Dodawanie zewnętrznego adresu e-mail do zadania

Z Planfix
Skocz do: nawigacja, szukaj

Każde Planfix zadanie ma swój własny wirtualny adres e-mail.

  • task+123@account.planfix.com
  • task.123@account.planfix.com

gdzie:

  • 123 to task number, oraz
  • account to nazwa Twojego konta Planfix.

E-maile wysłane na ten adres zostaną dodane do zadania jako akcje. Dodatkowe informacje:

  • Treść wiadomości e-mail zostanie dodana do zadania jako nowy komentarz.
  • Pliki załączone do wiadomości zostaną dodane do zadania w tej samej akcji co komentarz.
  • Temat e-maila będzie widoczny w komentarzu.
  • Wszystkie osoby odpowiedzialne za zadanie otrzymają powiadomienie o nowej akcji.

Ważne

Wcześniej obowiązywała zasada, że e-mail musiał być wysłany z adresu e-mail pracownika lub kontaktu który miał dostęp do zadania. Teraz to ograniczenie nie obowiązuje.

Jeżeli e-mail pochodzi z adresu, który nie znajduje się na Twoim koncie, to:

  • Automatycznie zostanie utworzony kontakt z adresem e-mail i nazwą osoby, która wysłała wiadomość.
  • Ten kontakt zostanie dodany jako uczestnik zadania.
  • Zostanie utworzona akcja zawierająca treść wiadomości e-mail, przypisana do tego nowego kontaktu.

Jeżeli taki kontakt już istnieje w Planfix, lecz nie został dodany do zadania, zostanie on dodany do zadania jako uczestnik.

Uwaga

Zawsze warto zwracać uwagę na adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomości do Planfix. Jeśli Planfix nie rozpozna Twojego adresu e-mail, zostanie dla Ciebie utworzony nowy kontakt i dodany do zadania, niezależnie od tego, czy w zadaniu istnieje uczestnik o Twoim imieniu z innym adresem e-mail. Twoi współpracownicy mogą być zdezorientowani, jeśli w jednym zadaniu pojawią się dwaj uczestnicy o tym samym imieniu.

Wygodne

Adres e-mail zadania można łatwo skopiować do schowka, klikając jego nazwę:

dphFaS.png

Dodatkowe opcje

  • Jeśli nie znasz numeru zadania, na które chcesz wysłać e-mail, możesz wysłać wiadomość na task+@account.planfix.com (ze znakiem plus, ale bez numeru zadania) i dodać etykietę #text w temacie, gdzie zamiast "text" wpisujesz część nazwy zadania. Planfix wyszuka zadanie na podstawie podanej części nazwy i doda e-mail jako akcję do pierwszego zadania, które znajdzie. Jeśli nie znajdzie zadania zawierającego podany tekst, e-mail zostanie dodany jako nowe zadanie.
  • Domyślnie wszystkie osoby odpowiedzialne za zadanie zostaną powiadomione o nowej akcji. Jeśli dodasz etykietę @nonotify do tematu e-maila, powiadomienia o nowej akcji nie zostaną wysłane.
  • Możesz użyć reguł, aby dodawać e-maile do zadań

Przykłady

Adres Temat Co otrzymujemy w wyniku
task+4568@test.planfix.com FW: Addition to order Do zadania #4568 na koncie test.planfix.ru zostanie dodana akcja; wszyscy uczestnicy zadania zostaną powiadomieni.
task+@test.planfix.com FW: Addition to order #abcd Zostanie znalezione pierwsze zadanie zawierające ciąg znaków "abcd" w nazwie; do niego zostanie dodana akcja; wszyscy uczestnicy zadania zostaną powiadomieni.
task+4568@test.planfix.com FW: Addition to order @nonotify Do zadania #4568 na koncie test.planfix.com zostanie dodana akcja; powiadomienia nie zostaną wysłane.
task+4568@test.planfix.com FW: Addition to order #abcd @nonotify Do zadania #4568 na koncie test.planfix.ru zostanie dodana akcja; powiadomienia nie zostaną wysłane. Etykieta #abcd zostanie zignorowana, ponieważ podano numer zadania.


Zasady przetwarzania e-maili wysyłanych do zadania

Dla bardziej wszechstronnego zarządzania akcjami dodawanymi do zadań przez e-mail, możesz skonfigurować reguły przetwarzania e-maili wysyłanych do zadań.


Przejdź do