Zalecenia dotyczące korzystania z zewnętrznych adresów e-mail
Z Planfix
Zalecamy następującą metodologię pracy z pocztą e-mail w Planfix
- Przychodząca poczta trafia na zewnętrzną skrzynkę pocztową udostępnioną przez usługę z wysokiej jakości filtrem antyspamowym, taką jak Gmail lub firmowy serwer pocztowy.
- Skonfiguruj automatyczne przekazywanie do Planfix. Poczta może być przekazywana do wirtualnej skrzynki, gdzie łatwo skonfigurować reguły przetwarzania poczty i tworzenie zadań z e-maili w projektach; albo poczta może być przekazywana, na przykład, na czyjś wewnętrzny adres e-mail.
- Dodając ustawienia konta e-mail do Planfix, zapewniasz, że będziesz odpowiadać klientom z tej samej zewnętrznej skrzynki pocztowej, z której do Ciebie pisali.
Ta konfiguracja pozwala obsługiwać całą komunikację z klientami w Planfix
- Nowe e-maile na Twój adres e-mail automatycznie staną się zadaniami w Planfix. Nowy kontakt zostanie utworzony dla osoby, która wysłała e-mail, jeśli nie masz w Planfix kontaktu z tym adresem e-mail.
- Komentarze, które dodasz do tego zadania, zostaną wysłane do klienta lub innego zewnętrznego kontaktu jako zwykłe e-maile (tylko jeśli powiadomisz ich o komentarzu). Takie podejście pozwala używać zadań do komunikowania się z kolegami, powiadamiając klientów tylko wtedy, gdy pojawi się komentarz, który powinni zobaczyć.
- Odpowiedź zewnętrznego kontaktu na komentarz w Planfix zostanie dodana do tego samego zadania co oryginalny komentarz. Ci sami użytkownicy, którzy zostali powiadomieni o oryginalnym komentarzu, otrzymają powiadomienie o nowej odpowiedzi. Odwzorowuje to zwykły sposób komunikacji, gdy zaangażowanych jest wielu odbiorców.
Ochrona przed spamem
Opisana metoda zmniejsza ilość otrzymywanego spamu, ponieważ większość spamu złapią filtry antyspamowe Twojej usługi pocztowej.
Zawsze możesz zmienić swój wewnętrzny adres e-mail w Planfix, jeśli w jakiś sposób otrzymujesz spam:
- jeśli używasz osobistego adresu e-mail, możesz go zmienić poprzez zmianę nazwy użytkownika w Planfix. Twoja nazwa użytkownika jest ważnym elementem wewnętrznego adresu e-mail. Po zmianie nazwy użytkownika zmieniasz swój adres e-mail.
Uwaga: będziesz musiał poinformować osoby, z którymi się komunikujesz, o zmianie adresu e-mail.
- jeśli używasz wirtualnego adresu e-mail, możesz go usunąć i utworzyć nowy. Może to być niewygodne przy ponownym konfigurowaniu reguł przetwarzania poczty, ale ta niedogodność nie będzie tak dotkliwa, jeśli otrzymujesz dużo spamu.