Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Planfix zu verwenden, um mit Kontakten zu chatten, die Ihnen auf WhatsApp geschrieben haben. Zusätzlich können Sie Planfix nutzen, um Anfragen von Kund/innen oder anderen WhatsApp-Nutzer/innen zu bearbeiten. Planfix fasst alle Nachrichten aus allen von Ihnen genutzten Kommunikationskanälen zusammen. Das macht Sie produktiver und erleichtert die Übergabe von Arbeiten an andere Mitarbeiter/innen.
Möglichkeiten der Integration mit WhatsApp
- Direkt über WhatsApp Business.
- Über die Nutzung von Drittanbieter-Diensten.
Direkte Verbindung über WhatsApp Business
Bei der Einrichtung der WhatsApp-Business-Integration können Sie eine von zwei Konfigurationsoptionen wählen:
- Einen neuen WhatsApp-Nummer verbinden — verwendet eine Telefonnummer, die nicht in der WhatsApp-App registriert ist.
- Ein bestehendes WhatsApp-Business-Konto verbinden — dieselbe Nummer kann gleichzeitig in der WhatsApp-Business-App und in der Planfix-Integration genutzt werden.
Hinweis: Die Möglichkeit, ein bestehendes Konto zu verbinden, ist nicht in allen Ländern verfügbar. Prüfen Sie die offizielle Meta-Seite für eine Liste der Länder, in denen diese Funktion nicht unterstützt wird.
Integration trennen
Wenn Sie die Integration trennen müssen, führen Sie beide Schritte aus:
- Trennen Sie die Integration in der Planfix-Oberfläche.
- Öffnen Sie in der WhatsApp-Business-App Einstellungen — Konto — WhatsApp Business Platform und trennen Sie Planfix.
Alternativ können Sie den Planfix-Zugriff in den Meta Business-Einstellungen widerrufen, im Bereich, in dem Partnerberechtigungen für WhatsApp-Konten verwaltet werden.
Wie die Integration funktioniert
Um die Integration zu verbinden, gehen Sie zu Kontoverwaltung — Integrationen — Messenger — WhatsApp — WhatsApp Business.
Nachdem Sie die Integration eingerichtet haben, können Sie Nachrichten von WhatsApp-Nutzer/innen empfangen und senden. Die Logik zur Verarbeitung von Nachrichten ist dieselbe wie bei anderen Messenger-Integrationen:
- Wenn ein neuer WhatsApp-Nutzer Ihnen zum ersten Mal eine Nachricht an Ihre Nummer sendet, erscheint in Planfix eine neue Aufgabe.
- Ein Kontakt wird automatisch in Ihrem Account mit dem Namen und der Telefonnummer des WhatsApp-Nutzers erstellt, und dieser Kontakt wird als Zuweisende/r für diese Aufgabe gesetzt. Die/der Zugewiesene ist die in der Vorlage angegebene Mitarbeiterin bzw. der angegebene Mitarbeiter, die zur Erstellung der Aufgaben verwendet wird. Sie können auch zusätzliche Zugewiesene hinzufügen. Wenn keine/er Zugewiesene/r angegeben ist, ordnet das System die primäre Kontoadministrationsperson oder die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter zu, die die Integration konfiguriert hat.
- Wenn Sie einen Kommentar in dieser Aufgabe schreiben und die/den neue/n Kontakt darüber benachrichtigen, sieht diese Person Ihren Kommentar als WhatsApp-Nachricht, als ob Sie sie aus der App heraus angeschrieben hätten.
- Sie können andere Planfix-Nutzer/innen zu diesen Aufgaben hinzufügen und Kundenfragen in den Aufgabekommentaren diskutieren. Der WhatsApp-Nutzer erhält nur die Nachrichten, bei denen er als Empfänger einer Benachrichtigung angegeben ist.
- Die Integration ermöglicht den Austausch von Dateien. Von einem WhatsApp-Nutzer gesendete Dateien werden dem in Planfix erstellten Kommentar zu ihrer Nachricht hinzugefügt. Dateien, die Sie an Planfix-Kommentare anhängen, werden an den WhatsApp-Nutzer gesendet.
- In den Integrations-Einstellungen können Sie folgende Option auswählen: Neue Aufgabe erstellen, wenn keine aktiven Aufgaben für diesen Kontakt vorhanden sind
- Sie können eine Nachricht an einen Kontakt senden, der Ihnen noch nie geschrieben hat, sofern Sie die Telefonnummer kennen, die er für WhatsApp verwendet. Der Kontakt wird dann als Zuweisende/r der Aufgabe gesetzt.
Wichtig
- Sie können nur ein WhatsApp-Business-Konto verbinden.
- Sie können eine Konversation mit einer Kundin/einem Kunden über vorab genehmigte WhatsApp-Vorlagennachrichten starten, die von Planfix über Buttons oder Skripte gesendet werden.
Zusätzlich
- Beim Schreiben von Nachrichten an Kund/innen können Sie die Funktion Schnellantworten nutzen, um häufige Fragen zu beantworten.
- Migration einer Telefonnummer von einem anderen Solution-Partner
- Senden von Nachrichten an WhatsApp Business mit einer Vorlage
Hinweis
Planfix verwendet einen speziellen Mechanismus zur Verarbeitung von Massen-Nachrichten, die von Instagram und WhatsApp gesendet werden. Wenn das System derzeit mehr als drei identische ausgehende Nachrichten innerhalb von fünf Minuten erkennt, werden diese als Massenversand behandelt.
Diese Nachrichten werden in der Planfix-Datenbank gespeichert, aber nicht zu Aufgaben hinzugefügt, bis eine Kundin/ein Kunde auf eine davon antwortet. Wenn eine Antwort eingeht, prüft Planfix, ob die ursprüngliche Nachricht in der Datenbank vorhanden ist und fügt sie gegebenenfalls zusammen mit der Kundenantwort zur Aufgabe hinzu.
Als Massenversand markierte Nachrichten werden für einen Monat in der Planfix-Datenbank gespeichert.
Dieser Mechanismus verhindert, dass Aufgabebenachrichtigungs-Timelines mit unnötigen Nachrichten überfrachtet werden, und reduziert die zusätzliche Belastung der Planfix-Server. Hohe Last durch Massenversand kann die Verarbeitung anderer Nachrichten deutlich verzögern.