Zalecenia dotyczące korzystania z zewnętrznych adresów e-mail
Z Planfix
Zalecana metodologia pracy z pocztą e-mail w Planfix
- Przychodząca poczta jest wysyłana do zewnętrznej skrzynki odbiorczej udostępnionej przez usługę z wysokiej jakości filtrem antyspamowym, taką jak Gmail lub firmowy serwer pocztowy.
- Skonfiguruj automatyczne przekazywanie w Planfix. Pocztę można przekazywać na wirtualną skrzynkę odbiorczą, gdzie łatwo utworzyć reguły przetwarzania poczty i tworzyć zadania z e-maili w projektach; albo pocztę można przekazywać np. na wewnętrzny adres e-mail współpracownika.
- Dodając ustawienia konta e-mail do Planfix, zapewniasz, że będziesz odpowiadać klientom z tej samej zewnętrznej skrzynki, z której do Ciebie pisali.
To ustawienie pozwala obsługiwać całą komunikację z klientami w Planfix
- Nowe e-maile na Twój adres e-mail automatycznie staną się zadaniami w Planfix. Nowy kontakt zostanie utworzony dla osoby, która wysłała e-mail, jeśli nie masz jeszcze kontaktu z tym adresem e-mail w Planfix.
- Komentarze, które dodasz do takiego zadania, zostaną wysłane do klienta lub innego zewnętrznego kontaktu jako zwykłe e-maile (tylko jeśli powiadomisz ich o komentarzu). Takie podejście pozwala używać zadań do komunikacji z kolegami, powiadamiając klientów tylko wtedy, gdy pojawi się komentarz, który powinni zobaczyć.
- Odpowiedź zewnętrznego kontaktu na komentarz w Planfix zostanie dodana do tego samego zadania co oryginalny komentarz. Ci sami użytkownicy, którzy zostali powiadomieni o oryginalnym komentarzu, zostaną powiadomieni o nowej odpowiedzi. To odzwierciedla zwykły sposób komunikacji, gdy jest zaangażowanych wielu odbiorców.
Ochrona przed spamem
Opisana metoda zmniejsza ilość otrzymywanego spamu, ponieważ większość spamu zostanie zatrzymana przez filtry antyspamowe Twojej usługi e-mail.
Zawsze możesz zmienić swój wewnętrzny adres e-mail w Planfix, jeśli mimo to otrzymasz spam:
- jeśli używasz osobistego adresu e-mail, możesz go zmienić poprzez zmianę nazwy użytkownika w Planfix. Twoja nazwa użytkownika jest ważnym elementem Twojego wewnętrznego adresu e-mail. Po zmianie nazwy użytkownika zmienia się Twój adres e-mail.
Uwaga: będziesz musiał powiadomić osoby, z którymi się komunikujesz, o zmianie adresu e-mail.
- jeśli używasz wirtualnego adresu e-mail, możesz go usunąć i utworzyć nowy. Może to być niewygodne przy ponownym konfigurowaniu reguł przetwarzania e-maili, ale ta niedogodność nie będzie aż tak dokuczliwa, jeśli otrzymujesz dużo spamu.