Gmail-E-Mails in Planfix empfangen

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Um E-Mails, die an Ihre Gmail-E-Mail-Adresse gesendet werden, in Planfix zu empfangen und darauf zu antworten sowie sie wie tasks zu verarbeiten:

  • Erstellen Sie eine virtuelle E-Mail-Adresse in Planfix
  • Konfigurieren Sie die Weiterleitung von Ihrer persönlichen Gmail-Adresse an die virtuelle Adresse.

Weiterleitung von Gmail-E-Mails an Planfix konfigurieren

1. Melden Sie sich in Ihrem Gmail-Konto an.

2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie „Einstellungen“.

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3. Öffnen Sie die Registerkarte „Weiterleitung und POP/IMAP“ und gehen Sie zum Bereich Weiterleitung. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiterleitungsadresse hinzufügen“.

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4. Geben Sie die virtuelle Planfix-E-Mail-Adresse ein, an die Ihre E-Mails weitergeleitet werden sollen. Klicken Sie auf „Weiter“, dann auf „Fortfahren“ und anschließend auf „OK“.

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5. An Ihre virtuelle Planfix-E-Mail-Adresse wird eine E-Mail gesendet, um Ihre Weiterleitungseinstellungen zu bestätigen. Diese E-Mail wird automatisch in eine Aufgabe mit dem Namen „[unique number] Gmail forwarding confirmation - receiving mail from...“ umgewandelt. Finden Sie diese Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste und klicken Sie auf den Link in der Beschreibung.

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6. Öffnen Sie Gmail erneut oder aktualisieren Sie die Seite, falls sie noch geöffnet ist. Öffnen Sie die Registerkarte „Weiterleitung und POP/IMAP“ und gehen Sie zum Bereich Weiterleitung. Wählen Sie „Eine Kopie eingehender Nachrichten weiterleiten“. Klicken Sie dann unten auf der Seite auf „Änderungen speichern“.

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Wichtig

E-Mails, die in Ihren Spam-Ordner verschoben werden, werden nicht an Planfix weitergeleitet.

Nachdem Sie dies eingerichtet haben, werden alle E-Mails, die Sie in Ihrem Gmail-Posteingang erhalten und die nicht als Spam markiert sind, an Planfix weitergeleitet und in Aufgaben umgewandelt. Außerdem:

  • Der E-Mail-Betreff wird zum Aufgabenname;
  • der E-Mail-Text wird zur Aufgabenbeschreibung;
  • an die E-Mail angehängte Dateien werden an die Aufgabe angehängt;
  • Kommentare, die zur Benachrichtigung des externen Kontakts hinzugefügt werden und den ursprünglichen Absender betreffen, werden dem Kontakt als reguläre E-Mails zugestellt.

Ausgehende E-Mails

  • Da Planfix kein traditioneller E-Mail-Client ist, werden Senden und Empfangen von E-Mails getrennt behandelt. Sie können festlegen, von welchem Postfach Ihre Antworten versendet werden sollen, wenn Sie innerhalb von Planfix auf E-Mails antworten. Standardmäßig werden E-Mails von der internen Planfix-E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters gesendet. Sie können das Senden von E-Mails aus Planfix über Gmail konfigurieren.

Nützliche Informationen


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