Externí uživatelé
Externí uživatelé jsou v Planfix vytvářeni jako kontakty. Kontakty mají dva typy přístupu:
- Základní — omezený přístup přes klientský panel.
- Pokročilý — plný přístup do Planfix s některými omezeními ve srovnání se zaměstnancem.
Poznámka: s klienty nebo freelancery můžete pracovat v Planfixu e-mailem i bez poskytování přístupu do systému. Obdrží e-maily s vašimi komentáři a jejich odpovědi na tyto e-maily budou převedeny na akce v rozhraní Planfixu. Budou mít také automaticky k dispozici Panel klienta.
Pokud je vám pohodlnější poskytnout jim přístup do systému, aby se mohli přihlásit do Planfixu a pracovat v webovém rozhraní, postupujte takto:
- V sekci Kontakty vyberte nebo vytvořte požadovaný typ kontaktu: Společnost nebo Kontakt (jednotlivec).
- Pokud je to Společnost, vytvoříme k ní navíc Kontakt. Tento kontakt je osoba, která bude mít Pokročilý přístup do Planfixu. Technicky je možné udělit přístup celé Společnosti, ale společnost může mít několik kontaktů. Z toho důvodu je obecně vhodnější udělovat přístup na úrovni kontaktu.
- Přejděte na kartu kontaktu a klikněte na Upravit.
- Blok Nastavení a hostovský přístup do Planfixu obsahuje volbu Pokročilý přístup do Planfixu.
- Povolte tuto volbu a klient obdrží pozvánku s aktivačním odkazem.
- Po kliknutí na tento odkaz klient přejde na stránku autorizace, kde si musí nastavit heslo pro přístup do Planfixu. Při dalším přihlášení externí uživatel zadá svůj e-mail jako přihlašovací jméno na stránce účtu a použije heslo nastavené při první autorizaci.
- V případě ztráty hesla lze heslo obnovit přes odkaz Zapomenuté heslo umístěný pod formulářem autorizace na stránce účtu.
- Pozn.: Externí uživatelé si nemohou nastavit vlastní přihlašovací jméno; tato možnost je dostupná pouze zaměstnancům.
Externí kontakt pracující v Planfixu
- Když klient použije odkaz a vytvoří si účet, uvidí pouze projekty, kde je jeho společnost protistranou, a projekty, které obsahují úkoly, ke kterým má přístup. Ujistěte se, že je protistrana správně propojena s projektem.
- V těchto projektech bude klient zadávat úkoly projektovému projektovému klientskému manažerovi nebo jejich Odpovědné osobě (Supervisor). Ujistěte se, že je na kartě projektu přiřazen správný manažer.
- Pokud klient není přidán k žádným úkolům, neuvidí je v seznamu úkolů projektu. Klienta můžete podle potřeby přidat ke konkrétním úkolům; klient pak uvidí konverzace a další akce v těchto úkolech.
- Pokud klient (a jeho společnost jako protistrana) není zapojen do žádných úkolů nebo projektů, při vytváření úkolu nebude projekt specifikován. Pokud je zapojen a projekt není explicitně určen v šabloně nebo filtru, pak při vytvoření úkolu systém automaticky přidá první dostupný projekt do úkolu.
Tento systém vám umožňuje nastavit úroveň komunikace s klienty podle vašich potřeb:
- tradiční přístup: klient komunikuje pouze s projektovým manažerem, který na základě informací od klienta zadává úkoly zaměstnancům a sleduje jejich plnění
- u klientů, které znáte a kterým důvěřujete, je můžete přidat jako spolovýkonavatele nebo účastníky v projektových úkolech, což jim umožní vidět vše, co se v těchto úkolech děje.
Důležité
- Nezadávejte klienta jako Auditor projektu nebo úkolu, protože auditor má plný přístup ke všem projektovým úkolům, včetně možnosti je uzavírat nebo mazat apod.
- Můžete spravovat viditelnost komentářů pro externího uživatele v úkolech, které má k dispozici.
- Můžete zajistit automatický přístup klientů k úkolům jejich společnosti.
Užitečné informace
- Skryté (soukromé) komentáře — skryté komentáře jsou užitečné v úkolech, kde jsou propojeni klienti
- Seznam omezení pro přístup externího uživatele v Planfixu
- Panel klienta
- Přístup kontaktu k úkolům jejich společnosti
Upozornění
Pouze někteří zaměstnanci mohou klientům udělovat přístup do Planfixu (zaměstnanci s právy Administrátora a zaměstnanci, kteří mají tuto možnost zaškrtnutou na své kartě):
