tekst e-maila, który można zobaczyć klikając link w akcji, pozostaje niezmieniony).
Podobne reguły można dodać dla innych zwrotów lub słów (np. "Respectfully"), które rozpoczynają sekcje podpisu w e-mailach. To samo podejście można zastosować do odrzucania zautomatyzowanych, niemających wartości informacyjnej bloków tekstu w e-mailach otrzymywanych z innych systemów. Pozwala to skrócić długość komentarzy dodawanych do Planfix i poprawić ich czytelność.