Użytkownicy zewnętrzni
Z Planfix
External users are created in Planfix as kontakty. The contacts have two types of access:
- Basic — ograniczony dostęp przez panel klienta.
- Advanced — pełny dostęp do Planfix z pewnymi ograniczeniami w porównaniu do pracownika.
Uwaga: możesz pracować z klientami lub freelancerami w Planfix przez e-mail, bez nadawania im dostępu do systemu. Otrzymają oni wiadomości e-mail z Twoimi komentarzami, a ich odpowiedzi na te wiadomości zostaną przekształcone w akcje w interfejsie Planfix. Automatycznie będą też mieli dostęp do panelu klienta.
Jeśli wygodniej jest nadać im dostęp do systemu, aby mogli zalogować się do Planfix i pracować w interfejsie WWW, oto jak to zrobić:
- W sekcji Kontakty wybieramy lub tworzymy wymagany typ kontaktu: Firma lub Kontakt (osoba)
- Jeśli to Firma, to dodatkowo tworzymy dla niej Kontakt. Ten kontakt to osoba, która będzie miała Zaawansowany dostęp do Planfix. Technicznie możliwe jest przyznanie dostępu samej Firmie, jednak firma może mieć kilku kontaktów. Z tego powodu zazwyczaj bardziej wskazane jest nadawanie dostępu na poziomie kontaktu.
- Przejdź do karty kontaktu i kliknij Edytuj.
- W bloku Ustawienia i dostęp gościa do Planfix znajduje się opcja Zaawansowany dostęp do Planfix
- Włącz tę opcję, a klient otrzyma zaproszenie z linkiem aktywacyjnym.
- Klikając ten link, klient trafi na stronę autoryzacji, gdzie musi ustawić hasło do dostępu do Planfix. Przy kolejnych logowaniach użytkownik zewnętrzny podaje swój e‑mail jako login na stronie konta i używa hasła ustawionego przy pierwszej autoryzacji.
- Jeśli hasło zostanie utracone, można je odzyskać przez link Zapomniałem hasła znajdujący się pod formularzem autoryzacji na stronie konta.
- Uwaga: Użytkownicy zewnętrzni nie mogą ustawić własnego loginu do autoryzacji; ta opcja jest dostępna tylko dla pracowników.
Zewnętrzny kontakt pracujący w Planfix
- Gdy klient skorzysta z linku i utworzy konto, zobaczy tylko projekty, gdzie jego firma jest konrahentem, oraz projekty, które zawierają zadania, do których ma on dostęp. Upewnij się, że konrahent jest powiązany z odpowiednim projektem.
- W tych projektach klient będzie przypisywał zadania osobie odpowiedzialnej za klienta projektu lub ich przełożonemu. Upewnij się, że prawidłowy menedżer jest przypisany do karty projektu.
- Jeśli klient nie jest dodany do żadnych zadań, nie zobaczy ich na liście zadań projektu. Możesz dodawać klienta do konkretnych zadań w miarę potrzeby — wtedy klient będzie widział konwersacje i inne akcje w tych zadaniach.
- Jeśli klient (i jego firma jako konrahent) nie bierze udziału w żadnych zadaniach ani projektach, to gdy tworzy zadanie, projekt nie zostanie określony. Jeśli jest zaangażowany, a projekt nie jest jawnie określony w szablonie lub filtrze, to przy tworzeniu zadania system automatycznie doda do niego pierwszy dostępny projekt.
System ten pozwala ustawić poziom komunikacji z klientami odpowiedni do Twoich potrzeb:
- z tradycyjnego podejścia, klient komunikuje się tylko z kierownikiem projektu, który na podstawie informacji od klienta tworzy zadania dla pracowników i kontroluje ich realizację
- dla klientów, których dobrze znasz i którym ufasz, możesz dodać ich jako współodpowiedzialnych lub uczestników w zadaniach projektu, co pozwoli im widzieć wszystko, co dzieje się w tych zadaniach.
Ważne
- Nie przypisuj klienta jako Audytora projektu lub zadania, ponieważ audytor ma pełny dostęp do wszystkich zadań projektu, włącznie z możliwością ich zamknięcia lub usunięcia itp.
- Możesz zarządzać widocznością komentarzy dla użytkownika zewnętrznego w zadaniach, do których ma dostęp.
- Możesz udostępnić automatyczny dostęp dla klientów do zadań ich firmy.
Przydatne informacje
- Ukryte (prywatne) komentarze — ukryte komentarze są przydatne dla zadań, w których powiązani są klienci
- Lista ograniczeń dostępu użytkownika zewnętrznego do Planfix
- Panel klienta
- Dostęp kontaktu do zadań swojej firmy
Proszę zauważyć
Tylko niektórzy pracownicy mogą przyznawać klientom dostęp do Planfix (pracownicy z prawami Administratora oraz pracownicy, którzy mają tę opcję zaznaczoną w swojej karcie):
