Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Planfix zu nutzen, um mit Kontakten zu chatten, die Ihnen auf WhatsApp geschrieben haben. Zusätzlich können Sie Planfix verwenden, um Anfragen von Kunden oder anderen WhatsApp‑Nutzern zu bearbeiten. Planfix vereinigt alle Nachrichten aus allen Kanälen der Kommunikation, die Sie verwenden. Das hilft, produktiver zu sein und erleichtert die Übergabe von Arbeit an andere Mitarbeiter/innen.
Möglichkeiten der Integration mit WhatsApp
- Direkt über WhatsApp Business.
- Durch Verwendung drittanbieter-Dienste.
Direkte Verbindung über WhatsApp Business
Beim Einrichten der WhatsApp‑Business‑Integration können Sie eine von zwei Konfigurationsoptionen wählen:
- Eine neue WhatsApp‑Nummer verbinden — verwendet eine Telefonnummer, die nicht in der WhatsApp‑App registriert ist.
- Ein bestehendes WhatsApp‑Business‑Konto verbinden — dieselbe Nummer kann gleichzeitig in der WhatsApp‑Business‑App und in der Planfix‑Integration verwendet werden.
Hinweis: Die Option, ein bestehendes Konto zu verbinden, ist nicht in allen Ländern verfügbar. Prüfen Sie die offizielle Meta Seite für eine Liste von Ländern, in denen diese Funktion nicht unterstützt wird.
Integration trennen
Wenn Sie die Integration trennen müssen, führen Sie beide Schritte aus:
- Trennen Sie die Integration in der Planfix‑Oberfläche.
- In der WhatsApp‑Business‑App gehen Sie zu Einstellungen — Konto — WhatsApp Business Platform und trennen Sie Planfix.
Alternativ können Sie den Zugriff von Planfix in den Meta Business‑Einstellungen widerrufen, in dem Bereich, in dem Partner‑Berechtigungen für WhatsApp‑Konten verwaltet werden.
Funktionsweise der Integration
Um die Integration zu verbinden, gehen Sie zu Kontoverwaltung — Integrationen — Messenger — WhatsApp — WhatsApp Business.
Nachdem Sie die Integration eingerichtet haben, können Sie Nachrichten von WhatsApp‑Nutzern empfangen und an diese senden. Die Logik zur Verarbeitung von Nachrichten ist dieselbe wie bei anderen Messenger‑Integrationen:
- Wenn ein neuer WhatsApp‑Nutzer Ihnen zum ersten Mal eine Nachricht an Ihre Nummer sendet, erscheint in Planfix eine neue Aufgabe.
- Ein Kontakt wird automatisch in Ihrem Account mit Namen und Telefonnummer des WhatsApp‑Nutzers erstellt, und dieser Kontakt wird als Zuweisende/r für diese Aufgabe gesetzt. Die Zugewiesene/r ist der/die in der Vorlage für die Erstellung von Aufgaben angegebene Mitarbeiter/in. Sie können auch zusätzliche Zugewiesene hinzufügen. Wenn keine Zugewiesene/r angegeben ist, weist das System den primären Account‑Admin oder die Person zu, die die Integration konfiguriert hat.
- Wenn Sie in dieser Aufgabe einen Kommentar schreiben und den neuen Kontakt darüber benachrichtigen, sieht dieser Ihren Kommentar als WhatsApp‑Nachricht, als hätten Sie direkt aus der App geschrieben.
- Sie können andere Planfix‑Nutzer/innen zu diesen Aufgaben hinzufügen und Kundenfragen in den Aufgabenkommentaren besprechen. Der WhatsApp‑Nutzer erhält nur die Nachrichten, bei denen er als Empfänger einer Benachrichtigung angegeben ist.
- Die Integration ermöglicht den Austausch von Dateien. Dateien, die ein Nutzer von WhatsApp sendet, werden dem in Planfix erstellten Kommentar zu seiner Nachricht hinzugefügt. Dateien, die Sie an Planfix‑Kommentare anhängen, werden an den WhatsApp‑Nutzer gesendet.
- Sie können folgende Option in den Integrationseinstellungen auswählen: Neue Aufgabe erstellen, wenn keine aktiven Aufgaben für diesen Kontakt vorhanden sind
- Sie können eine Nachricht an einen Kontakt senden, der Ihnen noch nie geschrieben hat, wenn Sie die Telefonnummer kennen, die er für WhatsApp verwendet. Und der Kontakt wird als Zuweisende/r der Aufgabe gesetzt.
Wichtig
- Sie können nur ein WhatsApp Business‑Konto verbinden.
- Sie können ein Gespräch mit einem Kunden mit vorab genehmigten WhatsApp‑Vorlagennachrichten starten, die von Planfix über Buttons oder Skripte gesendet werden.
Zusätzlich
- Beim Nachrichtenverkehr mit Kunden können Sie die Schnellantworten‑Funktion verwenden, um häufige Fragen zu beantworten.
- Migration einer Telefonnummer von einem anderen Solution-Partner
- Senden von Nachrichten an WhatsApp Business mit einer Vorlage
Hinweis
Planfix verwendet einen speziellen Mechanismus zur Behandlung von Massennachrichten, die von Instagram und WhatsApp gesendet werden. Derzeit werden mehr als drei identische ausgehende Nachrichten innerhalb von fünf Minuten als Massenversand behandelt.
Diese Nachrichten werden in der Planfix‑Datenbank gespeichert, aber nicht zu Aufgaben hinzugefügt, bis ein Kunde auf eine von ihnen antwortet. Wenn eine Antwort eingeht, prüft Planfix, ob die ursprüngliche Nachricht in der Datenbank existiert, und fügt sie dann zusammen mit der Kundenantwort der Aufgabe hinzu.
Als Massenversand markierte Nachrichten werden einen Monat lang in der Planfix‑Datenbank gespeichert.
Dieser Mechanismus verhindert, dass Aufgabendiskussionen mit unnötigen Nachrichten überflutet werden, und reduziert zusätzliche Last auf Planfix‑Servern. Hohe Last durch Massenversände kann die Verarbeitung anderer Nachrichten erheblich verzögern.