Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Planfix zu verwenden, um mit Kontakten zu chatten, die Ihnen über WhatsApp geschrieben haben. Außerdem können Sie Planfix nutzen, um Anfragen von Kunden oder anderen WhatsApp‑Nutzern zu bearbeiten. Planfix vereint alle Nachrichten aus allen Kanälen der Kommunikation, die Sie verwenden. Das hilft Ihnen, produktiver zu sein, und erleichtert die Übergabe von Arbeit an andere Mitarbeiter/innen.
Möglichkeiten zur Integration mit WhatsApp
- Direkt über WhatsApp Business.
- Über Drittanbieterdienste.
Direkte Verbindung über WhatsApp Business
Bei der Einrichtung der WhatsApp‑Business‑Integration können Sie eine von zwei Konfigurationsoptionen wählen:
- Eine neue WhatsApp‑Nummer verbinden — verwendet eine Telefonnummer, die nicht in der WhatsApp‑App registriert ist.
- Ein bestehendes WhatsApp‑Business‑Konto verbinden — dieselbe Nummer sowohl in der WhatsApp‑Business‑App als auch in der Planfix‑Integration gleichzeitig verwenden.
Hinweis: Die Option zum Verbinden eines bestehenden Kontos ist nicht in allen Ländern verfügbar. Prüfen Sie die offizielle Meta‑Seite für eine Liste der Länder, in denen diese Funktion nicht unterstützt wird.
Trennen der Integration
Wenn Sie die Integration trennen müssen, führen Sie beide Schritte aus:
- Trennen Sie die Integration in der Planfix‑Oberfläche.
- Öffnen Sie in der WhatsApp‑Business‑App Einstellungen — Konto — WhatsApp Business Platform und trennen Sie Planfix.
Alternativ können Sie den Zugriff von Planfix in den Meta‑Business‑Einstellungen widerrufen, in dem Bereich, in dem Partnerberechtigungen für WhatsApp‑Konten verwaltet werden.
Wie die Integration funktioniert
Um die Integration zu verbinden, gehen Sie zu Kontoverwaltung — Integrationen — Messenger — WhatsApp — WhatsApp Business.
Nachdem Sie die Integration eingerichtet haben, können Sie Nachrichten von WhatsApp‑Nutzern empfangen und senden. Die Logik zur Behandlung von Nachrichten ist dieselbe wie bei anderen Messenger‑Integrationen:
- Wenn ein neuer WhatsApp‑Nutzer Ihnen zum ersten Mal eine Nachricht an Ihre Nummer sendet, wird in Planfix eine neue Aufgabe erstellt.
- Ein Kontakt wird automatisch in Ihrem Konto mit dem Namen und der Telefonnummer des WhatsApp‑Nutzers angelegt, und dieser Kontakt wird als Zuweisende/r für diese Aufgabe gesetzt. Die Zugewiesene/r ist der in der für die Aufgabenerstellung verwendeten Vorlage angegebene Mitarbeiter/in. Sie können außerdem zusätzliche Zugewiesene hinzufügen. Wenn keine Zugewiesene/r angegeben ist, weist das System den primären Konto‑Admin oder die/den Mitarbeiter/in zu, die/der die Integration konfiguriert hat.
- Wenn Sie einen Kommentar in dieser Aufgabe schreiben und den neuen Kontakt darüber benachrichtigen, sieht er/sie Ihren Kommentar als WhatsApp‑Nachricht, als hätten Sie ihn/sie aus der App heraus angeschrieben.
- Sie können weitere Planfix‑Nutzer/innen zu diesen Aufgaben hinzufügen und Kundenfragen in den Aufgabenkommentaren besprechen. Der WhatsApp‑Nutzer erhält nur die Nachrichten, bei denen er/sie so eingestellt ist, dass er/sie eine Benachrichtigung erhält.
- Die Integration ermöglicht den Austausch von Dateien. Dateien, die von einem Nutzer in WhatsApp gesendet werden, werden dem in Planfix erstellten Kommentar zu seiner Nachricht hinzugefügt. Dateien, die Sie an Planfix‑Kommentare anhängen, werden an den WhatsApp‑Nutzer gesendet.
- In den Integrationseinstellungen können Sie die folgende Option auswählen: Neue Aufgabe erstellen, wenn keine aktiven Aufgaben für diesen Kontakt vorhanden sind.
- Sie können eine Nachricht an einen Kontakt senden, der Ihnen noch nie geschrieben hat, wenn Sie die Telefonnummer kennen, die er/sie für WhatsApp verwendet. Und der Kontakt wird als Zuweisende/r für die Aufgabe gesetzt.
Wichtig
- Sie können nur ein WhatsApp‑Business‑Konto verbinden.
- Sie können ein Gespräch mit einem Kunden mit Hilfe vorab genehmigter WhatsApp‑Vorlagennachrichten starten, die von Planfix über Buttons oder Skripte gesendet werden.
Zusätzlich
- Beim Messaging mit Kunden können Sie die Funktion Schnellantworten verwenden, um häufige Fragen zu beantworten.
- Migration einer Telefonnummer von einem anderen Solution-Partner
Hinweis
Planfix verwendet einen speziellen Mechanismus zur Behandlung von Massen‑Nachrichten, die von Instagram und WhatsApp gesendet werden. Derzeit werden mehr als drei identische ausgehende Nachrichten innerhalb von fünf Minuten als Massenversand behandelt.
Diese Nachrichten werden in der Planfix‑Datenbank gespeichert, aber nicht zu Aufgaben hinzugefügt, bis ein Kunde auf eine davon antwortet. Wenn eine Antwort eingeht, prüft Planfix, ob die ursprüngliche Nachricht in der Datenbank vorhanden ist und fügt sie dann zusammen mit der Kundenantwort zur Aufgabe hinzu.
Als Massenversand markierte Nachrichten werden für einen Monat in der Planfix‑Datenbank gespeichert.
Dieser Mechanismus verhindert, dass Aufgabennotifikations‑Zeitlinien mit unnötigen Nachrichten überladen werden, und reduziert die zusätzliche Belastung der Planfix‑Server. Hohe Last durch Massenversand kann die Verarbeitung anderer Nachrichten erheblich verzögern.