Empfehlungen zur Verwendung externer E‑Mail‑Adressen
Aus Planfix
Wir empfehlen folgende Vorgehensweise für die Arbeit mit E-Mails in Planfix
- Eingehende E-Mails werden an ein externes Postfach gesendet, das von einem Dienst mit hochwertigem Spam-Filter bereitgestellt wird, z. B. Gmail oder der E-Mail-Server Ihres Unternehmens.
- Konfigurieren Sie die automatische Weiterleitung in Planfix. E-Mails können an ein virtuelles Postfach weitergeleitet werden, in dem es einfach ist, Regeln zur Verarbeitung von E-Mails und Aufgaben aus E-Mails in Projekten zu erstellen; oder E-Mails können z. B. an die interne E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters weitergeleitet werden.
- Wenn Sie Ihre E-Mail-Kontoeinstellungen zu Planfix hinzufügen, stellen Sie sicher, dass Sie Kunden von demselben externen Postfach aus antworten, von dem sie geschrieben haben.
Mit dieser Einrichtung können Sie die gesamte Kommunikation mit Kunden in Planfix abwickeln
- Neue E-Mails an Ihre E-Mail-Adresse werden automatisch zu Planfix-Aufgaben. Ein neuer Kontakt wird für die Person erstellt, die die E-Mail gesendet hat, wenn Sie für diese E-Mail-Adresse noch keinen Kontakt in Planfix haben.
- Kommentare, die Sie zu dieser Aufgabe hinzufügen, werden dem Kunden oder einem anderen externen Kontakt als normale E-Mails gesendet (nur, wenn Sie sie über den Kommentar benachrichtigen). Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zur Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen zu verwenden und Kunden nur dann zu benachrichtigen, wenn ein Kommentar für sie relevant ist.
- Die Antwort eines externen Kontakts auf einen Planfix-Kommentar wird der gleichen Aufgabe wie der ursprüngliche Kommentar hinzugefügt. Dieselben Benutzer, die über den ursprünglichen Kommentar benachrichtigt wurden, werden auch über die neue Antwort benachrichtigt. Das entspricht der üblichen Kommunikationsweise, bei der mehrere Empfänger beteiligt sind.
Spam-Schutz
Die beschriebene Vorgehensweise verringert die Menge an Spam, die Sie erhalten, da die meisten Spam-Nachrichten vom Spam-Filter Ihres E-Mail-Dienstes abgefangen werden.
Sie können Ihre interne Planfix-E-Mail-Adresse jederzeit ändern, falls Sie doch Spam erhalten:
- wenn Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse verwenden, können Sie diese ändern, indem Sie Ihren Benutzernamen ändern in Planfix. Ihr Benutzername ist eine wichtige Komponente Ihrer internen E-Mail-Adresse. Wenn Sie Ihren Benutzernamen ändern, ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse.
Bitte beachten Sie: Sie müssen die Personen, mit denen Sie kommunizieren, über die Änderung Ihrer E-Mail-Adresse informieren.
- wenn Sie eine virtuelle E-Mail-Adresse verwenden, können Sie diese löschen und eine neue erstellen. Es kann mühsam sein, die Regeln zur Verarbeitung von E-Mails neu zu konfigurieren, aber die Unannehmlichkeiten erscheinen weniger problematisch, wenn Sie viel Spam erhalten.