Що спадає на думку, коли ви чуєте фразу «автоматизація процесів»? Можливо, складні програми, безліч дій, різноманітні алгоритми або щось нове й незрозуміле. Але так буває далеко не завжди. Сьогодні ми покажемо 6 простих способів автоматизувати та спростити вашу повсякденну роботу.
Повторювані завдання
Знову і знову деякі завдання повторюються: щомісячні звіти, щотижневі збори, щорічні корпоративи й так далі.
Автоматизація полягає в тому, щоб позбутися необхідності тримати ці події в голові й поставити собі нагадування, звільняючи час для більш важливих справ.
Існує багато способів автоматизувати такі завдання: від записів у планувальнику до нагадувань на телефоні. Але що робити, якщо ви працюєте в команді й нагадування потрібно встановити не тільки для себе, але й для колег? Ми пропонуємо гнучкий і функціональний інструмент — Planfix.
Це інструмент, за допомогою якого можна оцифрувати та автоматизувати робочий процес. У Planfix ви можете створювати не просто нагадування, а «повторювані завдання». Таке завдання — це повноцінний робочий простір, де можна спілкуватися з колегами, детально описувати суть завдання, встановлювати терміни виконання, обмінюватися файлами та багато іншого.
Ось так виглядають повторювані завдання в календарі Planfix:
Шаблонні дії
Працюючи в команді, ви напевно стикалися з ситуацією, коли доводиться знову і знову давати одні й ті ж інструкції підлеглим, відправляти однакові файли й встановлювати одні й ті ж терміни виконання завдань. Ця повторювана рутина не тільки втомлює, але й забирає цінний час, який можна витратити на більш важливі та творчі завдання.
Автоматизація таких процесів суттєво полегшує роботу. Це означає, що ви можете один раз створити шаблон дій і потім використовувати його багаторазово, автоматично відправляючи його співробітникам. Це усуває необхідність повторного введення інформації та мінімізує ймовірність помилок.
У Planfix ви можете створити шаблон завдання, який буде включати всі необхідні інструкції, файли й терміни виконання. Надалі, за потреби, ви зможете одним кліком ставити співробітникам нові завдання з усіма даними на основі цього шаблону, економлячи час і зусилля.
Ось як він може виглядати:
Нагадування
Коли у вас є важливе завдання, до якого потрібно повернутися пізніше, де ви зазвичай ставите нагадування? На наліпці, в блокноті, в телефоні, використовуєте якийсь додаток? Усі ці методи мають свої недоліки: вони можуть бути забуті, втрачені або просто незручні.
Автоматизація в цьому випадку передбачає налаштування автоматичних нагадувань, які допоможуть не забути про завдання і при цьому не будуть відривати від поточної роботи. Planfix допоможе розв’язувати цю проблему.
Встановити нагадування у Planfix можна прямо в завданні, над яким ви працюєте. Дату, час і текст нагадування ви задаєте самостійно:
Нагадування прийде у ваш планувальник і не буде відривати від основної роботи.
Часто повторювані дії
Як часто ви повторюєте одні й ті ж дії? Наприклад, формуєте однакові документи, завдання, змінюєте виконавців, відправляєте шаблонні листи клієнтам і т.д.
Кожне з цих дій Planfix може виконувати автоматично за вас. Для цього достатньо налаштувати кнопку або сценарій, який буде виконувати задані вами дії після настання певної події.
Наприклад, заявка перейшла в статус «Виконана» і в завданні відобразилася кнопка «Повідомити про стан замовлення». Коли співробітник натисне кнопку, Planfix автоматично відправить на пошту клієнта лист, сформований за налаштованим заздалегідь шаблоном:
За допомогою кнопок можна замінити цілий перелік покрокових дій на один клік, щоб вкладати свій час у більш важливі завдання.
Звіти
Як часто ви складаєте звіти? Щотижня, щомісяця, щоквартально, щороку або якось інакше? Варіацій періодичності може бути скільки завгодно, але суть підготовки звітів одна — зібрати дані, зручно відобразити їх і (або) провести над ними якісь математичні операції.
Робити все це вручну нудно і довго, тим більше якщо це один і той же звіт, тільки з даними, зібраними за інший проміжок часу. Автоматичне накопичення даних — це та сама автоматизація процесів, яку допоможе організувати Planfix.
Окрім збору та накопичення даних, тут можна автоматично формувати й самі звіти:
Налаштувати обчислення і вигляд звіту можна один раз, а далі використовувати повторно, змінюючи лише дати для збору даних.
Формування документів
Складання та заповнення документів — ще одна часто повторювана дія для будь-якого підприємця і співробітника. Ручна робота з документами вимагає багато часу та зусиль. Автоматизація цього процесу значно знижує трудовитрати й підвищує ефективність.
У Planfix можна автоматизувати формування документів за допомогою шаблонів.
У шаблоні документів можна використовувати змінні, які будуть автоматично заповнюватися необхідними даними, наприклад, номер документа, дата створення, ПІБ покупця, найменування товару і т.д. Це дозволить значно спростити й прискорити процес створення документів:
Ось так виглядає готовий документ, створений за шаблоном:
Автоматизація процесів — це щось набагато простіше, ніж здається на перший погляд.
Використовуючи Planfix, ви зможете значно спростити та прискорити робочі процеси, звільняючи час для більш важливих завдань. Спробуйте автоматизувати свої процеси за допомогою Planfix, і ви побачите, як рутинна робота стане простішою та організованішою.
Залишилися питання? Пишіть нам у Службу підтримки. Ми з радістю відповімо на всі ваші запитання. Покращуйте свої робочі процеси за допомогою Planfix.