Empfehlungen zur Verwendung externer E‑Mail‑Adressen
Aus Planfix
Wir empfehlen folgende Vorgehensweise für die Arbeit mit E‑Mail in Planfix
- Eingehende E‑Mails werden an einen externen Posteingang eines Dienstes mit hochwertigem Spamfilter gesendet, z. B. Gmail oder an den E‑Mail‑Server Ihres Unternehmens.
- Konfigurieren Sie die automatische Weiterleitung in Planfix. E‑Mails können an ein virtuelles Postfach weitergeleitet werden, wo es einfach ist, Regeln zur Verarbeitung von E‑Mails und das Erstellen von Aufgaben aus E‑Mails in Projekten zu konfigurieren; oder die E‑Mails können beispielsweise an die interne E‑Mail‑Adresse eines Mitarbeiters weitergeleitet werden.
- Indem Sie your email account settings to Planfix hinzufügen, stellen Sie sicher, dass Sie Kunden aus demselben externen Postfach antworten, an das diese geschrieben haben.
Diese Einrichtung ermöglicht es, die gesamte Kommunikation mit Kunden in Planfix zu verwalten
- Neue E‑Mails an Ihre E‑Mail‑Adresse werden automatisch zu Planfix‑Aufgaben. Ein neuer Kontakt wird für die Person erstellt, die die E‑Mail gesendet hat, falls Sie mit dieser E‑Mail‑Adresse noch keinen Kontakt in Planfix haben.
- Kommentare, die Sie zu dieser Aufgabe hinzufügen, werden an den Kunden oder einen anderen externen Kontakt als reguläre E‑Mails gesendet (nur wenn Sie sie in dem Kommentar benachrichtigen). Dieser Ansatz ermöglicht es, Aufgaben zur Kommunikation mit Kollegen zu nutzen und Kunden nur dann zu benachrichtigen, wenn ein Kommentar für sie relevant ist.
- Die Antwort eines externen Kontakts auf einen Planfix‑Kommentar wird zur selben Aufgabe wie der ursprüngliche Kommentar hinzugefügt. Dieselben Benutzer, die über den ursprünglichen Kommentar benachrichtigt wurden, werden auch über die neue Antwort benachrichtigt. Das entspricht der üblichen Kommunikationsweise, bei der mehrere Empfänger beteiligt sind.
Spam‑Schutz
Die beschriebene Methode verringert die Menge an Spam, da die meisten unerwünschten Mails vom Spamfilter Ihres E‑Mail‑Dienstes abgefangen werden.
Sie können Ihre interne Planfix‑E‑Mail‑Adresse jederzeit ändern, falls Sie doch Spam erhalten:
- Wenn Sie Ihre private E‑Mail‑Adresse verwenden, können Sie sie ändern, indem Sie Ihr Benutzernamen ändern in Planfix. Ihr Benutzername ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer internen E‑Mail‑Adresse. Wenn Sie Ihren Benutzernamen ändern, ändert sich Ihre E‑Mail‑Adresse.
Bitte beachten Sie: Sie müssen die Personen, mit denen Sie kommunizieren, über die Änderung Ihrer E‑Mail‑Adresse informieren.
- Wenn Sie eine virtuelle E‑Mail‑Adresse verwenden, können Sie diese löschen und eine neue erstellen. Es kann umständlich sein, die Regeln zur Verarbeitung von E‑Mails neu zu konfigurieren, aber die Unannehmlichkeiten sind weniger schlimm, wenn Sie viele Spam‑E‑Mails erhalten.